Khi có sự chuyển giao giữa người cũ và người mới, thư viện cần được bàn giao một cách rõ ràng, cụ thể. Không những là bàn giao thực tiễn, người bàn giao cần thiết lập một biên bản bàn giao thư viện chuẩn chỉnh sau đó cùng người nhận bàn giao xác nhận những hạng mục liên quan. Vậy cách để trình bày mẫu biên bản này thế nào.
1. Biên bản bàn giao thư viện là gì
Biên bản bàn giao thư viện là một giấy tờ do người quản lý thư viện cũ thiết lập, trong đó nội dung xoay quanh về việc bàn giao lại toàn bộ các tài sản, công cụ dụng cụ, các đầu sách có trong thư viện để người mới tiếp quản.
Biên bản bàn giao thư viện là văn bản không thể thiếu mỗi khi thư viện có sự chuyển giao giữa người quản lý cũ và mới. Nó còn là căn cứ xác minh cho hoạt động chuyển giao mà bạn đã thực hiện.
2. Hình thức trình bày biên bản bàn giao thư viện
Về cơ bản, biên bản bàn giao thư viện có thể được trình bày dưới mọi cách thức khác nhau, đương nhiên là chúng không bị thay đổi hay chênh lệch về giá trị nếu như bạn biết cách chuẩn bị nội dung chất lượng.
Theo đó, nếu là người rảnh rỗi, có nhiều thời gian lại có tính cầu toàn, bạn có thể chuẩn bị cho mình một mẫu biên bản bàn giao thư viện viết tay. Tuy nhiên cách thức này ít được áp dụng bởi đa số mọi người đều mong muốn sự nhanh gọn nên thường ưu tiên cho cách thức soạn thảo.
Dù là cách thức nào cũng không cần thiết, để mẫu biên bản bàn giao thư viện của bạn trở nên chính xác nhất thì nội dung mới là điều đáng chú ý hơn cả. Cách viết nội dung biên bản bàn giao thư viện cụ thể thế nào, mời bạn theo dõi phần tiếp theo sẽ rõ.
3. Những nội dung bắt buộc phải có trong biên bản bàn giao thư viện
Mặc dù không phải trình lên nhiều cấp lãnh đạo xong quản lý thư viện khi thiết lập mẫu biên bản bàn giao vẫn phải đảm bảo sự chỉn chu, đặc biệt là tuân thủ theo những yêu cầu nhất định đối với văn bản này.
Khi viết không thể bỏ qua các nội dung sau đây:
– Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Vẫn như những giấy tờ khác, thành phần này vẫn được trình bày thành 2 dòng tách biệt. Với dòng Quốc hiệu, hãy viết chữ in hoa toàn bộ, đồng thời căn giữa. Với dòng Tiêu ngữ, không nhất thiết phải viết in hoa toàn bộ nhưng bạn cần viết hoa mỗi chữ cái đầu của mỗi cụm từ được ngăn cách bởi dấu gạch ngang.
– Ngày tháng lập biên bản: Viết ngay bên dưới dòng Tiêu ngữ, lùi về phía bên phải và ghi rõ ngày tháng năm theo lịch.
– Tiêu đề của biên bản: Bạn cần thể hiện đúng tên biên bản, cụ thể là “BIÊN BẢN BÀN GIAO THƯ VIỆN”
– Thông tin về các chủ thể tham gia bàn giao: Trong cuộc bàn giao thư viện này có những ai tham gia bạn cần ghi rõ ngay ở phần đầu, điều này giúp người xem hiểu rõ những đối tượng nào đã gia nhập hoạt động bàn giao. Đồng thời đây cũng là cách để công khai, minh bạch về việc bàn giao thư viện.
Khi viết các thành viên tham dự, ngoài Họ tên trọn vẹn, bạn cần nêu rõ chức vụ, phòng ban công tác của từng người.
4. Những nội dung chính trong biên bản bàn giao thư viện
Ở phần nội dung chính này, có 2 vấn đề mà người lập biên bản bàn giao cần lưu ý và phải thể hiện chi tiết, rành mạch. Đó là:
1. Phần trang thiết bị
Với trang thiết bị trong thư viện, cần thống kê chi tiết những thiết bị có trong thư viện như:
– Giá sách, tủ, kệ các loại
– Bộ nghe, nhìn bao gồm Tivi, máy chiếu, điều khiển, đầu DVD,…
– Bảng và thiết bị viết bảng
– Bàn ghế ngồi đọc sách
– Các trang thiết bị khác bao gồm: Đồng hồ, quạt điện, đèn chiếu sáng, tranh trang trí thư viện, bảng nội quy, các biển báo chỉ dẫn,…
Tất cả những thiết bị trên khi thống kê cần viết đúng tên, đồng thời ghi rõ số lượng của từng loại để bên nhận bàn giao kiểm đếm với thực tiễn.
2. Sách, truyện và tài liệu có trong thư viện
Riêng với sách, truyện hay tài liệu, người bàn giao thư viện cần tiến hành thống kê chính xác từng đầu sách, cụ thể như sau:
– Với sách nghiệp vụ: Có tất cả bao nhiêu bản, có thể kèm theo tình trạng sử dụng của chúng để thông tin chi tiết hơn.
– Các bộ sách cân nhắc: Thống kê xem có bao nhiêu đầu sách cân nhắc, tương tự như trên ghi rõ tình trạng sử dụng.
– Băng đĩa giáo dục: Số lượng bao nhiêu và có những loại nào?
– Nêu rõ tên các loại hồ sơ, sổ sách đang có trong thư viện, đặc biệt các đầu truyện, tài liệu, tạp chí hay con dấu.
– Các đầu sách cũ được quyên góp kèm theo số lượng.
Tất cả những thông tin nêu trên đều rất cần thiết, khi không có thống kê chi tiết và trọn vẹn, bên nhận bàn giao sẽ không đồng ý tiếp nhận. Bởi sau này họ sẽ là người chịu trách nhiệm trực tiếp về thư viện.
Sau khi đã thống kê trọn vẹn các trang thiết bị hay đầu sách trong thư viện, bạn nhất định phải trình bày thêm mục giờ kết thúc bàn giao. Biên bản được in thành mấy bản và do những ai nắm giữ. Toàn bộ thông tin từ nhỏ nhất cũng phải làm chi tiết, điều đó tránh những phiền phức về sau.
3. Phần kết biên bản bàn giao thư viện
Toàn bộ nội dung đã được trình bày chi tiết, ở phần cuối của biên bản bàn giao thư viện chỉ dành cho chữ ký. Theo đó sẽ có 3 bên liên quan tiến hành ký vào mẫu biên bản này bao gồm Người bàn giao, Người nhận bàn giao và Phó Hiệu trưởng phụ trách của trường học.
Vì vậy các nội dung trong biên bản bàn giao thư viện không quá phức tạp đúng không. Tuy nhiên việc trình bày đúng nội dung chưa phải là tất cả, là quản lý thư viện bạn cần thể hiện sự chuyên nghiệp của mình thông qua cách thức của văn bản.
Nếu không có nhiều kinh nghiệm hoặc chưa biết những tiêu chí cần có trong mẫu biên bản bàn giao thư viện này thì đừng bỏ qua nội dung bên dưới bạn !.
5. Những tiêu chí cần nắm rõ khi soạn thảo biên bản bàn giao thư viện
1. Biên bản bàn giao thư viện cần chính xác
Bất kể mẫu văn bản nào cũng cần độ chính xác cao và biên bản bàn giao thư viện cũng không phải ngoại lệ, đặc biệt là các đầu mục trong danh sách kê khai và số lượng của chúng kèm theo.
Khi tiến hành bàn giao, quản lý thư viện cần so sánh và đối chiếu số liệu ở trên hệ thống với thực tiễn. Đương nhiên trong biên bản chỉ ghi số liệu kiểm kê từ thực tiễn và đó cũng chính là số liệu mà người nhận bàn giao cần nắm được.
Việc sai sót hay nhầm lẫn số liệu chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới công việc của người nhận bàn giao, do đó nếu không kiểm tra thật kỹ khi tiếp nhận bàn giao thì e rằng sau này bạn sẽ khó giải trình với cấp trên khi được hỏi tới.
2. Biên bản cần trình bày ngắn gọn, tránh lan man
Thực chất thì biên bản bàn giao thư viện không có quá nhiều nội dung, bạn chỉ cần viết ngắn gọn và chính xác tên các danh mục cần kê khai, ghi chú thêm tình trạng sử dụng để tiến hành bàn giao cho chính xác.
Thông tin dài dòng, lan man dường như chẳng có tác dụng gì trong văn bản này, vậy nên bạn cần lưu ý khi trình bày !.
Mặt khác, hãy lưu ý lỗi chính tả và tránh xa nó bởi rất có thể người tiếp nhận sẽ chẳng biết danh mục họ nhận bàn giao là gì khi nó được trình bày không đúng. Điều này làm kéo dài quá trình bàn giao và khiến 2 bên mất thời gian.
Là một yếu tố cần thiết trong quá trình bàn giao thư viện, biên bản bàn giao thư viện cần được chú trọng không chỉ về nội dung mà còn cả mặt cách thức. Do đó, những người quản lý thư viện dù đã có ý định nghỉ việc hoặc chuyển công tác đến một nơi công tác mới thì ít nhất, khi chưa chính thức chuyển đi thì cần làm tròn trách nhiệm bàn giao công việc của mình cho người mới để họ dễ dàng tiếp nhận.
6. Mẫu biên bản bàn giao thư viện trường học
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Hà Nội, ngày .. tháng… năm
BIÊN BẢN BÀN GIAO THƯ VIỆN TRƯỜNG HỌC
(V/v bàn giao công trình thư viện trường Đại học Vinh)
Hôm nay, ngày … tháng … năm…hai bên cùng nhau bàn giao thư viện trường học tại địa chỉ………
- Thành phần nghiệm thu
Bên thi công: Công ty xây dựng An Phát;
Đại diện công ty:
+ Nguyễn Minh AnChức vụ: giám đốc
+ Nguyễn Bảo Chức vụ: Giám sát thi công;
+ Hoàng Lâm Chức vụ: kỹ sư thi công
Bên chủ thầu: Trường Đại học vinh
+ …….. Chức vụ: Hiệu trưởng
+ Chức vụ:Trưởng phòng hành tổng hợp
+ Chức vụ: Trưởng ban cơ sở vật chất trường
- Đối tượng bàn giao
– Gói thầu: Thư viện trường học Trường Đại học Vinh;
– Địa chỉ:…….
- Thời gian bàn giao thư viện
+ Bắt đầu: 8h00 ngày tháng năm
+ Kết thúc: 10h00 ngày tháng năm
- Tài liệu kèm theo
– Quyết định về dự án xây dựng;
– Bản thiết kế công trình xây dựng;
– Hồ sơ hoàn công công trình (hạng mục công trình) do … lập ngày…. tháng ….. năm ….. đã được cán bộ giám sát ký xác nhận.
– Văn bản số ……..ngày…..tháng……….năm…… của Cục Quản lý xây dựng công trình chấp thuận tổ chức nghiệm thu hoàn thành công trình để đưa vào sử dụng.
– Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình (hạng mục công trình) để đưa vào sử dụng: Ghi ngày tháng, năm nghiệm thu.
- Quy mô và chất lượng xây dựng của công trình hoàn thành được bàn giao:
– Quy mô công trình:..
– Chất lượng công trình (hạng mục công trình) xây dựng:
- Kết luận
– Kể từ ngày…… tháng….. năm ……, Công ty xây dựng An Phát bàn giao công trình thư viện trường học đưa vào khai thác, sử dụng.
-Bên thi công có trách nhiệm bảo hành công trình theo qui định đã ghi trong hợp đồng.
– Đơn vị quản lý khai thác có trách nhiệm duy tu, bảo dưỡng công trình kể từ thời gian hết hạn thời gian bảo hành theo hướng dẫn của Nhà nước.
- Biên bản được lập thành 2 bản, mỗi bên có giữa một bản có giá trị pháp lý như nhau;