1C:Document Management hiện đang là phần mềm được nhiều doanh nghiệp ứng dụng vào mô hình quản lý kinh doanh. Vậy 1C:Document Management là gì? Chi tiết về 1C:Document Management sẽ được chúng tôi trình bày trong nội dung trình bày này. Hãy cân nhắc nội dung dưới đây !.
1/ 1C: Document Management là gì?
1C:Document Management là giải pháp tự động hóa trong công tác số hóa Văn bản điện tử và Điều hành công việc, giải pháp được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến. 1C:Document Management đáp ứng hỗ trợ trong công tác lưu trữ thông tin tập trung có cấu trúc và phi cấu trúc, giúp các cá nhân, tổ chức giải quyết công việc từ xa ở mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị di động thông qua Internet.
2/ Ưu điểm của 1C:Document Management
- Tiết kiệm chi phí tài chính một cách tối ưu nhất;
- Phù hợp các mô hình kinh doanh khác nhau;
- Giải pháp đóng gói và đám mây;
- Công nghệ thế giới vượt trội;
- Lưu trữ tập trung toàn bộ thông tin doanh nghiệp.
3/ Một số tính năng chính
3.1 Quản lý văn bản đến và văn bản đi
- Làm việc nhóm với văn bản dựa trên quyền truy cập;
- Tự động lưu lịch sử trao đổi liên lạc với đối tác;
- Luân chuyển văn bản điện tử với đối tác và hỗ trợ sử dụng chữ ký điện tử;
- Theo dõi và kiểm soát chuyển giao văn bản;
- Ghi nhận và đăng ký văn bản theo quy tắc đánh số.
3.2 Luân chuyển văn bản nội bộ
- Ghi nhận các văn bản nội bộ, như Nội quy lao động, Điều lệ công ty, Quy định, Quyết định, Hợp đồng;
- Ghi nhận liên kết giữa các văn bản, kiểm soát thực hiện văn bản;
- Thêm và xem các khuyến nghị trong thẻ văn bản;
- Hợp nhất nhiều văn bản vào thành bộ tài liệu;
- Lập các bộ tài liệu theo chủ đề nhất định;
- Quản lý lưu trữ chứng từ tài chính, nội bộ.
3.3 Kiểm soát thời hạn, kỷ luật thực hiện
- Hiển thị danh sách “nhiệm vụ cần phải làm hôm nay” trên bàn công tác của người sử dụng;
- Lãnh đạo có đặc quyền xem xét và kiểm soát các nhiệm vụ của cấp dưới;
- Gửi thông báo cho người thực hiện qua Email về các nhiệm vụ mới và quá hạn, hoặc sắp đến hạn;
- Ghi nhận và kiểm soát việc gia hạn nhiệm vụ;
- Tự động tính công lao động thực hiện công việc;
- Thống kê nhiều dạng báo cáo về kỷ luật thực hiện;
- Tự động gửi báo cáo kiểm soát qua Email;
- Kiểm soát và phân tích các vòng lặp khi thực hiện công việc nhất định.
3.4 Tìm kiếm nhanh
- Tìm kiếm theo thuộc tính;
- Tìm kiếm toàn văn;
- Tìm kiếm toàn văn và nội dung tệp theo định dạng phổ biến.
3.5 Đặt phòng họp
- Quản lý phòng họp và trang thiết bị tại nhiều địa điểm trên một hệ thống duy nhất;
- Thiết lập một hệ thống duy nhất để áp dụng cho việc quản lý họp;
- Giảm đáng kể thời gian cho chuyên viên và bộ phận liên quan đã sử dụng trong việc quản lý phòng họp, đăng ký và theo dõi lịch họp;
- Loại bỏ các lỗi phát sinh thường gặp như kẹt phòng, lên lịch họp trùng cho nhiều cuộc họp cùng lúc;
- Đưa ra yêu cầu bộ phận văn phòng gửi tới các trang thiết bị và các nhu cầu cần thiết;
- Cung cấp khả năng tìm kiếm phòng trống đáp ứng đủ các tiêu chuẩn để tổ chức cuộc họp theo nhu cầu và nhanh chóng thực hiện đăng ký từ kết quả tìm kiếm.
3.6 Quản lý, ghi nhận vắng mặt
- Ghi nhận vắng mặt vì lý do như: đi công tác, nghỉ ốm, nghỉ phép hoặc lý do khác;
- Cho phép nhân sự được ủy quyền thực hiện công việc trong khoảng thời gian nghỉ việc. Sử dụng tính năng này giúp cho dòng chảy công việc và năng suất lao động vẫn duy trì tốt, không dẫn đến phản ứng dây chuyền, chồng chéo;
- Đưa ra cảnh báo cho người giao giao việc hoặc người cần tương tác công việc biết thời gian vắng mặt của người lao động.
3.7 Quản lý cuộc họp và sự kiện
- Hỗ trợ đa dạng các kiểu cuộc họp khác nhau như cuộc họp bên ngoài, cuộc họp nội bộ, biên bản, với người quản lý…;
- Chương trình tự động ghi nhận toàn bộ vòng đời của cuộc họp từ khi chuẩn bị, đến khi phân tích hiệu quả tiến hành cuộc họp và thực hiện các quyết định đã được thông qua.
3.8 Thảo luận nội bộ
- Giúp các cá nhân có thể trao đổi, chia sẻ thông tin trực tuyến, hỗ trợ trong việc trao đổi nội bộ, xử lý văn bản và công việc;
- Giao tiếp thống nhất trên một hệ thống, toàn bộ thành viên trong doanh nghiệp có thể tương tác, call, call video, chat, liên lạc trực tiếp như tương tác trên các ứng dụng thường dùng khác (ví dụ như: skype, Hotline,…).
3.9 Quản lý xe và đặt xe công tác
Chức năng quản lý xe và đặt xe công tác giúp doanh nghiệp quản lý xe và điều phối xe phù hợp, mang lại hiệu quả cao và tiết kiệm nguồn lực cho doanh nghiệp.
Chức năng đặt xe trên 1C:Document Management cho phép người dùng đăng ký sử dụng xe cho cá nhân đi công tác, hoặc cho bộ phận. Tránh được tình trạng trùng lặp lịch sử dụng xe, từ đó sẽ đưa ra phương án chọn xe khác phù hợp hơn.
3.10 Một số tính năng khác
- Quản lý hợp đồng;
- Làm việc với tệp;
- Số hoá văn bản và Lưu trữ hồ sơ;
- Giao việc và thực hiện công việc;
- Phê duyệt đề xuất, tờ trình;
- Ghi nhận thời gian công tác;
- Tự động hoá các điều kiện lộ trình;
- Quản lý tài sản, dự án;
- Thống kê nhiều dạng báo cáo;
- Chức năng tìm kiếm nhanh.
4/ 1C:Document Management phù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp
1C:Document Management dễ dàng triển khai và sử dụng, áp dụng cho tất cả các mô hình tổ chức như các đơn vị nhà nước, các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ hay mô hình Tập đoàn có nhiều đơn vị thành viên… với nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau như Ngân hàng, Xây dựng, Kiểm toán, Luật, Sản xuất, Thương mại, Dịch vụ, Du lịch, Giáo dục, BĐS, hành chính sự nghiệp…
4.1 Bộ chuẩn
1C:Document Management (PRO) dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, các đơn vị hành chính sự nghiệp với cơ cấu tổ chức và quy trình luân chuyển văn bản, hồ sơ công việc không quá phức tạp.
4.2 Bộ tùy chỉnh
1C:Document Management dễ dàng và đáp ứng tất cả tùy chỉnh theo theo yêu cầu đặc thù của khách hàng trong quá trình triển khai hoặc sau khi vận hành, luôn cập nhật phát triển cùng với tuổi đời của doanh nghiệp theo xu thế của thời đại.
4.3 Bộ nâng cao
1C:Document Management (CORP) dành cho doanh nghiệp vừa và lớn, mô hình tập đoàn, đơn vị hành chính sự nghiệp với cơ cấu tổ chức và quy trình luân chuyển văn bản, hồ sơ công việc phức tạp.
Trên đây là một số thông tin có liên quan đến 1C:Document Management và những ưu điểm của chúng mang lại cho doanh nghiệp mà chúng tôi đã thu thập được. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được trả lời.