Các giai đoạn cơ bản trong quy trình quản lý dự án

Sau bước đầu khởi động, thì đây là bước tiếp theo trong quy trình quản lý dự án khi bản phác thảo dự án không nhận thêm bất kỳ sửa đổi nào và đi đến hồi phê duyệt thì đã đến lúc tất cả các nguồn lực và các bên liên quan chính thức bắt tay vào giai đoạn số hai: lập kế hoạch dự án.

Trong giai đoạn này, một nhiệm vụ cần thiết bậc nhất chính là đặt mục tiêu cho dự án. Các nhà quản lý dự án có thể áp dụng hai phương pháp phổ biến nhất hiện nay để thiết lập mục tiêu, là phương pháp SMART và CLEAR.

Phương pháp lập kế hoạch dự án SMART

SMART là viết tắt của S – Specific (Tính cụ thể), M – Measurable (Có thể đo lường), A – Achievable (Tính khả thi), R – Relevant (Tính phù hợp) và  T – Time-bound (Thời hạn).

• Specific – Các mục tiêu cần trả lời được các câu hỏi cụ thể như dự án được thực hiện cho sản phẩm. dịch vụ gì, diễn ra  ở đâu, khi nào, người tham gia là ai,…
• Measurable – Tạo ra thước đo để đo lường kết quả thực hiện bằng cách đưa ra mục tiêu cụ thể, có thể đo lường bằng con số cụ thể.
• Achievable – Những mục tiêu đã đưa ra có thể đạt được với nguồn lực, thời gian hiện có được không? Khi lập kế hoạch và mục tiêu công việc, hãy xét đến khả năng giới hạn của bản thân cũng như các nguồn lực để đưa ra mục tiêu có tính khả thi..
• Relevant  – mục tiêu của dự án cần có tính thực tiễn, phù hợp với những việc liên quan. Ví dụ lên kế hoạch dự án marketing sản phẩm cần phù hợp với kế hoạch sản phẩm & kế hoạch kinh doanh của công ty trong cùng thời kỳ.
• Time-bound – Không quên đặt ra các mốc thời gian cụ thể để thực hiện dự án. Đâu là hạn chót, đâu là lúc cần phác thảo công việc, thời gian phê duyệt công việc là khi nào…. để kiểm soát thời gian, tiến độ.

Phương pháp lập kế hoạch dự án CLEAR

Với cách tiếp cận mới hơn của phương pháp CLEAR, việc tạo ra các mục tiêu cần liên quan đến môi trường kinh doanh có nhịp độ ngày càng tăng nhanh như hiện nay.

CLEAR gồm 5 ký tự là viết tắt của Collaborative – Hợp tác, Limited – Giới hạn, Emotional – Cảm xúc, Appreciable – Có thể đánh giá được và Refinable – Dễ điều chỉnh.

• Collaborative – Mục tiêu người quản lý tạo ra cần có tính kết nối, hợp tác,  cho chuyên viên cùng nhau công tác để đạt hiệu quả teamwork cao nhất.
• Limited – Mục tiêu cần được giới hạn rõ ràng  về phạm vi, nguồn lực thời gian thực hiện.
• Emotional – Cảm xúc, cảm hứng trong công việc luôn là một phần cần thiết tạo nên thành công cho dự án. Nhà quản lý cần cố gắng truyền cho các thành viên của mình nguồn cảm hứng để họ không ngừng cống hiến, nỗ lực, hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao trong dự án.
• Appreciable – Mục tiêu của dự án cần  được đánh giá là khả thi và nên chia các mục tiêu con, giúp các bên dễ dàng thực hiện và chinh phục.
• Refinable – Kế hoạch của dự án nên có sự tinh chỉnh, linh hoạt khi cần thiết.

3. Giai đoạn 3: Triển khai dự án

Khi dự án đã nhận được sự chấp thuận từ phía doanh nghiệp, tất cả các kế hoạch đã được phê duyệt, dự án chính thức được triển khai. Giai đoạn này thường được bắt đầu bằng một cuộc họp kick-off (khởi động).

Cuộc họp này nhằm mục đích nhóm của bạn giới thiệu về doanh nghiệp, đội nhóm mình, đồng thời trình bày về dự án, sản phẩm, dịch vụ của khách hàng cũng như khả năng thành công của dự án khi kết thúc.

Ngoài cuộc họp kick-off, một số nhiệm vụ khác sẽ được thực hiện trong giai đoạn bắt đầu đi vào thực thi, gồm:

• Tạo dựng đội nhóm, chọn lọc nhân sự
• Chỉ định nguồn lực cho dự án
• Thực hiện kế hoạch quản lý dự án
• Thiết lập hệ thống theo dõi
• Giao nhiệm vụ
• Tạo lịch trình dự án cập nhật dựa trên sự phát triển
• Nếu có nhu cầu, hãy cập nhật kế hoạch dự án khi cần thiết

Đây là bước cần thiết nhất trong quy trình quản lý dựa án.

4. Giai đoạn 4: Theo dõi và đánh giá

Giai đoạn theo dõi và đánh giá dễ có sự trùng lặp về thời gian diễn ra so với giai đoạn triển khai, bởi việc giám sát và kiểm soát các công đoạn của dự án được thực hiện liên tục, song song với tất cả các khâu của dự án.

Dự án có thành công được không, ngoài năng lực, tinh thần trách nhiệm của chuyên viên, thì yếu tố quyết định nằm ở vai trò của người quản lý trong việc sâu sát, theo dõi, kiểm soát, đánh giá hiệu quả vận hành của dự án.

Giám sát và kiểm soát dự án nhằm đảm bảo rằng dự án đang tiến triển đúng hướng với kế hoạch ban đầu đặt ra. Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng các công cụ trực quan, mô hình quản lý dự án để kiểm soát tiến độ, như như biểu đồ Gantt, bảng Kanban, mô hình quản trị dự án linh hoạt Agile, Scrum, phầm mềm quản lý dự án… để có thể hoàn thành công việc của mình dễ dàng và hiệu quả.

Thời đại số 4.0 còn mang đến những công cụ đắc lực hơn thế nữa cho các nhà quản lý dự án. Không chỉ là theo dõi, kiểm tra, đánh giá, người quản lý dự án đôi khi “ba đầu sáu tay” tham gia trực tiếp vào mọi công việc từ bước lập kế hoạch đến khi đóng dự án. Phần mềm quản lý dự án chính là “cứu tinh” giúp người quản lý trong việc lập kế hoạch – giao việc – cộng tác – theo dõi – đánh giá tiến độ dự án và năng suất chuyên viên.

Nhằm đáp ứng những nhu cầu trong công việc, phần mềm LVN Group với những đặc điểm, tính năng nổi bật sẽ giúp bạn bớt căng thẳng và mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc.
Một số tính năng nổi bật của phần mềm LVN Group như:
– Công nghệ lập trình tiên tiến;
– Thiết kế linh hoạt, giao diện bắt mắt, dễ sử dụng;
– Quản lý đa tiền tệ;
– Truy vấn các dữ liệu có liên quan;
– Tính hiện đại chính xác;
– Có tính chuyên nghiệp.