1. Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt là gì
Bàn giao quỹ tiền mặt trong các doanh nghiệp là công việc vô cùng cần thiết, đòi hỏi người làm công tác kế toán phải làm một cách chi tiết và cẩn thận. Sau khi hoàn thành công tác kiểm kê các loại tiền trong quỹ, trong trường hợp cần thiết, số tiền mặt này sẽ được bàn giao. Khi giao nhận tiền mặt trong quỹ, các bên phải thành lập thành biên bản, gọi là biên bản bàn giao quỹ tiền mặt.
Biên bản trong các công ty, doanh nghiệp đương nhiên được các bên liên quan lập ra nhằm xác nhận việc hoàn tất bàn giao trọn vẹn số tiền mặt theo các thỏa thuận giữa các bên và tuân thủ quy định của pháp luật.
Kế toán trong các công ty, doanh nghiệp đương nhiên sẽ được giao quản lý quỹ tiền mặt dùng cho chi tiêu dùng hàng ngày trong đơn vị như chi trả phí điện nước, mua văn phòng phẩm, gửi chuyển phát nhanh… Tuy nhiên, khi kế toán đó chuyển vị trí hay chuyển công tác, cần bàn giao lại quỹ tiền mặt cho người tiếp quản thì phải tiến hành kiểm kê, sau đó bàn giao lại cho người tiếp nhận. Hai bên cùng nhau thỏa thuận về quyền lợi, nghĩa vụ đối với số tiền mặt bàn giao bằng các điều khoản cụ thể trong Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt để kế toán mới tiếp tục duy trì hoạt động của doanh nghiệp một cách thuận lợi.
2. Mẫu biên bàn bàn giao nhận quỹ tiền và hướng dẫn soạn thảo biên bản
2.1 Mẫu biên bản bàn giao quỹ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN BÀN GIAO QUỸ
Thời gian bàn giao: từ ngày ……./………./20……, đến ngày……./……./20…… ( ghi rõ thời gian bàn giao)
BÊN GIAO:
Ông/Bà:………..Bộ Phận:……..(ghi tên của chủ thể tiến hành bàn giao)
BÊN NHẬN: Ông/Bà:……….Bộ Phận:……..(ghi tên chủ thể nhận tiền)
NỘI DUNG BÀN GIAO
- TIỀN QUỸ
BÀN GIAO KHÁC……..( Ghi tài sản, công cụ, vật bàn giao khác)
Biên bản được lập thành 3 bản, bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản và lưu tại văn phòng công ty.
2.2 Mẫu biên bản bàn giao quỹ tiền mặt
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do – Hanhh Phúc
———
BIÊN BẢN BÀN GIAO QUỸ TIỀN MẶT
Hôm nay, ngày ….tháng…..năm…..tại….. Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO TIỀN (Gọi tắt là : Bên A):
Ông/Bà:……..(Ghi theo Giấy khai sinh hoặc chứng minh nhân dân/căn cước công dân/căn cước công dân gắn chíp)
Số chứng minh thư:…………..ngày cấp:…………Nơi cấp…………..( Ghi theo chứng minh nhân dân)
Hộ khẩu thường trú:…….(Ghi theo nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, ghi rõ thôn/ xóm,xã/ thị trấn, quận/ huyện/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương)
Chỗ ở hiện tại:…….(ghi đại chỉ nơi cá nhân đang sinh sống, cũng như ghi rõ thôn/xóm, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố)
BÊN NHẬN TIỀN (Gọi tắt là: Bên B):
Ông (Bà):……….(Ghi theo giấy khai sinh hoặc chứng minh nhân dân/căn cước công dân/ căn cước công dân gắn chíp)
Số chứng minh thư:………..Ngày cấp:……….Nơi cấp: …………(Ghi theo chứng minh thư, căn cước công dân, căn cước công dân gắn chíp)
Hộ khẩu thường trú: ………(ghi theo nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, ghi rõ thôn/xóm, xã/phường/thị trấn, quận/ huyện/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương)
Căn cứ vào bên thảo thuận về việc phân chia tài sản số:……..được lập ngày…….tháng……năm………tại……………Ông/Bà:……
Đã tiến hành bàn giao tổng số tiền là:………VNĐ( viết bằng chữ:……..)
Kê từ khi Bên A bàn giao trọn vẹn số tiền cho bên B, Bên A có toàn quyền sở hữu số tài sản được quy định trong biên bản thỏa thuận phân chia tài sản. Bên B cam kết không khiếu kiện, khiếu nại và tạo mọi điều kiện theo hướng dẫn của pháp luật.
Giấy biên nhận được lập thành 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữu 01( một) bản. Hai bên cam kết mua và bán theo đúng thỏa thuận đã nêu trên. Nếu bên nào vi phạm sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Xác nhận của người làm chứng việc lập và chuyển tiền:
Tên tôi là:…….(ghi tên theo Giấy Khai sinh hoặc chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/ căn cước công dân gắn chíp)
Số chứng minh nhân dân:……..Ngày cấp……..Nơi cấp………(ghi theo chứng minh nhân dân)
Hộ khẩu thường trú:……..(ghi theo nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, ghi rõ thôn/xóm, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương)
Chỗ ở hiện tại:……..(ghi địa chỉ nơi cá nhân đang sinh sống, cũng ghi rõ ghi thôn/xón, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương)
Xác nhận việc hai bên hoàn toàn tự nguyện thỏa thuận và đã bàn giao trọn vẹn số tiền:…….(viết bằng chữ:……….) theo thỏa thuận.
3. Cách viết biên bản bàn giao quỹ tiền mặt
Phần đầu biên bản
– Ghi trọn vẹn quốc hiệu, tiêu ngữ.
– Ghi rõ tên biên bản: Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt.
– Ghi rõ địa điểm, ngày tháng năm lập biên bản
Phần nội dung chính
– Ghi cụ thể thông tin của bên giao tiền và bên nhận tiền:
+ Họ và tên
+ Số chứng minh nhân dân hoặc số căn cước công dân, số căn cước công dân gắn chíp, chỗ ở hiện tại cần ghi cụ thể từ số nhà trở lên.
– Ghi rõ căn cứ lập biên bản bàn giao quỹ tiền mặt.
– Ghi cụ thể số tiền mặt bàn giao bằng cả số và chữ.
– Ghi cụ thể, chi tiết các điều khoản thỏa thuận giwuax hai bên như:
Bên giao tiền có toàn quyền sở hữu số tiền mặt được ghi trong biên bản thỏa thuận phân chia tài sản.
Bên nhận tiền cần ghi rõ cam kết sẽ không khiếu kiện đồng thời tạo mọi điều kiện để bên giao tiền có thể tiến hành đăng ký thủ tục chuyển quyền sở hữu một cách thuận lợi theo hướng dẫn của pháp luật.
4. Lưu ý khi trình bày biên bản bàn giao quỹ tiền mặt
Bàn giao tiền mặt là vấn đề cần thiết, nhạy cảm và dễ phát sinh tranh chấp. Do đó trong quá trình lập biên bản bàn giao, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề dưới đây:
– Khi lập biên bản giao nhận tiền mặt cần điền trọn vẹn, chính xác các thông tin của bên nhận, bên giao để lấy căn cứ đối chiếu khi phát sinh tranh chấp.
– Ghi rõ trọn vẹn số tiền bằng số và bằng chữ theo đúng số tiền hau bên giao nhận với nhau. Nội dung này không được phép tẩy xóa hoặc gạch số ở phần ghi số tiền để đảm bảo thể hiện đúng số tiền giao nhận.
– Mẫu biên bản cần có trọn vẹn chữ ký của hai bên, đảm bảo đúng theo hướng dẫn của pháp luật.
– Doanh nghiệp cần lưu ý không sử dụng các từ nghĩa, tránh gây hiểu lầm khi lập biên bản. Đặc biệt không nên dùng từ địa phương gây khó hiểu và giảm tính chuyên nghiệp của mẫu biên bản.
5. Khi nào cần lập biên bản bàn giao quỹ tiền mặt
Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt thông thường được lập khi thuộc một trong những trường hợp sau đây:
– Khi người đang quản lý tiền mặt nghỉ việc hoặc được điều chuyển công tác đến nơi khác. Trong trường hợp này, biên bản bàn giao sẽ tương ứng với việc chuyển giao công việc cho người mới để tránh những trách nhiệm về sau.
– Khi người quản lý cần đi công tác trong thời gian dài và cần người thay thế quản lý trong thời gian đó. Tuy không phải chuyển giao hẳn nhưng vì quỹ tiền mặt của công ty là tài sản vô cùng cần thiết nên lúc đó cần có người quan tâm sát sao. Vì vậy tài chính của công ty sẽ luôn được quản lý minh bạch và bạn cũng sẽ hạn ché được những trường hợp phát sinh trong khoảng thời gian mình đi công tác hay nghỉ phép dài ngày.