Các chức năng của phần mềm quản lý dự án

1. Quản lý dự án phần mềm là gì

Quản lý dự án phần mềm là tập hợp các công việc được thực hiện bởi một tập thể (có thể có chuyên môn khác nhau, thực hiện công việc khác nhau, thời gian tham gia dự án khác nhau) nhằm đạt được một kết quả như dự kiến, trong thời gian dự kiến, với một dự trù kinh phí. Thuật ngữ của chuyên ngành Công nghệ phần mềm có đề cập rằng Quản lý dự án phần mềm là các hoạt động trong lập kế hoạch, giám sát và điều khiển tài nguyên dự án (ví dụ như kinh phí, con người), thời gian thực hiện, các rủi ro và quy trình thực hiện dự án nhằm đảm bảo thành công cho dự án. Quản lý dự án phần mềm cần đảm bảo cân bằng giữa ba yếu tố: thời gian, tài nguyên và chất lượng. Ba yếu tố này được gọi là “tam giác dự án”

2. Chức năng phần mềm quản lý dự án

Các phần mềm quản lý công việc khác có những chức năng giúp hỗ trợ công tác nhóm tốt cũng như theo dõi KPI. Chức năng phần mềm quản lý dự án ngoài những tính năng đó còn thêm một số tiêu chí khác giúp DN theo dõi hiệu suất, kế hoạch đang quản lý hoặc triển khai.

Các chức năng cần có trong phần mềm quản lý dự án

Quản lý dự án

• Tạo dự án mới
• Quản lý các thông tin chi tiết của dự án
• Theo dõi thông tin tổng hợp và cập nhật liên tục tình trạng của dự án

Quản lý nhân sự dự án

• Tạo nhân sự dự án
• Quản lý chi tiết các thông tin nhân sự dự án
• Gán nhân sự cho từng dự án

Quản lý gói thầu, công việc

• Tạo, lập gói thầu, công việc
• Tạo, lập kế hoạch đấu thầu
• Quản lý đấu thầu, lựa chọn nhà thầu
• Quản lý chi tiết thông tin các gói thầu, công việc

Quản lý nhà thầu dự án

• Tạo nhà thầu dự án
• Quản lý thông tin chi tiết nhà thầu tham gia dự thầu, nhà thầu trúng thầu
• Quản lý năng lực nhà thầu: Nhân sự, máy móc thiết bị, tài chính …

Quản lý hợp đồng

• Khởi tạo hợp đồng
• Quản lý thông tin chi tiết hợp đồng
• Quản lý thanh toán, quyết toán hợp đồng

Quản lý khách hàng

• Quản lý thông tin khách hàng
• Quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với doanh nghiệp
• Quản lý thông liên người liên hệ
• Quản lý các lịch công tác, công việc liên quan tới khách hàng
• Hỗ trợ import, export dữ liệu nhanh chóng trên phần mềm
• Hỗ trợ cơ chế tìm kiếm khách hàng thông minh

Hệ thống giao việc trực tuyến

• Tạo giao việc theo chức năng, nhiệm vụ, gói thầu, công việc
• Quản lý, theo dõi và tương tác giao việc mọi lúc mọi nơi

Báo cáo công việc

• Tạo báo cáo tuần, quý, năm của cá nhân, phòng ban
• Quản lý toàn bộ báo cáo của chuyên viên, phòng ban mọi lúc mọi nơi

Quản lý tiến độ dự án

• Lập tiến độ dự án
• Cập nhật và theo dõi tiến độ trực tuyến mọi lúc mọi nơi
• Báo cáo tiến độ và xử lý sự cố bất kỳ thời gian nào

Các chức năng phần mềm quản lý dự án giúp cho doanh nghiệp và chuyên viên đầu tư đều công tác trên một hệ thống duy nhất. Giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng quản lý và cập nhật tình hình công tác. Đồng thời theo dõi được tiến độ dự án tới đâu, chuyên viên nào quản ý để đốc thúc, hay ra quyết định nhanh chóng ngay trên phần mềm.

3. Lợi ích của phần mềm quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án giúp các doanh nghiệp nói riêng và người dùng nói chung có thể nắm bắt và quản lý dự án từ A đến Z, tức là từ khi bắt đầu triển khai dự án đến hoàn thành dự án, và có thể cả sau khi hoàn thành dự án.Mọi hoạt động đều được thực hiện một cách nhanh chóng và lưu lại toàn bộ trong hệ thống. Do đó, các nhà quản lý có thể theo dõi và đưa ra những chỉ đạo phù hợp và kịp thời. Khi cần người dùng cũng có thể tìm lại các thông tin của bất kỳ dự án nào một cách dễ dàng.

Phần mềm này là hệ thống thống nhất, từ quản lý đến chuyên viên cùng công tác trên hệ thống đó để người quản lý có thể dễ dàng theo dõi quá trình và tiến độ của dự án. Tuy nhiên, nó vẫn có sự phân quyền về người có quyền xem và quyền sửa dữ liệu để đảm bảo thông tin trong nội bộ.

Thay vì phải tự ghi chép, tính toán thủ công thì phần mềm giúp con người thực hiện những vấn đề đó, hơn nữa còn loại bỏ những công việc không cần thiết gây lãng phí thời gian và tiền bạc, nhờ đó có thể tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí cho doanh nghiệp.

4. Phần mềm LVN Group

Phần mềm LVN Group cho ra mắt phần mềm quản lý dự án với nhiều tính năng ưu việt. Giúp phía doanh nghiệp và quý công ty xử lý và theo dõi các vấn đề liên quan đến hợp đồng, dự án và nhân sự. Dự án là yếu tố chính tác động đến sự phát triển của doanh nghiệp. Vì lý do đó, các nhà nghiên cứu phần mềm LVN Group đã tạo ra phần mềm quản lý dự án với nhiều lợi ích và tính năng để hỗ trợ cho các doanh nghiệp khi có dự án.

Tài chính, lợi nhuận của các doanh nghiệp có được dựa vào sự thành công của các dự án được thực hiện. Vì vậy, dự án là yếu tố chính tác động đến sự phát triển của doanh nghiệp. 

Phần mềm quản lý dự án gồm các chức năng chính là: Quản lý các thông tin của dự án một cách chi tiết: Dự toán về thời gian, mức đầu tư, địa điểm, hoặc quy mô, … Quản lý thông tin đối tác và các vấn đề liên quan đến dự án; quản lý về dự toán sẽ đầu tư cho dự án: Các nguồn vốn, tổng vốn định sẽ sử dụng, kế hoạch sử dụng, các chi phí có thể phát sinh; tạo lập công việc và phân chia phù hợp, tức là các công việc của dự án sẽ được quy định một cách chi tiết và phân việc cho mỗi người sao cho phù hợp; quản lý vấn đề tài chính của dự án: các nguồn thu chi sẽ được ghi chép một cách rõ ràng; kiểm soát tiến trình của dự án, phát hiện rủi ro hoặc cơ hội phát triển của dự án; quản lý các tư liệu dự án; thống kê các số liệu, tài liệu liên quan và báo cáo một cách trọn vẹn.

Vì lý do đó, các nhà nghiên cứu đã tạo ra phần mềm quản lý dự án với nhiều lợi ích và tính năng để hỗ trợ cho các doanh nghiệp khi có dự án.

Với những tiện ích và chức năng nổi trội, các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý dự án để hỗ trợ sự phát triển cho dự án của doanh nghiệp, giúp cho các dự án có cơ hội thành công cao hơn.