ERP hiện nay đang được ứng dụng trong rất nhiều doanh nghiệp khác nhau, đặc biệt là các doanh nghiệp về Logistics. Việc ứng dụng ERP hiện nay đang được triển khai nhiều hơn, tuy nhiên còn nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong khâu vận dụng vào thực tiễn. Vậy Học ERP bắt đầu tư đâu, nội dung trình bày sau đây Luật LVN Group sẽ trả lời những thông tin trên:
Bắt đầu thế nào với ERP?
1. ERP là gì?
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). Phần mềm ERP bao gồm các công cụ quản lý quy trình kinh doanh chiến lược và mạnh mẽ có thể được sử dụng để quản lý thông tin trong một tổ chức. Mặc dù ngày nay mọi công ty và tổ chức hoạt động khác nhau, họ đều phải đối mặt với một thách thức chung: để duy trì cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày nay, họ cần một phương pháp độc lập và hiệu quả để lưu trữ và truy cập thông tin. Đó là tình huống mà hệ thống ERP có vai trò cần thiết. Hệ thống ERP tích hợp tất cả các khía cạnh của một doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện có thể được truy cập bởi các cá nhân trong toàn bộ tổ chức.
Với phần mềm ERP hiệu quả có sẵn, chủ sở hữu và lãnh đạo doanh nghiệp có thể tự động hóa và đơn giản hóa các công việc hậu bị tẻ nhạt, giúp người lao động trở nên hiệu quả hơn và thành công trong vai trò của họ và có cái nhìn trong thời gian thực về công việc bên trong của hoạt động.
2. Vai trò của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp
2.1.Phần mềm ERP giúp quản lý dễ dàng và hiệu quả nguồn nhân lực
Phần mềm ERP giúp cho các doanh nghiệp có thể quản lý nguồn nhân lực của mình một cách dễ dàng.
Khi các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP thì đồng nghĩa với việc tạo ra một hệ thống quản lý toàn bộ bao gồm các hoạt động công việc và kết quả của từng chuyên viên trong công ty.
Cũng chính vì vậy, phần mềm ERP đang là sự lựa chọn tốt nhất và tối ưu nhất dành cho các doanh nghiệp hiện nay.
2.2. Phần mềm ERP giúp tiết kiệm chi phí quản lý và gia tăng lượng khách hàng
Phần mềm ERP giúp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý, tối đa hóa năng suất của người lao động nhờ tính liên kết giữa các phòng ban và chuẩn hóa quy trình xử lý công việc theo luồng thông qua việc sử dụng phần mềm. Đặc biệt hơn là giúp tiết kiệm chi phí quản lý cho doanh nghiệp.
Phần mềm ERP quản trị tất cả các hệ thống quản lý khác như: mua hàng, bán hàng, sản xuất, kế toán… giúp tiết kiệm chi phí đầu tư phần mềm.
2.3. Phần mềm ERP giúp tăng doanh thu và lợi nhuận
Phần mềm ERP giúp giữ chân khách hàng cũ và gia tăng khách hàng mối tốt hơn, điều này giúp cho doanh nghiệp ngày càng tiếp cận được nhiều khách hàng hơn và do đó gia tăng được doanh thu bán hàng.
Với tính năng quản trị hoạt động bán hàng, được liên kết với tính năng quản lý kho, tính năng quản trị tài chính – kế toán giúp cho doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả lượng hàng xuất nhập kho, kiểm soát hiệu quả dòng tiền thu về từ hoạt động bán hàng, do đó giảm thiểu được tối đa các loại chi phí cũng như thất thoát giúp gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
3. Bắt đầu thế nào với ERP?
Khi tăng trưởng diễn ra quá nhanh, lãnh đạo doanh nghiệp lúng túng trong việc kiểm soát thông tin, họ nên tìm đến “Giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” (ERP).
3.1. Triển khai ERP: Những công đoạn nào?
Phương pháp tư vấn hiện đại về triển khai hệ thống ERP bao gồm các bước sau:
1) Đưa ra các qui trình, giải pháp đã triển khai để khách hàng cân nhắc.
2) Liên hệ với các khách hàng đã triển khai ERP hoặc đưa lãnh đạo doanh nghiệp đang tư vấn đi thực tiễn các mô hình triển khai thành công.
3) Đào tạo những người sử dụng chính, cán bộ nghiệp vụ chủ chốt nắm vững qui trình chuẩn đã có của hệ thống phần mềm ERP.
4) Từ đó bắt đầu khảo sát nghiên cứu các nghiệp vụ của khách hàng.
5) Xây dựng giải pháp và tư vấn cho khách hàng dựa trên hệ thống qui trình của ERP mà khách hàng đã nắm vững.
6) Phân tích, tư vấn cho khách hàng những điểm lợi, hại trong các yêu cầu thay đổi qui trình trong hệ thống ERP chuẩn.
3.2. Chi phí đầu tư cho một hệ thống ERP
Việc đầu tư hệ thống ERP rất khác so với phần mềm hoạt động đơn lẻ. Chi phí ước tính đầu tư cho hệ thống ERP bao gồm: chi phí đầu tư phần cứng, cơ sở hạ tầng, truyền thông (như máy tính, hệ thống mạng, đường truyền, máy chủ…); chi phí bản quyền (gồm việc mua cho các máy tính, máy chủ, các phần mềm nhà gửi tới ERP yêu cầu, thường là hệ quản trị dữ liệu); chi phí trả cho nhà gửi tới phần mềm ERP. Mặt khác, doanh nghiệp có thể phải trả một số chi phí như chi phí tư vấn ban đầu nếu thuê tư vấn hệ thống riêng, chi phí đào tạo phát sinh khi có sự thay đổi nhân sự trong quá trình triển khai, chi phí phát sinh thêm trong quá trình vận hành.
3.3. ERP: Chọn giải pháp “nội” hay “ngoại”?
EPR ngoại nhập có nhiều qui trình trọn vẹn và chi tiết, có các qui trình riêng cho từng ngành nghề, theo chuẩn quốc tế, sự ổn định cao, người sử dụng hoàn toàn tuân thủ và thực hiện công việc theo qui trình đã có trên hệ thống. Vì vậy, ERP ngoại thích hợp cho các doanh nghiệp lớn, qui trình ổn định, một hệ thống quản lý áp đặt được công việc cho cán bộ thực hiện.
ERP ngoại tuy hoạt động theo chuẩn mực quốc tế nhưng khi áp dụng vào trong từng nước có thể không phù hợp. Căn cứ, để áp dụng vào Việt Nam, module kế toán được coi là xương sống của ERP không thể áp dụng được theo chuẩn mực, chế độ, các qui định kế toán của Việt Nam. Vì vậy công tác này sẽ phải thực hiện theo kiểu thủ công hoặc mua một phần mềm kế toán thực hiện báo cáo theo đúng qui định. Do đó, sẽ mất đi tính toàn vẹn, hoàn chỉnh của hệ thống ERP.
Tuy không trọn vẹn qui trình như ERP ngoại, phần mềm ERP nội có ưu điểm đó là nắm rõ các nghiệp vụ, nhu cầu các doanh nghiệp trong nước, tuân thủ đúng qui định, chuẩn mực tài chính trong nước. Phát triển theo hướng lập trình cho từng lĩnh vực riêng cho các doanh nghiệp trong nước, tạo ra sản phẩm có thể may đo thêm những tùy biến theo yêu cầu của doanh nghiệp. Với cách linh hoạt này tạo cho doanh nghiệp khả năng ứng dụng cao hơn, trên cơ sở vẫn kế thừa qui trình quản lý hay mà doanh nghiệp đang áp dụng và qui trình quản lý hiện có trên hệ thống ERP nội.
Xét về mặt giá cả, ERP ngoại có giá cao hơn nhiều lần so với ERP nội. Các phần mềm ERP nội có giá mềm dẻo và linh hoạt hơn trong việc đưa ra các gói sản phẩm và việc thực hiện triển khai theo từng module.
4. Triển khai hệ thống ERP tại tổ chức của bạn
Sau khi biết được những thông tin Học ERP bắt đầu từ đâu? thì bạn hãy sẵn sàng triển khai hệ thống ERP tại tổ chức của bạn, hãy làm theo các thực tiễn tốt nhất và mẹo sau để đảm bảo đạt được thành công:
- Tìm hiểu các quy trình kinh doanh và yêu cầu chính. Hiểu rõ tất cả các lĩnh vực, quy trình và công cụ bổ sung cho doanh nghiệp của bạn. Dành thời gian ghi lại các lĩnh vực gặp sự cố, các quy trình hiệu quả, câu hỏi mà bạn có và bất kỳ quan sát nào khác mà bạn muốn ghi lại để chuẩn bị triển khai hệ thống mới tại doanh nghiệp của bạn.
- Xây dựng trường hợp kinh doanh cho ERP với ROI tích cực. Tạo danh sách các lợi ích khi triển khai phần mềm ERP. Chia sẻ danh sách với các thành viên nhóm, người đưa ra quyết định và cổ đông chính. Tập trung vào những gì không hiệu quả tại tổ chức của bạn và bạn suy nghĩ một hệ thống ERP sẽ giúp thế nào. Xác định các chỉ số đo lường kết quả hoạt động (KPI) mà bạn có thể đánh giá sau khi triển khai toàn bộ hệ thống mới trong tổ chức của bạn.
- Đảm bảo cam kết tài nguyên và quản lý dự án phù hợp. Chỉ định một thành viên trong nhóm công việc quản lý quy trình triển khai từ bắt đầu đến kết thúc. Đảm bảo người đó có các tài nguyên cần thiết để thành công.
- Nhận cam kết của tổ chức và lãnh đạo. Nhận hỗ trợ trọn vẹn và cam kết của mọi người tại tổ chức của bạn, từ trên xuống dưới. Đảm bảo mọi người hiểu bạn đang làm gì, tại sao bạn lại làm như vậy và điều đó ảnh hưởng đến họ và công việc của họ thế nào.
- Nhận biết giá trị của việc lập kế hoạch sớm. Giảm lượng thời gian cần thiết để triển khai toàn bộ hệ thống ERP tại tổ chức của bạn bằng cách lập kế hoạch trước. Suy nghĩ về tài nguyên bạn sẽ cần cho mỗi bước để thực hiện giai đoạn triển khai trơn tru và hiệu quả nhất có thể.
- Tập trung vào di chuyển dữ liệu sớm trong quy trình triển khai. Xác định lượng dữ liệu lịch sử mà bạn muốn di chuyển vào hệ thống, sau đó lập kế hoạch để bắt đầu quy trình sớm nhất có thể. Chờ đợi cho đến khi việc kết thúc có thể tác động đến hoạt động kinh doanh của bạn. Đầu tư vào đào tạo và quản lý thay đổi. Cung cấp cho chuyên viên và thành viên nhóm đủ thời gian để hiểu tại sao bạn triển khai một hệ thống mới và hệ thống đó sẽ ảnh hưởng đến vai trò của họ thế nào. Đảm bảo mọi người được đào tạo và khuyến khích các thành viên nhóm liên hệ với bạn nếu họ cần trợ giúp.
- Hiểu lý do bạn triển khai ERP. Ghi nhớ lý do bạn triển khai một hệ thống mới ở nơi đầu tiên. Xác định các yêu cầu, thiết lập số liệu và xây dựng một kế hoạch kinh doanh chỉ rõ những lợi ích mà công ty muốn có từ việc triển khai.
- Nhờ sự trợ giúp từ bên ngoài khi cần. Nếu cho rằng bạn cần thêm trợ giúp trong bất kỳ giai đoạn triển khai nào, hãy liên hệ với một tư vấn viên và tận dụng chuyên môn và tư vấn của họ.
5. Luật LVN Group có gửi tới phần mềm kế toán được không?
Hiện nay, Luật LVN Group đã chuẩn bị cho ra mắt phần mềm kế toán phục vụ cho các doanh nghiệp. Nắm bắt được những vấn đề mà cả kế toán và chủ doanh nghiệp gặp phải, liên tục cải tiến từng ngày nhằm đem lại phần mềm kế toán ưu việt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tận dụng những ưu điểm và khắc phục những nhược điểm nêu trên, hiện nay Công ty Luật LVN Group sắp phát hành phần mềm kế toán với các ưu điểm:
• Xem báo cáo điều hành mọi lúc mọi nơi: Giám đốc, kế toán trưởng có thể theo dõi tình hình tài chính ngay trên di động, kịp thời ra quyết định điều hành doanh nghiệp.
• Tự động nhập liệu hóa đơn mua hàng, bán hàng, nhập khẩu dữ liệu từ excel giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các số sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
• Hỗ trợ kiểm soát chứng từ hợp lệ: Gợi ý thông tin KH/NCC dựa trên MST giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu. Cảnh báo NCC ngưng hoạt động tránh rủi ro về chứng từ.
• Giám sát tồn kho: Nắm bắt thông tin tồn kho chi tiết theo từng nhu cầu quản trị của DN như số lô, HSD màu sắc, chủng loại giúp tránh thất thoát, lãng phí.
Vì vậy, với những nội dung mà Luật LVN Group gửi tới thì bạn đã biết được những thông tin về Học ERP bắt đầu từ đâu và bắt đầu nó thế nào rồi đúng không? Mặt khác, LVN Group cũng đã gửi tới đến quý bạn đọc sản phẩm mới ra mắt tại LVN Group về phần mềm kế toán để phục vụ các quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại LVN Group. Mọi thông tin hay câu hỏi có thể phản hồi trực tiếp dưới nội dung trình bày hoặc liên hệ với chúng tôi để được đội ngũ chuyên viên hỗ trợ kịp thời. Công ty Luật LVN Group – Đồng hành pháp lý cùng bạn.