Thuật ngữ giấy báo nợ thường xuất hiện trong các hoạt động nghiệp vụ kế toán về công nợ để thực hiện căn cứ thu hồi nợ. Đây được coi là loại chứng từ do ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản thanh toán phát hành, để thông báo cho chủ tài khoản biết số tiền trong tài khoản giảm và những nội dung của giao dịch thanh toán. Bài viết sau đây của LVN Group sẽ hướng dẫn mẫu chứng từ giấy báo nợ theo hướng dẫn mới nhất, mời bạn đọc theo dõi.
Mẫu chứng từ giấy báo nợ
1. Giấy báo nợ là gì?
Giấy báo nợ tên Tiếng Anh là Debit Note, là loại chứng từ do ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản thanh toán phát hành, để thông báo cho chủ tài khoản biết số tiền trong tài khoản giảm và những nội dung của giao dịch thanh toán.
Giấy báo nợ được gửi tới bằng các phương tiện khác nhau bao gồm:
- Phát hành bằng giấy gửi đến bưu
- Phát hành thư điện tử qua
Mấu iấy báo nợ của ngân hàng Á Châu (ACB)
2. Giấy báo nợ được phát hành khi nào?
Giấy báo nợ là chứng từ xuất hiện khi 2 doanh nghiệp giao dịch mua bán với nhau. Tức là sử dụng trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp.
Ngân hàng sẽ gửi giấy báo nợ để gửi tới thông tin liên quan đến hóa đơn cần thanh toán sắp tới của doanh nghiệp hoặc đóng vai trò như lời nhắc về các khoản tiền sắp đến hạn của doanh nghiệp.
Giấy báo nợ là chứng từ không bắt buộc. Không phải tất cả các công ty chọn gửi giấy báo nợ cho người mua đang có nghĩa vụ nợ. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp, giấy báo nợ là căn cứ để kế toán ghi sổ sách và nó chính là chứng từ để đối chiếu kiểm tra khi cần thiết.
3. Đặc điểm của giấy báo nợ
Những đặc điểm của giấy báo nợ gắn liền với các hoạt động kế toán về công nợ của doanh nghiệp. Đặc điểm cơ bản của giấy báo nợ bao gồm:
- Giấy báo nợ được ngân hàng phát hành để thông báo về việc ghi nợ được thực hiện trên tài khoản của doanh nghiệp đi kèm cùng với lý do cụ thể.
- Giấy báo nợ không bắt buộc đối với người bán – người mua nhưng đối với các doanh nghiệp thì chứng từ này được dùng làm căn cứ để ghi sổ sách và đối chiếu kiểm tra khi cần thiết hoặc lưu trữ nội bộ.
- Giấy báo nợ được lập như một hóa đơn thông thường và hiển thị số tiền dương.
- Giấy báo nợ cũng có thể xem là chứng từ đóng vai trò nhắc nhở về một khoản tiền sắp đến hạn của doanh nghiệp.
Lưu ý: Ngân hàng chỉ phát hành giấy báo nợ khi công ty cần thanh toán một khoản nợ đã ra lệnh chi hoặc một khoản phí mà ngân hàng phải thu theo hướng dẫn trước đó.
3. Giấy báo nợ gồm những nội dung gì?
Sẽ có quy định cụ thể về một mẫu giấy báo nợ theo thông tư 200/2014/TT-BTC các ngân hàng sẽ căn cứ vào mẫu giấy này để phát hành một mẫu giấy báo nợ chuẩn nhất dùng cho các giao dịch. Thông thường giấy báo nợ của ngân hàng phát hành sẽ chứa các nội dung sau đây:
- Tên chứng từ: Giấy báo nợ
- Ngày in chứng từ
- Số tài khoản của doanh nghiệp
- Tên doanh nghiệp
- Mã số khách hàng
- Địa chỉ của khách hàng
- Nội dung thông báo của giấy báo nợ
- Thông tin chi tiết về số tiền, loại tiền, diễn giải lý do, ngày giờ có hiệu lực
- Các thông tin của người lập phiếu, kiểm soát, kế toán trưởng, giám đốc ngân hàng đi kèm chữ ký và ghi rõ họ tên.
Mẫu giấy báo nợ theo thông tư 19/2020/TT-BTC của ngân hàng Vietinbank
Trên đây là những thông tin LVN Group muốn chia sẻ đến bạn đọc về mẫu chứng từ giấy báo nợ. Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý khách hàng có bất kỳ câu hỏi nào về nội dung trình bày hay cần hỗ trợ pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và trả lời.