Các doanh nhân nước ngoài luôn được chào đón để phát triển kinh doanh tại Mỹ mà không gặp quá nhiều các trở ngại. Bài viết sau LVN Group sẽ giới thiệu Những điều cần lưu ý khi thành lập công ty tại Mỹ. Xin lưu ý, nếu nhà đầu tư đang muốn thành lập một doanh nghiệp ở Mỹ để có được VISA hoặc thẻ cư trú, trước hết nhà đầu tư nên trao đổi với luật sư. Mời quý bạn đọc cùng theo dõi nội dung trình bày sau.
Những điều cần lưu ý khi thành lập công ty tại Mỹ
1. Các loại giấy tờ cần thiết để thành lập công ty tại Mỹ
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
- Điều lệ thành lập, danh sách cổ đông, sáng lập viên.
- Giấy tờ chứng minh hoạt động kinh doanh hiệu quả, không vi phạm pháp luật.
- Quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng uỷ quyền do Hội đồng quản trị (công ty cổ phần), Hội đồng thành viên (công ty TNHH) hay Chủ doanh nghiệp ký.
- Quyết định thuê mướn hoặc Giấy ủy quyền của doanh nghiệp đối với giám đốc công ty con, trưởng chi nhánh, văn phòng uỷ quyền.
- Hợp đồng thuê mặt bằng, văn phòng để làm trụ sở công ty con, chi nhánh, văn phòng uỷ quyền.
2. Thủ tục mở công ty tại Mỹ
Thủ tục cũng như mẫu đơn xin mở công ty tại Mỹ là khác nhau ở từng tiểu bang.
Việc thành lập công ty tại Mỹ còn áp dụng cho đăng ký giữ tên công ty trong trường hợp nhà đầu tư chưa thể kinh doanh ngay, tránh việc trùng tên sau này.
Các giấy tờ bằng tiếng Việt phải được dịch thuật sang tiếng Anh và phải có công chứng.
Người uỷ quyền, trưởng chi nhánh, văn phòng uỷ quyền phải nộp toàn bộ hồ sơ (bản chính bằng tiếng Việt và bản dịch thuật tiếng Anh có công chứng) cho đơn vị quản lí (tên đơn vị quản lí có thể khác nhau ở mỗi tiểu bang).
Lệ phí cho việc mở công ty tại Mỹ thường rơi vào khoảng 100-300 USD. Mặt khác, có thể kèm theo những chi phí phát sinh, nhưng thường không vượt quá 500 USD.
3. Công việc cần làm sau khi mở công ty tại Mỹ
Sau khi thành lập công ty tại Mỹ, thì việc chúng ta cần làm chính là:
- Xin mã số thuế.
- Mở tài khoản ngân hàng.
- Lắp đặt đường dây điện thoại, fax, internet.
- Thuê mướn chuyên viên.
4. Những lưu ý khi thành lập công ty tại Mỹ
4.1. Thành lập công ty tại tiểu bang nào và nên lựa chọn loại hình công ty gì?
Điều đầu tiên nhà đầu tư cần quan tâm và nghiên cứu là nhà đầu tư đang chuẩn bị đăng ký kinh doanh tại 1 trong 50 tiểu bang của Mỹ; chứ không chỉ đơn giản là ở Mỹ. Việc cân nhắc thành lập tại đâu, tiểu bang nào sẽ là vô cùng cần thiết vì mỗi tiêu bang sẽ có những luật lệ và yêu cầu khác nhau, ưu đãi khác nhau. Do đó, tùy vào mục đích kinh doanh của doanh nghiệp, nhà đầu tư cần có những cần nhắc cho riêng mình.
Các giấy tờ và thủ tục để thành lập công ty tại Mỹ khá đơn giản và gọn nhẹ, dù là công ty cổ phần (Corporation) hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC); vì vậy, nhà đầu tư có thể tìm một luật sư tại Mỹ hoặc đăng ký trực tuyến thông qua một dịch vụ nộp hồ sơ pháp lý online. Thành lập công ty thông qua dịch vụ trực tuyến có giá cả phải chăng hơn mà vẫn đảm bảo tính hợp pháp như thông qua luật sư; tuy nhiên, luật sư vẫn là người sẽ trả lời các câu hỏi liên quan đến việc kinh doanh của nhà đầu tư một cách chi tiết và rõ ràng hơn.
Đối với các cá nhân hoặc doanh nghiệp nước ngoài, có hai loại hình doanh nghiệp chính có thể cân nhắc như sau: Công ty cổ phần (C Corporation hoặc S Corporation) và Công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC). Các LLC thường được xem như loại hình được miễn các khoản thuế, nghĩa là bất cứ lợi nhuận nào cũng đều được chuyển hết cho chủ sở hữu (được báo cáo trên cấp độ cá nhân). Một công ty đại chúng (C Corporation) phải trả thuế trên bất kỳ lợi nhuận nào (được báo cáo trên cấp độ doanh nghiệp).
Khi nhà đầu tư quyết định tiểu bang nào là nơi để đăng ký thành lập công ty, nhà đầu tư nên cân nhắc những yếu tố sau. Nếu nhà đầu tư đã có sẵn văn phòng hoặc sự hiện diện thực tiễn tại Mỹ (nhà ở…) tại tiểu bang nào, thì nên thành lập công ty ngay tại tiểu bang đó (Điều này sẽ hỗ trợ nhà đầu tư rất nhiều trong việc mở tài khoản ngân hàng tại Mỹ sau này). Ngược lại, nếu nhà đầu tư không có bất cứ sự hiện diện thực tiễn nào ở Mỹ, nhà đầu tư có thể thành lập công ty tại bất kỳ tiểu bang nào nhà đầu tư muốn.
4.2. Đại lý uỷ quyền
Một đại lý uỷ quyền (registered agents) được thiết lập nhằm thay mặt cho doanh nghiệp nhận các giấy tờ và văn bản pháp lý. Những văn bản này bao gồm những thông báo gia hạn từ tiểu bang và giấy tờ liên quan đến các vụ kiện cáo. Các đại lý uỷ quyền này phải nằm ở tiểu bang nơi công ty của nhà đầu tư được đăng ký và phải có một địa chỉ thực. Nhà đầu tư có thể dễ dàng tìm thấy dịch vụ này tại các công ty tư vấn thành lập công ty.
Lưu ý, nhà đầu tư không thể sử dụng địa chỉ của đại lý uỷ quyền như là địa chỉ đăng ký (registered agents) công ty. Đại lý uỷ quyền giống như một dịch vụ để đảm bảo nhà đầu tư không bỏ lỡ bất kỳ tài liệu cần thiết nào liên quan đến thuế, kinh doanh trong tiểu bang, hoặc các vụ kiện. Các tiểu bang nơi nhà đầu tư thành lập công ty sẽ luôn yêu cầu nhà đầu tư phải gửi tới địa chỉ của đại lý uỷ quyền.
4.3. Thủ tục thành lập công ty tại Mỹ
Nhìn chung, thủ tục thành lập công ty tại Mỹ rất đơn giản và gọn nhẹ. Dưới đây là các thủ tục cơ bản trong quy trình thành lập công ty tại Mỹ được áp dụng cho hầu hết các tiểu bang:
- Chuẩn bị ít nhất 3 tên công ty.
- Chủ doanh nghiệp chọn một đại lý uỷ quyền mà có thể nhận được các văn bản pháp lý cho công ty. (Một công ty mà có một địa chỉ thực tiễn trong tiểu bang có thể đảm đương vai trò là đại lý của riêng mình, tuy nhiên, điều này chưa hẳn được công nhận ở các tiểu bang khác, như California).
- Chủ sở hữu phải điền vào giấy chứng nhận thành lập công ty để xác định tên công ty; tên và địa chỉ của đại lý đăng ký; tổng số và mệnh giá cổ phiếu công ty được phép phát hành và tên cũng như địa chỉ thư tín của công ty.
Một khi doanh nghiệp được thành lập, công ty phải nộp một báo cáo (từ $ 50) và nộp thuế nhượng quyền thương mại (từ $ 175) mỗi năm. Mặc dù nhiều dịch vụ trực tuyến tồn tại để giúp đỡ việc thành lập công ty với một khoản phí tách biệt có thể lên tới vài trăm đô la, các thủ tục giấy tờ nói chung khá đơn giản, và các tiểu bang (thường thông qua thư ký của tiểu bang) sẽ hướng dẫn trực tuyến để giúp các cá nhân nộp giấy tờ thích hợp.
4.4. Mã số thuế công ty tại Mỹ
Mã số thuế của công ty (EIN) là vô cùng cần thiết đối với một công ty tại Mỹ, vì đây là điều kiện cần tối thiểu để một công ty tại Mỹ nộp hồ sơ mở tài khoản ngân hàng tại Mỹ. Do đó, khi tiến hành thành lập công ty tại Mỹ, nhà đầu tư cẩn kiểm tra dịch vụ mà công ty tư vấn gửi tới đã bao gồm hỗ trợ xin mã số thuế công ty chưa.
4.5. Mở tài khoản ngân hàng tại Mỹ
Mở tài khoản ngân hàng tại Mỹ hiện đang là một khó khăn đối với hầu hết các nhà đầu tư nước ngoài. Các yêu cầu cho việc mở một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp là khác nhau theo từng ngân hàng, và khác nhau trong cùng một hệ thống ngân hàng nhưng ở các tiểu bang khác nhau. Thông thường các công ty dịch vụ tại Mỹ sẽ không hỗ trợ khách hàng trong việc mở tài khoản ngân hàng tại Mỹ, nhà đầu tư phải tự mình thực hiện
Thông thường, các tài liệu cần có để mở tài khoản ngân hàng tại Mỹ bao gồm văn bản chứng minh cho việc thành lập công ty tại Mỹ, mã số thuế công ty (EIN) và một bản sao hộ chiếu.
Nếu nhà đầu tư có mặt trực tiếp ở Mỹ tại thời gian mở tài khoản thì việc mở một tài khoản cá nhân sẽ dễ dàng hơn (miễn là nhà đầu tư có mang theo các văn bản chứng minh việc thành lập công ty tại Mỹ).
4.6. Các yêu cầu phải tuân thủ hằng năm của một công ty Mỹ
Một khi công ty đã thành lập, nhà đầu tư sẽ cần phải nộp báo cáo hàng năm của công ty. Đây là một mẫu đơn cơ bản chủ yếu cập nhật địa chỉ của công ty và đại lý uỷ quyền (registered agents) (tuy nhiên, nhà đầu tư sẽ cần phải nộp mẫu đơn ngay cả khi không có thay đổi). Nếu nhà đầu tư thành lập một công ty, nhà đầu tư cũng sẽ cần phải tổ chức một cuộc họp hàng năm và ghi lại biên bản cuộc họp đó. Nếu nhà đầu tư không tuân thủ trình tự và yêu cầu về giấy tờ, doanh nghiệp của nhà đầu tư có thể rơi vào “trạng thái xấu” với nhà nước.
Trên đây là những lưu ý khi thành lập công ty tại Mỹ mà LVN Group đã tổng hợp lại nhằm hỗ trợ các nhà đầu tư cân nhắc trước khi đưa đến quyết định thành lập công ty tại Mỹ. Mọi thông tin hay câu hỏi, vui lòng liên hệ với chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ kịp thời. Công ty Luật LVN Group – Đồng hành pháp lý cùng bạn.