Đối với người nước ngoài đến Nhật công tác, thời gian được ở tại Nhật phụ thuộc vào visa. Nếu như họ muốn được ở lại công tác lâu dài hơn, họ sẽ cần làm thủ tục xin gia hạn visa trong vòng 3 tháng trước khi hết hạn thời gian lưu trú. Tại nội dung trình bày này, LVN Group sẽ hướng dẫn các bạn cách tự gia hạn visa kỹ sư tại Nhật.
Thủ tục tự gia hạn visa kỹ sư tại nhật
1. Những thông tin cần biết về loại visa kỹ sư
Không giống với visa du học hoặc du lịch, khi gia hạn visa kỹ sư（技術・人文知識・国際業務) sẽ giúp người lao động có thêm thời gian sinh sống, học tập và công tác tại Nhật Bản cũng như nhiều cơ hội khác.
Thời hạn loại visa này tùy thuộc vào năng lực, mong muốn và loại công việc mà người lao động đó đảm nhận. Nếu xin visa quá gần ngày hết hạn, trong trường hợp bạn không được gia hạn visa, thì sẽ không còn thời gian lưu trú để xin cấp lại visa một lần nữa. Thế nên đảm bảo an toàn, người lao động nên xin gia hạn visa từ 3 tháng trước khi hết thời hạn lưu trú. Lưu ý, ngày bắt đầu của visa mới sẽ là ngày tiếp ngay sau của thời hạn visa cũ vì thế người lao động không cần lo việc nếu xin gia hạn visa sớm sẽ bị cắt bớt ngày lưu trú !.
2. Thủ tục gia hạn visa cho trường hợp không có sự thay đổi về chức vụ và nơi công tác
Ở trường hợp này, nếu bản thân người xin gia hạn tại Nhật Bản không gặp vấn đề liên quan đến thuế và không có hành vi vi phạm pháp luật thì thông thường việc xin gia hạn visa sẽ diễn ra khá thuận lợi. Thời gian nhận được visa mới là khoảng 2 tuần – 1 tháng.
Tuy việc xin gia hạn visa kỹ sư ở trường hợp này không quá khó nhưng với người nước ngoài không có người hỗ trợ, tự một mình đi xin gia hạn thì sẽ hay gặp các lỗi như chuẩn bị thiếu giấy tờ hay làm sai giấy tờ. Họ sẽ phải đến Cục xuất nhập cảnh rất nhiều lần để chỉnh sửa dẫn đến trường hợp phải nghỉ nhiều ngày. Vì vậy, để tránh trường hợp trên ở lần gia hạn đầu tiên hay thứ 2 bạn nên nhờ người tư vấn về pháp luật hỗ trợ và nhờ phía công ty hỗ trợ hoàn thành các thủ tục nhanh chóng và suôn sẻ nha.
Dưới đây là một số các giấy tờ cần thiết:
- Đơn xin gia hạn visa kỹ sư (在留期間更新新許可申請書).
- Ảnh thẻ 3×4
- Hộ chiếu còn hạn trên 6 tháng và bản copy.
- Thẻ ngoại kiều (在留カード ) và bản photo 2 mặt.
- Giấy chứng nhận đang công tác tại công ty (在職証明書): Giấy này bạn xin ở phòng hành chính công ty, nếu có thêm nội dung thu nhập thì càng tốt.
- Giấy tờ liên quan đến thuế gồm 納税証明書 và 課税証明書 mới nhất: 2 loại giấy này bạn xin năm mới nhất !. Nếu không tiện đến văn phòng quận để xin, bạn có thể tự in ở conbini bằng thẻ cứng My number. Trường hợp mới gia hạn lần đầu sẽ không có giấy tờ thuế.
- Bản sao Hợp đồng lao động (雇用契約書）
- Bảng tổng kết thu nhập và thuế của năm trước (直前年の源泉徴収票): Hằng năm, công ty sẽ phát giấy này vào khoảng tháng 12.
Nhờ công ty chuẩn bị:
- Bản sao của 前年分の給与所得の源泉徴収票 có dấu thụ lý của cục thuế (Nếu công ty đã lên sàn chứng khoán thì không cần nộp)
Tùy theo tính chất công việc, sẽ có thêm một số loại giấy tờ khác được yêu cầu.
3. Thủ tục gia hạn visa cho trường hợp có sự thay đổi về chức vụ và nơi công tác
Nếu người làm đơn gia hạn visa có chuyển đổi nơi công tác nhưng vẫn làm công việc giống như lần xin visa trước thì Cục xuất nhập cảnh sẽ chỉ điều tra về thu nhập cũng như nội dung nghiệp vụ của bạn tại nơi công tác mới.
Nếu người làm đơn thay đổi cả nơi công tác, vị trí công việc thì Cục sẽ phải điều tra lại toàn bộ lý lịch công tác và học tập của người đó.
Dưới đây là một số các giấy tờ cần thiết:
Cá nhân tự chuẩn bị:
- Đơn xin gia hạn visa kỹ sư (在留期間更新新許可申請書).
- Ảnh thẻ 3×4.
- Hộ chiếu còn hạn trên 6 tháng và bản copy.
- Thẻ ngoại kiều (在留カード ) và bản photo 2 mặt.
- Giấy chứng nhận đang công tác tại công ty (在職証明書): Giấy này bạn xin ở phòng hành chính công ty, nếu có thêm nội dung thu nhập thì càng tốt.
- Giấy tờ liên quan đến thuế gồm 納税証明書 và 課税証明書 mới nhất: 2 loại giấy này bạn xin năm mới nhất !. Nếu không tiện đến văn phòng quận để xin, bạn có thể tự in ở conbini bằng thẻ cứng My number. Trường hợp mới gia hạn lần đầu sẽ không có giấy tờ thuế.
- Giấy 退職証明書 do công ty cũ cấp.
- Giấy tường trình chi tiết lý do xin gia hạn visa 申請理由書: Bạn phải tự viết giấy này, thường sẽ không có mẫu.
- Bản sao Hợp đồng lao động (雇用契約書)
- Bản sao bằng tốt nghiệp Đại học, hoặc các bằng cấp khác tại Nhật.
- Bảng tổng kết thu nhập và thuế của năm trước (直前年の源泉徴収票): Hằng năm, công ty sẽ phát giấy này vào khoảng tháng 12.
- Sơ yếu lý lịch 履歴書.
Nhờ công ty chuẩn bị:
- Pamphlet giới thiệu về công ty mới (Nếu công ty không có thì bạn in phần giới thiệu từ trang chủ website của công ty !)
- Bản gốc của giấy 履歴事項全部証明書 đăng ký công ty: Bạn có thể nhờ người của công ty lên 法務局 để xin.
- Giấy giới thiệu từ công ty 登録事項証明書: Giấy tờ này cần 源本 nên phải nhờ công ty sớm để xử lý.
- Bản sao báo cáo tài chính 決算文書の写し: Bản copy của 決算文書, tạm hiểu là tình hình kinh doanh của công ty.
- Bản sao của 前年分の給与所得の源泉徴収票 có dấu thụ lý của cục thuế (Nếu công ty đã lên sàn chứng khoán thì không cần nộp).
- Danh sách nhân sự người nước ngoài của công ty mới (nếu có).
- Lý do tuyển dụng (採用経緯説明書): Bạn có thể nhờ bên bộ phận Nhân sự của công ty hỗ trợ
Tùy theo tính chất công việc, sẽ có thêm một số loại giấy tờ khác được yêu cầu.
4. Quy trình làm thủ tục xin gia hạn visa kỹ sư tại Nhật Bản
Địa chỉ nộp hồ sơ:
Bạn hoặc nhờ người tư vấn pháp luật mang các giấy tờ đã chuẩn bị đến Cục quản lý xuất nhập cảnh để nộp.
Thời gian nộp hồ sơ:
Sáng : 9:00 – 12:00
Chiều : 13:00 – 16:00
Cục sẽ nhận hồ sơ của bạn trong 2 khung giờ trên vào tất cả các ngày trong tuần.
Nếu việc gia hạn thành công, thông thường sau khoảng 2 tuần đến 1 tháng, bạn sẽ nhận được hagaki “Thông báo” đến từ Cục quản lý xuất nhập cảnh.
Tiếp đó, để hoàn tất thủ tục xin gia hạn visa kỹ sư, bạn hay người tư vấn pháp luật cần mang theo những giấy tờ sau đến Cục quản lý xuất nhập cảnh để được nhận thẻ lưu trú mới:
– Hagaki/thư “Thông báo”.
– Phiếu 「申請受付票」 nhận được khi đến nộp hồ sơ xin gia hạn visa.
– Hộ chiếu (bản gốc).
– Thẻ lưu trú (bản gốc).
– 4000 yên tiền phí.
Trong quá trình làm thủ tục tự gia hạn visa kỹ sư tại Nhật, nếu bạn không hiểu rõ về các giấy tờ được yêu cầu nộp bổ sung thì hãy chủ động gọi điện hoặc lên trực tiếp Cục Xuất nhập cảnh để hỏi và chuẩn bị chính xác các giấy tờ yêu cầu !. Chúc các bạn thành công. Hãy cùng theo dõi những bà viết tiếp theo từ LVN Group !!