Bản mô tả công việc là gì? Cách xây dựng bản mô tả công việc.

Đối với bộ phận nhân sự phụ trách tuyển dụng trong mỗi doanh nghiệp, việc xây dựng một bản JD ( Job Description ) hay còn gọi là “Bản mô tả công việc”  tiêu chuẩn là vô cùng cần thiết và cần thiết.Bởi ,  Bản mô tả công việc là một tài liệu cần thiết được sử dụng trong mọi hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp, đặc biệt là công tác tuyển dụng. Vậy bản mô tả công việc là gì? Và cách xây dụng bản mô tả công việc thế nào cho đạt tiêu chuẩn và hiệu quả?Hãy cùng nội dung trình bày hôm nay nghiên cứu kỹ hơn về vấn đề này !.

1.Khái niệm và vai trò của bản mô tả công việc

1.1 Khái niệm

Bản mô tả công việc (Job Description) là tài liệu gửi tới những thông tin tóm tắt về bản chất chức năng, nhiệm vụ và các yêu cầu của một vị trí công việc.Mục đích xây dựng bản mô tả công việc là đưa ra những chỉ dẫn cụ thể cho người lao động và các cấp quản lý trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

1.2 .Vai trò 

• Bản mô tả công việc được sử dụng phổ biến nhất trong công tác tuyển dụng, có vai trò giúp ứng viên hiểu rõ những tiêu chuẩn đánh giá và tuyển chọn cho vị trí công việc. Đồng thời đưa ra định hướng để ứng viên xác định được liệu họ có phù hợp với công việc đó được không.
• Trong công tác định hướng nhân sự, bản mô tả công việc giúp các chuyên viên hiểu được kỳ vọng của tổ chức dành cho họ và nhận thức rõ về nhiệm vụ cũng như trách nhiệm trong công việc, từ đó cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao phó.
• Trong quản trị thành tích, bản mô tả công việc đóng vai trò như một khung tham chiếu để người quản lý có tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc  của chuyên viên rõ ràng và là cơ sở để xây dựng hệ thống đãi ngộ hợp lý.
• Đặc biệt, bản mô tả công việc càng cần thiết và bắt buộc trong trường hợp doanh nghiệp mới thành lập hoặc khi xuất hiện đầu công việc mới.

2.Các nguyên tắc cơ bản trong viết mô tả công việc

2.1. Mục tiêu công việc

Bản mô tả công việc phải nêu lên được mục tiêu của vị trí công việc: “vị trí này tồn tại để làm gì cho công ty?”. Đây chính là mục tiêu công việc phù hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí này đảm nhận.

2.2 Chức năng và nhiệm vụ

Chức năng của mỗi vị trí được phân bổ từ chức năng chung của bộ phận. Đề thực hiện được từng chức năng này, bản mô tả công việc phải chỉ ra được các nhiệm vụ chủ yếu. Nói cách khác, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ.Nhiệm vụ được mô tả với các động từ hành động cụ thể nhưng không phải là dạng quy trình. Mô tả “làm cái gì” chứ không mô tả “làm thế nào”. Chức năng và nhiệm vụ cần được sắp xếp theo thứ tự cần thiết và trình tự thực hiện, đồng thời nên được diễn tả ngắn gọn và rõ ràng.

Một số bản mô tả công việc cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ dẫn đến danh sách nhiệm vụ rườm rà mà vẫn có thể không mô tả hết được các nhiệm vụ có thế phát sinh khi thực hiện công việc.Mỗi nhiệm vụ riêng lẻ hoặc một vài nhóm nhiệm vụ sẽ có mô tả yêu cầu kết quả kỳ vọng tổng thể cho vị trí công việc. Đây là những tiêu chuẩn đánh giá định tính, là cơ sở để quản lý thực hiện công việc đối với người quản lý cũng như tiêu chí thực hiện công việc cho chuyên viên như đã đề cập trên đây.

2.3. Quyền hạn và trách nhiệm

Quyền hạn và trách nhiệm phải tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí. Mỗi cá nhân được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình với các quyền hạn này, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ đó.

Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay uỷ quyền ký kết văn bản, quyết định. Trong khi đó, các trách nhiệm chủ yếu là về tài sản, tài chính, pháp lý, con người liên quan tới quá trình thực thi nhiệm vụ.

2.4. Yêu cầu năng lực

Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết ở mức tối thiểu đối với vị trí để thực hiện được các nhiệm vụ đã nêu, chứ không phải là mô tả về năng lực của các cá nhân thực tiễn tại công ty. Các yêu cầu năng lực cơ bản có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ.

3. Các bước xây dựng bản mô tả công việc chuẩn và chi tiết

Bước 1: Thu thập thông tin về công việc

Thu thập những thông tin cần thiết về vị trí công việc là công tác đầu tiên khi xây dựng bản mô tả công việc đạt chuẩn. Việc này sẽ gửi tới cho người viết những dữ liệu chính xác về yêu cầu cũng như các tiêu chuẩn cần thiết trong việc thực hiện công việc.

Bước 2: Xác định bối cảnh thực hiện công việc

• Quan hệ báo cáo: Được định vị trong cơ cấu tổ chức, xác định trách nhiệm giải trình với cấp trên
• Quan hệ giám sát: Được định vị trong cơ cấu tổ chức, xác định ai sẽ là người giám sát quy trình thực hiện công việc của người lao động
• Quan hệ với người khác: Quan hệ giữa các phòng ban khác trong việc hỗ trợ lẫn nhau
• Điều kiện công tác: Cần chú ý đến những nhân tố môi trường gây nguy hiểm hoặc ngắt quãng  quá trình công tác như nhiệt độ quá cao/thấp, môi trường công tác ồn ào/có rung chấn,…

Bước 3: Xác định nội dung công việc

Nội dung công việc bao gồm các hoạt động chức năng mà chuyên viên phải thực hiện để đạt được mục tiêu công việc. Nội dung công việc bao gồm 3 cấp độ từ khái quát đến chi tiết:

• Cấp độ 1 (Bao quát) – Đề cập đến các chức năng/nhiệm vụ chung
• Cấp độ 2 (Căn cứ) – Diễn giải các nhiệm vụ một cách cụ thể, là những gì mà chuyên viên phải thực hiện khi triển khai một chức năng của công việc hoặc để tạo ra một sản phẩm/dịch vụ cụ thể
• Cấp độ 3 (Chi tiết) – Các công đoạn chi tiết cần được triển khai để hoàn thành nhiệm vụ

Bước 4: Xác định các yêu cầu đối với công việc

Xác định những yêu cầu đối với người thực hiện là một trong những bước cần thiết nhất trong công tác xây dựng bản mô tả vị trí công việc. Các yêu cầu đối với chuyên viên bao gồm những khía cạnh sau:

• Kiến thức: Những kiến thức và hiểu biết về chuyên môn cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ
• Kỹ năng: Khả năng thực hiện một nhiệm vụ cụ thể (mang tính thao tác, có thể thực hiện được thông qua đào tạo)
• Năng lực: Khả năng thực hiện những nhiệm vụ phi thao tác bao gồm: trí lực, thể lực, năng lực tâm lý, năng lực tư duy,…
• Các yêu cầu khác: Một số yêu cầu về pháp lý (bằng cấp, chứng chỉ), yêu cầu về tính cách (tinh thần công tác, đạo đức nghề nghiệp) hay yêu cầu về sự sẵn sàng (ngày bắt đầu công tác)

Bước 5: Xác định quyền hạn đối với công việc

Khâu cuối cùng để hoàn thiện quy trình xây dựng bản mô tả công việc là xác định quyền hạn của người thực hiện công việc. Đây là những quyền lợi chính đáng mà người lao động được hưởng như đã đề cập ở nội dung bên trên. Lưu ý các quyền hạn phải được liệt kê trọn vẹn nhằm đảm bảo lợi ích cho người thực hiện công việc.

4.Một số câu hỏi liên quan thường gặp?

4.1.Ưu điểm và khuyết điểm của Bảng ghi chép các công việc đã thực hiện trong ngày?

+ Ưu điểm: Bảng ghi chép này nhằm giúp cho người giữ vị trí kiểm soát được việc sử dụng thời gian thực sự đối với từng công việc. Bảng ghi chép có thể đơn giản chỉ là một lịch bố trí tiền độ công tác được soạn bởi phần mềm Microsoft Project.

+ Khuyết điểm: Chỉ dành riêng cho các vị trí không thể quan sát được như cấp quản lý, chuyên gia hoặc các công việc được thực hiện ngoài giờ, ngoài văn phòng, không thường xuyên.

4.2.Tiêu chuẩn cần có trong một bản mô tả công việc là gì?

Viết JD công việc được liệt vào một kỹ năng cần thiết và cực kỳ cần thiết đối với nhân sự tuyển dụng. Nó đánh giá được mức độ thu hút ứng viên, mô tả càng chính xác và chi tiết các đầu việc sẽ đảm bảo được việc tuyển chọn được ứng viên phù hợp hơn. 

Muốn có được một bản mô tả công việc tốt, cần dựa trên tiêu chuẩn nhất định:

• JD đảm bảo rõ ràng, sử dụng từ ngữ giúp ứng viên dễ dàng hiểu được trách nhiệm công việc cũng như những điều họ cần làm khi vào doanh nghiệp.
• Định hướng mục tiêu lẫn tiêu chuẩn cho ứng viên để họ có thể hoàn thành tốt công việc.
• Tạo sự khác biệt và hấp dẫn để thu hút được ứng viên so với những doanh nghiệp khác ở trên thị trường hiện nay. 

 4.3.Để viết một bảng mô tả công việc hấp dẫn cần làm những gì?

Thứ nhất,Tạo một hình dung rõ ràng.Phải xác định được ứng viên cần có trình độ chuyên môn thế nào và sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những công việc gì… Thứ hai,Đừng quá chính xác.Căn cứ,Nếu vị trí công việc không đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao thì bạn chỉ nên đặt ra các yêu cầu cho ứng viên ở mức tương đối. Nếu bạn yêu cầu chính xác từng điều kiện thì rất dễ bỏ lỡ chuyên viên tốt chỉ vì tại thời gian phỏng vấn họ chưa đáp ứng được các kỹ năng cần thiết. 

Thứ ba,Tối ưu từ khóa cho các công cụ tìm kiếm

Thứ tư,hãy sử dụng checklist