Các phần mềm quản lý vận đơn, quản lý giao hàng tốt nhất

Để đảm bảo việc bán hàng thuận lợi, vận chuyển hàng hóa đóng một vai trò vô cùng cần thiết, là mắt xích giúp duy trì quá trình chuyển giao, phân phối trong tổ chức. Nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày một tăng với số lượng hàng hóa vận chuyển rất nhiều. Việc quản lý theo phương án thủ công thực sự quá tải và không mang lại hiệu quả cao cho công việc kèm theo đó là những sai sót trong quá trình tính toán. Để giải quyết những vấn đề đó, ngành Logictis đã ra đời và có nhiều phần mềm quản lý giao hàng hỗ trợ cho công ty vận chuyển. Vậy Các phần mềm quản lý vận đơn, quản lý giao hàng nào tốt nhất? Hãy cùng LVN Group nghiên cứu qua nội dung trình bày dưới đây!

1. Những khó khăn của doanh nghiệp trong việc giao nhận hàng hóa

Hiện nay nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày càng tăng cao do số lượng hàng cần vận chuyển rất nhiều. Đặc biệt khi các doanh nghiệp vẫn áp dụng cách thức quản lý truyền thống nên hoạt động vận chuyển hàng hóa không mang lại hiệu quả cao và khiến doanh nghiệp gặp phải những khó khăn như:

Không kiểm soát được tiến độ công tác của chuyên viên giao hàng

Nhân viên giao hàng cho doanh nghiệp có thể là nhân sự của tổ chức đó hoặc thuộc công ty vận tải riêng, họ thường công tác bên ngoài công ty và ít có thời gian tiếp xúc trực tiếp với cấp quản lý. Chính bởi vậy mà những người quản lý trong doanh nghiệp gặp khó khăn khi kiểm soát chuyên viên giao hàng, theo dõi quá trình vận chuyển và tiến độ hoàn thành của đơn hàng.

Vấn đề này gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của tổ chức. Khi không kiểm soát được chuyên viên giao hàng, quản lý không thể đánh giá đúng năng lực công tác của họ, đồng thời không thể kịp thời xử lý những sự cố xảy ra trong quá trình vận chuyển hay sự gian lận của chuyên viên. Bên cạnh đó, nếu không được quản lý chặt chẽ, chuyên viên giao hàng chậm trễ cũng làm giảm sự hài lòng và niềm tin của khách hàng đối với sản phẩm, hình ảnh doanh nghiệp.

Khó thay đổi linh hoạt thông tin khách hàng theo nhu cầu

Một trong những khó khăn thường thấy đối với doanh nghiệp trong vấn đề giao nhận hàng hóa đó là khi khách hàng có nhu cầu thay đổi thông tin nhận hàng nhưng công ty không cập nhật đúng nhu cầu.

Có nhiều trường hợp doanh nghiệp áp dụng cách thức giao hàng cấp tốc khoảng 2 – 3 giờ, khách hàng có thể chủ động hơn trong việc nhận hàng. Tuy nhiên hiện nay đa số các sản phẩm được giao trong khoảng 2 – 3 ngày, do vấn đề địa lý hoặc tình trạng sẵn có của hàng hóa. Khi này nếu khách hàng có nhu cầu thay đổi địa điểm nhận hàng, doanh nghiệp không thể cập nhật, gây phiền hà, ảnh hưởng đến khách hàng và cả đơn vị giao hàng.

Chất lượng sản phẩm bị ảnh hưởng trong quá trình vận chuyển

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, rất nhiều trường hợp hàng hóa dù được đóng gói kỹ nhưng vẫn bị vỡ, bóp méo, hư hỏng, có thể do quá trình vận chuyển của chuyên viên giao hàng gặp sự cố hoặc quá trình hàng hóa lưu kho bị va chạm với những kiện hàng khác. Đây là khó khăn chung cho tất cả doanh nghiệp, ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng và gây tổn thất chi phí cho tổ chức.

Bởi vậy các doanh nghiệp cần đưa ra tiêu chuẩn đóng gói cho chuyên viên giao hàng để hạn chế tối đa trường hợp hư hỏng sản phẩm. Bên cạnh đó bạn cũng nên chuẩn bị kịch bản xử lý khiếu nại của khách hàng trong tình huống sản phẩm vận chuyển đến người nhận nhưng không còn nguyên vẹn như giới thiệu.

2. Có nên sử dụng phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa miễn phí?

Bên cạnh những loại phần mềm cần trả phí, cũng có rất nhiều phần mềm miễn phí, khách hàng chỉ cần tải về, cài đặt trên hệ thống máy tính của công ty và sử dụng. Vậy có nên sử dụng phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa miễn phí không? Dưới đây là một số ưu nhược điểm của phần mềm miễn phí:

Ưu điểm:

• Các phần mềm miễn phí sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu tư ban đầu do bạn không cần chi trả bất kỳ khoản tiền nào cho việc tải, cài đặt và duy trì sử dụng thời gian dài như phần mềm có phí. Lợi ích này đặc biệt phù hợp với tổ chức nhỏ, mới thành lập hoặc có ngân sách hạn chế.
• Phần mềm quản lý giao nhận hàng miễn phí giúp giải quyết được những nhu cầu cơ bản cho doanh nghiệp của bạn do đảm bảo được các chức năng cần thiết. Nhờ sự hỗ trợ của các phần mềm này, doanh nghiệp loại bỏ được những khó khăn, hạn chế trong vấn đề quản lý, kiểm soát chuyên viên giao hàng và tình trạng đơn hàng, đảm bảo sự hài lòng cho khách hàng.
• Giao diện của phần mềm miễn phí thường được thiết kế đơn giản, nên nhà quản lý và chuyên viên trong công ty đều có thể sử dụng dễ dàng, không mất nhiều thời gian tìm tòi, làm quen.

Nhược điểm:

• Các phần mềm miễn phí thường không được đầu tư nhiều nền tính bảo mật kém. Khi không được bảo mật, thông tin liên quan đến doanh nghiệp, chuyên viên, khách hàng, hàng hóa dễ bị đánh cắp. Những kẻ xấu có thể lấy thông tin này để bán cho đối thủ hoặc làm xấu hình ảnh của doanh nghiệp.
• Phần mềm miễn phí chỉ mang tính chất hỗ trợ cơ bản, không có trọn vẹn các tính năng nên không thể đáp ứng được nhu cầu của những tổ chức quy mô lớn. Việc hạn chế này không thể đáp ứng được việc giải quyết khó khăn cho doanh nghiệp.
• Khi dùng phần mềm quản lý giao nhận hàng miễn phí, bạn thường xuyên gặp lỗi trong quá trình sử dụng dẫn đến sai số liệu, thông tin, làm gián đoạn quá trình công tác, thậm chí có thể mất toàn bộ dữ liệu và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
• Do bạn không cần trả bất kỳ khoản phí nào cho việc sử dụng phần mềm nên nếu gặp lỗi, vấn đề sẽ không được hỗ trợ bởi nhà gửi tới. Khi đó doanh nghiệp sẽ tự tìm cách để khắc phục hoặc thuê kỹ thuật viên bên ngoài để sửa chữa.

Doanh nghiệp nên cân nhắc những ưu nhược điểm của phần mềm cùng nhu cầu thực tiễn của mình để đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa miễn phí hay có phí.

3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa

Phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa được xem là công cụ quản trị doanh nghiệp thông minh giúp nâng cao năng lực cạnh tranh và tăng hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là các lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa:

• Tiết kiệm thời gian: Quản lý theo phần mềm giúp chúng ta tốn ít thời gian hơn trong thao tác nghiệp vụ so với phương pháp thủ công. Nhờ có phần mềm quản lý các chuỗi sự tự động hóa hoạt động có liên kết chặt chẽ. Vì thế, hàng hóa nhanh chóng được giao đến tận tay người nhận.
• Tiết kiệm chi phí: Khi lựa chọn phần mềm và áp dụng vào phương pháp quản lý thì chỉ cần một người điều khiển phần mềm là có thể kiểm soát được nhiều hoạt động mà không cần phải sử dụng nhiều nhân công, giúp doanh nghiệp, cửa hàng tiết kiệm khoản chi phí lớn về nhân công.
• Tăng năng suất, hiệu quả kinh doanh: Các thao tác trong quá trình vận chuyển được thực hiện một cách nhân chóng, phân tích, xử lý báo cáo tình hình kinh doanh nhằm giúp nhà quản lý đưa ra chiến lược phù hợp.
• Tăng độ tin cậy cho khách hàng: Cách công tác chuyên nghiệp, mọi quy trình giao hàng đều được xử lý nhanh chóng, thế nên khách hàng hoàn toàn yên tâm với dịch vụ vận chuyển của doanh nghiệp.
• Quản lý quy trình vận chuyển: Phần mềm tự động kiểm soát hết các giai đoạn từ bước đầu đến bước cuối trong quá trình vận chuyển. thế nên các nhà quản lý có thể nắm được toàn bộ tình hình vận chuyển từ xa, nắm được thông tin khách hàng.
• Khẳng định thương hiệu: Bởi khả năng quản lý hàng hóa tốt, nhanh chóng xử lý các tình huống phát sinh, giao hàng đúng hẹn, chất lượng hàng hóa đảm bảo nên sẽ mang lại sự hài lòng cho khách hàng. Từ đó, thương hiệu của công ty sẽ được đánh giá cao.
• Hạn chế sai sót: Với số lượng đơn hàng quá lớn mà sử dụng cách làm thủ công thì sẽ dễ xảy ra nhiều sai sót. Nhưng với phần mềm có chức năng theo dõi và đối chiếu các hóa đơn với chủ hàng, lái xe hay những bên liên quan nên sai sót ít khi xảy ra.

4. Top 7 phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa tốt nhất hiện nay

Nếu doanh nghiệp đang gặp những khó khăn trong vấn đề vận chuyển hàng hóa, muốn tìm giải pháp khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, có thể cân nhắc top 7 phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa tốt nhất dưới đây:

Phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa WeUp ERP

Phần mềm WeUp ERP là một nền tảng công nghệ thông minh được xây dựng và phát triển bởi WeUp Group. Dựa trên quá trình nghiên cứu và nghiên cứu chuyên sâu quy trình vận hành tại hơn 1000+ doanh nghiệp khác nhau, WeUp ERP ra đời giúp quản lý tổng thể mọi hoạt động tại doanh nghiệp từ nhân sự, bán hàng, chăm sóc khách hàng, chi phí, sản xuất,… Trong đó, quản lý kho vận là một trong những tính năng nổi bật trên phần mềm, giúp việc quản lý chuỗi cung ứng hàng hóa trở nên dễ dàng từ nhập xuất kho, quản lý hàng tồn, đến quản lý giao nhận hàng hóa.

Bằng việc sử dụng nền tảng công nghệ mở thông minh, hiện đại, phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa WeUp ERP sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật như:

• Giao diện thân diện, dễ sử dụng
• Dễ dàng tùy chỉnh và nâng cấp
• Đáp ứng nghiệp vụ chuyên sâu
• Bộ lọc thông minh giúp tra cứu đơn hàng nhanh chóng
• Tích hợp đa nền tảng, quản lý từ xa dễ dàng
• Hệ thống hơn 50+ báo cáo trọn vẹn, trực quan sinh động

Phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa Mona Logistic

Mona Logistic không chỉ quản lý việc vận chuyển hàng hóa trong nước mà còn được dùng để quản lý quy trình lớn ở cả nước ngoài. Phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa Mona Logistic được thiết kế dựa trên 3 nền tảng lớn: Desktop, App điện thoại, Web app để đa dạng đối tượng người dùng ở mọi cách thức.

Phần mềm này hỗ trợ việc theo dõi đơn hàng thông qua thống kê chi tiết về thông tin đơn hàng. Khi hàng hóa đã về đến kho, phần mềm tự động thông báo để quản lý nắm được tình trạng. Bạn chỉ cần thực hiện các thao tác đơn giản đã có thể kiểm soát được số lượng đơn hàng, hàng hóa trong kho.

Phần mềm quản lý vận tải – container Best Gear

BestGear là phần mềm quản lý giao hàng nổi tiếng được ra mắt bởi công ty SYSTEMGEAR. Mục đích hướng tới của phần mềm chính là sự chuyên nghiệp trong cách công tác ở lĩnh vực vận tải, quản lý chặt chẽ, tránh được sự rủi ro thất thoát trong quá trình di chuyển.

Những tính năng nổi trội của phần mềm có thể kể đến: nhận thông tin báo giá, hiển thị đơn hàng, điều phối xe cho từng đơn hàng, đưa ra các kế hoạch, quản lý lịch trình của xe, các chi phí như chi phí vận chuyển, sửa chữa,…Báo cáo doanh thu chi phí, công nợ.

Phần mềm logistics quản lý vận chuyển Bytesoft

Dựa vào đặc thù nghề vận chuyển, phần mềm Bytesoft đã được thiết kế để hỗ trợ và giảm tải lượng công việc của ngành nghề. Phần mềm này được thiết kế có nhiều điển nổi bật như:

• Tự động nhập số liệu, làm giảm các thao tác
• Tối giản công việc tìm kiếm các thông tin
• Báo cáo theo form
• Các nhà quản lý sẽ nắm được tình hình kinh doanh thông qua biểu đồ và các con số.

Phần mềm đại lý vận tải quốc tế FMS

FMS là phần mềm đại lý vận tải quốc tế được nhiều doanh nghiệp vận tải trên toàn quốc sử dụng. Sau khi được ra mắt, FMS được khẳng định thương hiệu trên thị trường có lượng khách hàng ở quy mô lớn.

Chức năng chính của phần mềm này là: Giao nhận hàng, xử lý các nghiệp vụ liên quan đến vận tải nhập xuất, quản lý lịch trình di chuyển, phân tích dữ liệu kế toán quản trị,…

Ứng dụng quản lý giao hàng XLogis

Xlogis ra đời trong khoảng thời gian khá lâu, là sản phẩm của công ty TNHH Tin học Phương Bắc. Nó giúp doanh nghiệp quản lý được các hành trình vận chuyển của xe tải, hỗ trợ cả những nghiệp vụ vận tải container, kiểm soát nhiên liệu bị tiêu hao ở thực tiễn, tính lương tài xế.

Mặt khác, Xlogis còn giúp tính được chi phí doanh thu vận tải, theo dõi công nợ của khách hàng, thống kê và xác định quá trình kinh doanh của từng đơn vân chuyện.
Xlogis – FBS chính là sự kết hợp giữa vận tải đường bộ và đường biển, có thể ghi nhận theo dõi được chi phí trong quá trình vận chuyển.

Mekong Soft

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng phần mềm vào công tác để có hiệu quả cao và Mekong Soft là một trong những phần mềm vận tải được nhiều đơn vị lựa chọn.
Cũng như những phần mềm vận chuyển khác, Mekong Soft có chức năng giúp nhà quản lý theo dõi công nợ, tuyến đường đi, tạm ứng cho tài xế,…Phần mềm quản lý giao hàng có thiết kế riêng phù hợp cho mô hình của từng doanh nghiệp.

Với giao diện dễ sử dụng, Mekong Soft cũng được nhiều doanh nghiệp áp dụng để quản lý các xe, đơn hàng, phiếu giao nhận hàng, tạo phiếu thu chi, giao nhận, theo dõi công nợ.

5. Phần mềm kế toán LVN Group

Nhằm đáp ứng những nhu cầu trong công việc của kế toán viên, phần mềm LVN Group với những đặc điểm, tính năng nổi bật sẽ giúp bạn bớt căng thẳng và mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc. Có thể kể đến một số tính năng đắt giá của Phần mềm kế toán LVN Group như:

• Công nghệ lập trình tiên tiến;
• Thiết kế linh hoạt, giao diện bắt mắt, dễ sử dụng;
• Quản lý đa tiền tệ;
• Truy vấn các dữ liệu có liên quan;
• Tính hiện đại chính xác;
• Có tính chuyên nghiệp.

Với một số thông tin liên quan đến Phần mềm kế toán LVN Group chúng tôi rất vui vì được đồng hành cùng bạn trong bất kỳ các lĩnh vực. Nếu bạn có bất ký câu hỏi nào liên quan đến Phần mềm kế toán LVN Group hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

Trên đây là Phần mềm quản lý vận đơn, giao nhận hàng mà LVN Group muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hi vọng nội dung trình bày sẽ hỗ trợ và giúp ích cho quý bạn đọc về vấn đề này!