Trong hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của các doanh nghiệp, để nâng cao tính chuyên nghiệp, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn cách thay đổi mẫu hóa đơn điện tử cho đơn vị của mình. Thay đổi mẫu hóa đơn điện tử là cách mà không ít doanh nghiệp dùng tới để có thể chuyển sang sử dụng một mẫu hóa đơn thiết kế khác đẹp hơn, phù hợp hơn, góp phần khẳng định tính chuyên nghiệp của đơn vị mình. Để biết thêm thông tin LVN Group mời bạn cân nhắc nội dung trình bày Hướng dẫn thủ tục thay đổi mẫu hóa đơn điện tử mới nhất
Hướng dẫn thủ tục thay đổi mẫu hóa đơn điện tử mới nhất
1. Quy định mới về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 16, Nghị định này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (gồm cả trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử.Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế không phải trả tiền dịch vụ.
Nếu doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo cách thức trực trực tiếp đến đơn vị thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Đối với biên lai thu phí, lệ phí, theo Khoản 4, Điều 12, Thông tư 78/2021/TT-BTC, trường hợp đơn vị thuế thông báo chuyển đổi áp dụng biên lai điện tử theo định dạng của đơn vị thuế thì tổ chức thực hiện chuyển đổi để áp dụng, đăng ký sử dụng, thông báo phát hành theo Điều 34, Điều 36 và Điều 38 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2. Vì sao phải thêm mới, thay đổi mẫu hóa đơn điện tử?
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của các doanh nghiệp, để nâng cao tính chuyên nghiệp, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn cách thay đổi mẫu hóa đơn điện tử cho đơn vị của mình.Theo đó, thay vì một mẫu hóa đơn điện tử thông thường, đáp ứng trọn vẹn tính hợp lệ, hợp pháp về các tiêu thức phải có trên hóa đơn, nhiều doanh nghiệp đã bổ sung thêm logo, số điện thoại, số tài khoản,… đồng thời còn chèn thêm cả hoa văn rất tinh tế, khẳng định dấu ấn văn hóa doanh nghiệp của mình trong mỗi bản hóa đơn điện tử được xuất đi.
Thực tế, thay đổi mẫu hóa đơn điện tử không phải là việc làm bắt buộc nhưng cần thiết và cần thiết trong công cuộc chuyên nghiệp hóa chu trình sản xuất, kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
3. Các bước thay đổi mẫu hóa đơn điện tử
Việc thêm mới, thay đổi mẫu hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp sẽ được thực hiện đơn giản, nhanh chóng ngay trên các phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Căn cứ, cách thay đổi mẫu hóa đơn thường sẽ được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng
Để có thể thay đổi mẫu hóa đơn điện tử, bạn cần tiến hành đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
Bước 2: Chọn chức năng “Phát hành” hóa đơn
Trên giao diện chính của hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, bạn chọn chức năng “Phát hành”, chọn tiếp “1. Mẫu hóa đơn” để có thể tạo thêm mới và thay đổi mẫu hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mình.
Bước 3: Tạo thêm mới mẫu hóa đơn điện tử
Trên giao diện “Danh sách mẫu hóa đơn”, bạn nhấn chọn ô “Thêm mới ở góc trên, bên phải màn hình, để có thể tự tạo và thiết kế mẫu hóa đơn điện tử mới cho doanh nghiệp mình.
Tiếp đó, bạn cần chọn:
- Chọn “Nguồn mẫu hóa đơn” lấy từ “Kho mẫu trực tuyến” hay “Mẫu thiết kế riêng”. Có thể nói “Mẫu thiết kế riêng” là một trong những tính năng hỗ trợ doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn như chuyên gia riêng có, đầy tiện ích của phần mềm HĐĐT E-invoice.
- Chọn “Loại hóa đơn” mà bạn muốn thay đổi mẫu hóa đơn điện tử: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hay phiếu xuất kho.
- Chọn “Ngôn ngữ” là tiếng Việt hay song ngữ mà bạn muốn hiển thị trên mẫu hóa đơn điện tử mới sắp được tạo.
- Mặt khác, bạn có thể tùy chọn cả khổ giấy, loại trang và có được không có logo doanh nghiệp cho mẫu hóa đơn điện tử mới sắp được tạo.
Sau khi chọn xong các tiêu chí cơ bản muốn có trên hóa mẫu hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ hiển thị đến bạn một số mẫu hóa đơn phù hợp với tiêu chí đã lọc, bạn chỉ việc nhấn chọn một trong những mẫu đó để có thể trực tiếp tự thiết kế, chính sửa mẫu hóa đơn điện tử mình muốn và thay đổi mẫu hóa đơn điện tử.
Bước 4: Tự thiết kế mẫu hóa đơn
Tiếp đó, hệ thống sẽ chuyển tới giao diện chỉnh sửa, thiết kế mẫu hóa đơn.Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh thiết kế tên mẫu hóa đơn, font chữ hóa đơn, các họa tiết viền, hình nền,… hay logo trên hóa đơn theo như ý muốn của mình và doanh nghiệp.
Sau khi đã hoàn tất mẫu hóa đơn mới dùng cho thay đổi mẫu hóa đơn điện tử, bạn có thể nhấn “Ghi” để lưu lại.
Khi này, hệ thống sẽ xác nhận lại xem bạn có chắc chắn muốn lưu thiết kế này vào danh sách phát hành mẫu hóa đơn được không. Nếu đồng ý, bạn chỉ cần nhấn ô “Thực hiện” là xong.Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, bạn mới chỉ tạo được mẫu hóa đơn điện tử mới mà doanh nghiệp muốn thay đổi. Nếu muốn được sử dụng thay đổi mẫu hóa đơn điện tử, bạn và doanh nghiệp cần phải nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới đơn vị thuế trực thuộc.
Bước 5: Nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử tới đơn vị thuế trực thuộc
4. Thủ tục đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Thủ tục đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử được hướng dẫn Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
4.1. Hồ sơ đăng ký
Theo Điều 15 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
– Đối với trường hợp đăng ký sử dụng thông qua tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử:
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử.
– Đối với trường hợp đăng ký sử dụng trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế:
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử trực tiếp theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB về vấn đề tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với đơn vị thuế trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
4.2 Thời hạn giải quyết hồ sơ
Trong thời hạn 01 ngày công tác kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị thuế sẽ gửi lại thông báo điện tử bằng Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này qua tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức đăng ký chuyển dữ liệu trực tiếp đến đơn vị thuế, nếu được chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhưng chưa phối hợp với Tổng cục Thuế về cấu hình hạ tầng kỹ thuật thì chậm nhất trong thời gian 05 ngày công tác kể từ ngày đơn vị thuế gửi Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB, doanh nghiệp, tổ chức cần chuẩn bị đủ điều kiện hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối.
5. Giải đáp có liên quan
Hóa đơn điện tử là gì?
Nội dung thông tin đăng ký thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là gì?
Có cần hủy hóa đơn đã phát hành trước khi thay đổi mẫu hóa đơn không?
Kể từ thời gian đơn vị thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 27 Nghị định này.
Trên đây là nội dung trình bày Hướng dẫn thủ tục thay đổi mẫu hóa đơn điện tử mới nhất. Công ty Luật LVN Group tự hào là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến pháp lý, tư vấn pháp luật, thủ tục giấy tờ cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp trên Toàn quốc với hệ thống văn phòng tại các thành phố lớn và đội ngũ cộng tác viên trên tất cả các tỉnh thành: Hà Nội, TP. HCM, Bình Dương, TP. Cần Thơ, TP. Đà Nẵng và Đồng Nai… Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.