Bảng cân đối tài khoản là gì? Và cách lập bảng như thế nào?

Trong lĩnh vực tài chính – kế toán, hẳn bạn đọc đã từng ít nhất một lần nghe đến thuật ngữ Bảng cân đối tài khoản. Vậy Bảng cân đối tài khoản là gì? Sau đây, Luật LVN Group sẽ phân tích để quý bạn đọc có cái nhìn khách quan và chính xác hơn về thuật ngữ này.

1. Bảng cân đối tài khoản là gì?

Bảng cân đối tài khoản hay còn được gọi là bảng cân đối phát sinh được lập ra với mục đích kiểm tra và đối chiếu lại những dữ liệu được ghi trong sổ sách và chứng từ. Nhờ vậy mà kiểm soát được tính chính xác của các số liệu trước khi lập vào bảng cân đối kế toán cũng như tiến hành các nghiệp vụ kinh tế khác.

Bảng cân đối tài khoản chính là phụ biểu của báo cáo tài chính được gửi đến cho các đơn vị thuế. Bảng này sẽ phản ánh tổng quát tình hình tăng giảm số phát sinh trong năm, nguồn vốn, nợ phải trợ, doanh thu, các thu nhập khác cũng như kết quả hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Bảng cân đối phát sinh sẽ bao gồm 8 mục, cụ thể như sau:

• 1. Số hiệu tài khoản: ghi số hiệu của từng tài khoản cấp 1 hoặc cả tài khoản cấp 1 và cấp 2 doanh nghiệp sử dụng trong năm báo cáo.
• 2. Tên tài khoản: ghi tên của từng tài khoản theo thứ tự từng loại mà doanh nghiệp đang sử dụng.
• 3, 4. Số dư đầu năm: Phản ánh số dư Nợ đầu năm và dư “có” theo từng tài khoản. Số liệu để ghi được căn cứ vào sổ cái hoặc nhật ký.
• 5, 6. Số phát sinh trong năm: Căn cứ vào tổng số phát sinh bên Nợ, số phát sinh bên có của từng tài khoản trong năm báo cáo. Số liệu ghi được căn cứ vào tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có của từng tài khoản ghi trên sổ cái hoặc nhật ký sổ cái trong năm báo cáo.
• 7, 8. Số dư đầu năm: dùng để phản ánh số dư Nợ cuối năm và số dư Có cuối năm theo từng khoản mục của năm báo cáo.

Bảng cân đối phát sinh là phương pháp sử dụng để kiểm tra tổng quát tất cả các số liệu đã ghi trên tài khoản tổng hợp. Bảng cân đối số phát sinh được lập trên hai cơ sở:

• Tổng số dư Nợ của tất cả những tài khoản tổng hợp bằng tổng số dư của bên Có
• Tổng số phát sinh Nợ của tất cả những tài khoản tổng hợp bằng tổng số dư của bên Có.

Hơn nữa, sau khi lập bảng cân đối tài khoản, các kế toán nên tiến hành kiểm tra và đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ cái, đối chiếu công nợ khách hàng, kiểm tra hàng tồn kho, kiểm tra bảng lương cũng như các chi phí khác để đảm bảo bảng cân đối chính xác.

Tùy thuộc vào từng trường hợp và nguyên nhân dẫn đến việc mất cân đối mà các kế toán viên sẽ có hướng giải quyết cụ thể:

• Do sai sót ở phần định khoản: kế toán doanh nghiệp cần kiểm tra lại từng định khoản để điều chỉnh cho chính xác
• Nhập sai hàng tồn kho: đối chiếu bảng xuất – nhập – tồn và kiểm tra cẩn thận phương pháp tính giá xuất kho, giá ghi nhận vốn cũng như kiểm tra hàng trước khi xuất xem có phiếu nhập kho được không và chính sửa cho đúng.
• Quỹ tiền mặt doanh nghiệp bị âm: Khi đó, kế toán cần kiểm tra nguyên nhân tại sao quỹ tiền âm. Trong trường hợp không tìm được nguyên nhân thì các kế toán cần nhanh chóng giải quyết bằng cách tiến hành vay ngắn hạn cá nhân để bổ sung quỹ hoặc thu hồi công nợ để bổ sung vào quỹ.
• Do sai sót ở phân bổ chi phí trả trước, khấu hao: Trong trường hợp này, kế toán cần thực hiện bút toán để phân bổ lại cho phù hợp.

Lý do có thể xuất phát từ 3 nguyên nhân chính: do sai sót tại phần định khoản, kế toán nhập sai dữ liệu hàng tồn kho hoặc quỹ tiền mặt của doanh nghiệp là số âm.