Quản lí sự thay đổi dự án (Management) là gì?

Quản lí sự thay đổi dự án (Change Management) là quá trình xem xét tất cả các đề xuất thay đổi, phê duyệt thay đổi và thực hiện thay đổi về sản phẩm dự án, về các nguồn lực dự án, về tài liệu dự án và kế hoạch quản lí dự án.

1. Quản lí sự thay đổi dự án

Khái niệm: Quản lí sự thay đổi trong tiếng Anh được gọi là Change Management.

Quản lí sự thay đổi dự án là quá trình xem xét tất cả các đề xuất thay đổi, phê duyệt thay đổi và thực hiện thay đổi về sản phẩm dự án, về các nguồn lực dự án, về tài liệu dự án và kế hoạch quản lí dự án.

Quản lí sự thay đổi dự án được thực hiện từ giai đoạn đề xuất ý tưởng dự án cho đến khi dự án hoàn thành.

Đề xuất thay đổi có thể bắt nguồn từ bất kì chủ thể nào có liên quan đến dự án như từ khách hàng, chủ đầu tư, nhà quản lí dự án, thành viên đội quản lí dự án, và các sự kiện rủi ro.

Hệ thống quản lí sự thay đổi dự án liên quan đến việc báo cáo, giám sát và ghi chép những thay đổi trong kế hoạch quản lí dự án.

2. Vai trò của việc quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp

Với sự biến động của thế giới hiện nay, thực hiện quản trị sự thay đổi luôn là một hoạt động cần thiết và không thể nào thiếu trong việc duy trì và phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, quản trị sự thay đổi cũng mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích khác cụ thể như:

Thay đổi tổ chức xảy ra tại từng cá nhân: Khi có sự thay đổi về góc độ tổ chức, các doanh nghiệp thường dễ rơi vào các cạm bẫy tư duy. Chính vì vậy, sự thay đổi của từng thành viên mới sẽ tạo ra cơ sở thúc đẩy sự thành công của doanh nghiệp.
Giảm bớt các hao phí không đáng có: Với quản lý sự thay đổi, doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra các phương pháp có khả năng giải quyết các vấn đề có thể dẫn đến hậu quả. Ví như năng suất giảm trên quy mô lớn, nhà quản lý không hỗ trợ nguồn lực và thời gian thay đổi, các bên liên quan không có mặt tại cuộc họp, nội bộ chia rẽ, gia tăng tình trạng căng thẳng,.. hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Gia tăng cơ hội thành công: Khả năng thành công của doanh nghiệp phụ thuộc khá nhiều vào việc quản trị sự thay đổi. Khi các cấp lãnh đạo của một doanh nghiệp quản lý thay đổi một cách xuất sắc và đạt mục tiêu mở ra cơ hội thành công vô cùng lớn cho chính doanh nghiệp đó.

3. Các hoạt động quản lí sự thay đổi

Trong thực tế, hệ thống quản lí sự thay đổi dự án được thiết kế để thực hiện các hoạt động sau:

– Xác định các yêu cầu thay đổi

– Liệt kê tác động của các thay đổi dự kiến đến chi phí, tiến độ, chất lượng và nhân sự

– Xem xét, đánh giá, phê chuẩn hoặc từ chối đề xuất thay đổi một cách chính tắc

– Đàm phán và giải quyết các bất đồng của thay đổi về chi phí, tiến độ, chất lượng

– Thông tin về sự thay đổi đến tất cả các bên liên quan

– Phân công trách nhiệm trong quá trình thực hiện thay đổi

– Tiến hành điều chỉnh phù hợp trong kế hoạch quản lí dự án và các kế hoạch bộ phận

– Ghi chép và theo dõi kết quả thực hiện của các thay đổi tiến hành

Mỗi đề xuất thay đổi phải được thông qua hoặc bị bác bỏ bởi nhóm quản lí dự án hoặc một tổ chức bên ngoài nhất định nào đó.

4. Lợi ích

Một số lợi ích có được từ việc thiết lập và duy trì một hệ thống quản lí thay đổi mang tính chính tắc là:

– Hạn chế được những thay đổi tuỳ tiện thiếu căn cứ

– Chi phí liên quan đến việc tiến hành thay đổi được ước tính và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu

– Tĩnh thống nhất của các kế hoạch dự án và các tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện được duy trì

– Việc phân bổ và sử dụng các nguồn ngân sách dự phòng được theo dõi và ghi chép

– Trách nhiệm thực hiện những thay đổi được xác định rõ ràng

– Ảnh hưởng và tác động của thay đổi được thông tin một cách minh bạch đến tất cả các bên liên quan

– Các thay đổi trong phạm vi dự án sẽ được phản ánh ngay vào các kế hoạch và tiêu chuẩn đánh giá dự án

5. Các phương pháp quản lý sự thay đổi

Giao tiếp hiệu quả

Những thông tin trọn vẹn mà doanh nghiệp thu thập được trong quá trình thay đổi từ việc giao tiếp sẽ giúp họ nắm bắt và truyền tải cho chuyên viên nhanh chóng và hiệu quả. Để dễ dàng tiếp nhận được lượng lớn thông tin có mức độ tin cậy cao, điều mà doanh nghiệp nên thực hiện chính là tìm kiếm nhiều kênh thông tin đa dạng, khác nhau.

Thiết lập mục tiêu cụ thể

Để có thể đạt được những hiệu quả lớn nhất trong việc quản trị thay đổi trong doanh nghiệp thì doanh nghiệp bạn phải bắt đầu quy trình thay đổi đó bằng cách thiết lập những mục tiêu cụ thể, rõ ràng và chi tiết. Tuy nhiên, những mục tiêu được đề ra cần thiết phải bám sát được với bối cảnh thực tiễn đồng thời có sự liên quan mật thiết đến với mục đích mà doanh nghiệp đã đặt ra từ ban đầu.

Mặt khác, yêu cầu của quy trình này là những hoạt động thông tin. Vì vậy, quá trình giao tiếp trong nội bộ cần phải được đảm bảo thông suốt để đội ngũ chuyên viên có thể xác định được mục tiêu, đi đúng hướng và không xảy ra mâu thuẫn với nhu cầu chuyên viên.

Lên kế hoạch chi tiết

Quá trình quản lý sự thay đổi khi được diễn ra một cách thuận lợi sẽ giúp ban quản lý của doanh nghiệp sở hữu được một nguồn lực lớn và chất lượng để xây dựng và phát triển các kế hoạch, lịch trình cũng như các chiến lược kinh doanh hiệu quả mà vẫn giữ được tầm nhìn cũng như các hoạt động kinh doanh thường ngày của doanh nghiệp đó.

Trong trường hợp tái thiết kế cấu trúc, việc doanh nghiệp sắp xếp được cấu trúc cho một tổ chức thông thường tuy chỉ diễn ra trong một giai đoạn quá độ cụ thể nhưng trong quá trình thay đổi của doanh nghiệp, nó lại đóng một vai trò vô cùng cần thiết.

Phát triển chuyên viên

Vấn đề con người luôn luôn phải được đặt lên hàng đầu của hầu hết tất cả các doanh nghiệp. Chính vì vậy, điều cần thiết mà doanh nghiệp bạn cần phải thực hiện đó là phát triển đội ngũ chuyên viên của mình trong quá trình thay đổi hay chuyển tiếp các vị trí bởi chuyên viên chính là yếu tố có tác động mạnh mẽ và trực tiếp đến sự nghiệp của doanh nghiệp bạn.

Tuy nhiên, các nhà quản lý thực hiện thay đổi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phải là người có đủ năng lực và khẳng định được quyền lực để có thể tạo cho chuyên viên một môi trường công tác năng động và khuyến khích họ cống hiến hết mình cho quá trình phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Để đạt được những điều này, doanh nghiệp cần sắp xếp từng chuyên viên vào từng vị trí thích hợp phù hợp với trình độ, kỹ năng và khả năng của từng chuyên viên đó.

Đánh giá và phân tích

Không chỉ giữ trách nhiệm theo dõi và đánh giá các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong quy trình thay đổi, các nhà quản lý cũng cần thiết phải tiến hành kiểm tra từng cá nhân, đánh giá mức độ hiểu rõ được sự thay đổi trong công việc đồng thời đưa ra những hướng dẫn cụ thể nhất để chuyên viên có thể thực thi được các công việc theo đúng yêu cầu doanh nghiệp. Bên cạnh đó, đội ngũ chuyên viên cũng cần được đầu tư và tạo điều kiện để điều chỉnh mục tiêu và cải thiện các hoạt động tiếp xúc trong một môi trường công tác hoàn toàn mới.

Với những nội dung thông tin hữu ích được chia sẻ, bạn có thể hiểu một cách rõ ràng về định nghĩa, vai trò cũng như các phương pháp quản lý sự thay đổi hiệu quả trong việc phát triển doanh nghiệp. Từ những nội dung này, bạn có thể vận dụng và đưa ra những thay đổi hợp lý nhất để đạt được hiệu quả trong công tác sản xuất, kinh doanh và phát triển doanh nghiệp.

Công ty Luật LVN - Địa chỉ: Số 16B Nguyễn Thái Học, Yết Kiêu, Hà Đông, Hà Nội, Việt Nam