Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì và những điều cần biết

Biên bản điều chỉnh chứng từ được sử dụng khi doanh nghiệp xuất chứng từ bị sai sót thông tin gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của Luật LVN Group sẽ trả lời cho quý bạn đọc Biên bản điều chỉnh chứng từ là gì và những điều cần biết.

1. Khái niệm biên bản điều chỉnh chứng từ

Biên bản điều chỉnh hóa đơn được lập cùng hóa đơn điều chỉnh, dùng khi hóa đơn có các sai sót về thời gian, số tiền, địa chỉ hoặc nội dung. Việc phát hành hóa đơn chính là căn cứ của điều chỉnh hóa đơn.

2. Trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh chứng từ

Biên bản điều chỉnh hóa đơn là một trong những chứng từ kế toán mà đơn vị kinh doanh cần khi hóa đơn đã lập có sai sót. Thông tư số 39/2014/TT-BTC được ban hành bởi Bộ Tài chính có quy định rõ các trường hợp cụ thể doanh nghiệp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Tại Khoản 3, Điều 20, Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính quy định trường hợp doanh nghiệp đã lập và giao hóa đơn cho người mua, hàng hóa/dịch vụ đã được cung ứng và người mua đã kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót, người bán và người mua cần xử lý như sau:

– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc thỏa thuận bằng văn bản có trình bày rõ sai sót.

– Lập hóa đơn điều chỉnh sai sót và phải chú thích rõ ràng sai sót xảy ra. Ví dụ: Điều chỉnh số lựa hàng hóa (tăng/giảm), địa chỉ hóa đơn, giá bán, thuế GTGT,…

– Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh hóa đơn, người mua và người bán cần kê khai điều chỉnh theo hướng dẫn của pháp luật.

Các đơn vị kinh doanh cần lập biên bản điều chỉnh để giảm giá trị hóa đơn sau khi đã lập hóa đơn và chuyển cho người mua, hàng hóa/dịch vụ đã được giao, người bán và người mua đã kê khai thuế nhưng phát hiện sai sót giá trị hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn cao hơn so với thực tiễn.

Trong trường hợp này, sau khi lập biên bản điều chỉnh giảm có ghi rõ sai sót, người mua cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị của hàng hóa, dịch vụ theo giao dịch thực tiễn. Căn cứ vào biên bản điều chỉnh đã lập, bên bán và bên mua cần tiến hành kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào và các hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.

3. Mẫu biên bản điều chỉnh chứng từ