Các tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý khách hàng

Phần mềm quản lý khách hàng (CRM) đã được ra đời với sứ mệnh giải quyết các vấn đề nan giải và khó khăn trong quản lý khách hàng. Công cụ CRM là một hệ thống mang tính công nghệ cao. Nó không đơn thuần chỉ là ghi nhận thông tin khách hàng mà còn bao gồm cả một hệ thống giúp các nhà quản trị theo dõi, chăm sóc khách hàng hiệu quả. Vậy làm sao để đánh giá phần mềm quản lý khách hàng nào tốt? Hãy cùng xem câu trả lời qua nội dung trình bày dưới đây. Mời bạn đọc cùng theo dõi.

Các tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý khách hàng

1. Xu hướng dùng các phần mềm quản lý khách hàng tại Việt Nam

Việc quản lý và chăm sóc khách hàng đang ngày một hiệu quả nhờ sử dụng các phần mềm trong công tác quản lý. Các phần mềm quản lý thông tin khách hàng đang được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng, điển hình nhất chính là phần mềm quản lý khách hàng miễn phí bằng excel. Đây là một cách quản lý khách hàng truyền thống giúp doanh nghiệp quản lý và chăm sóc khách hàng.

Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay có tới hàng trăm, thậm chí hàng ngàn giải pháp CRM từ trong nước đến quốc tế. Điều đó khiến cho các doanh nghiệp hoang mang không biết lựa chọn phần mềm nào uy tín, phần mềm nào tốt và phù hợp với mình nhất? Mặc dù quản lý bằng phần mềm excel vẫn hiệu quả, nhưng hiệu suất và độ phủ rộng của nó không thể so với các phần mềm chuyên nghiệp khác qua những tiêu chí đánh giá dưới đây.

2. Các tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý khách hàng

Thân thiện dễ sử dụng

Một trong những vấn đề mà doanh nghiệp quan tâm khi kết hợp các công nghệ hiện đại vào quá trình công tác là có dễ dàng sử dụng công nghệ đó được không. Nếu một phần mềm đa năng nhưng thiết kế cồng kềnh, thao tác phức tạp sẽ khiến các chuyên viên gặp khó khăn, dễ nảy sinh ra lỗi.

Hãy thử tưởng tượng việc bạn có thể mất hàng giờ để tìm kiếm dữ liệu, sàng lọc, hay đơn giản là xuất file báo cáo?

Tiêu chí hàng đầu của một phần mềm CRM là tính thân thiện, khả dụng, không đòi hỏi những yêu cầu chuyên sâu hay người dùng cần có kiến thức về công nghệ thông tin trên mức phổ thông.

Giải pháp CRM chuyên nghiệp cần dễ dàng cài đặt, dễ dàng nâng cấp, dễ dàng truy cập và thao tác.

Tùy biến và phù hợp với đặc thù doanh nghiệp

Có hàng trăm ngành nghề khác nhau và không có một nhà phát triển phần mềm nào chỉ tập trung xây dựng một CRM cho riêng mỗi ngành. Bên cạnh đó, với mỗi đặc thù doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu khác nhau khi vận hành CRM.

Hiện nay, những doanh nghiệp sử dụng CRM nhiều nhất có thể kể đến ngành bán lẻ, dịch vụ doanh nghiệp, công nghệ thông tin, ngân hàng, bảo hiểm, tài chính,….Một giải pháp CRM chuyên nghiệp, hiệu quả cần có tính tùy chỉnh cao, dễ dàng thêm/bớt, thay đổi các tính năng nhằm phù hợp nhất với đặc thù của từng doanh nghiệp.

Phân quyền và Bảo mật thông tin

Trong thời đại công nghệ số, việc bảo mật khi lưu trữ thông tin khách hàng trên các công cụ công nghệ được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Việc bị rò rỉ data khách hàng vừa gây bất lợi cho doanh nghiệp, vừa ảnh hưởng trực tiếp đến những khách hàng đã tin tưởng, lựa chọn sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp đó.

Một giải pháp CRM chuyên nghiệp cần được bảo mật điện toán đám mây và chỉ những ai được phân quyền mới có thể truy cập. Chức năng phân quyền trong CRM giúp chỉ những người quản lý và chuyên viên kinh doanh đó xem được dữ liệu khách hàng để tư vấn, loại bỏ việc tư vấn trùng lặp, lộ thông tin.

Đồng thời, nó giúp chuyên viên sale tập trung tiếp cận khách hàng, nhà quản lý dễ dàng kiểm soát, đánh giá hiệu suất chuyên viên.

Tích hợp đồng bộ

Bên cạnh phần mềm CRM, doanh nghiệp còn sử dụng rất nhiều các phần mềm, công cụ khác. Để đạt được hiệu suất công tác cao nhất, CRM cần chú ý đến khả năng tích hợp, giả dụ CRM có thể chia sẻ và sử dụng cơ sở dữ liệu chung với các phần mềm nội bộ của doanh nghiệp.

Mặt khác, CRM còn có thể tích hợp với nhiều công cụ automation khác để hứng toàn bộ data từ các nguồn khác nhau, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý các chiến dịch, lưu trữ, sàng lọc data để chăm sóc chỉ trong một phần mềm.

Hỗ trợ đa nền tảng

Sự bùng nổ của các thiết bị di động và các hoạt động di chuyển của con người, khiến các phần mềm luôn cần phát triển để phù hợp cho mọi nền tảng, mọi thiết bị.

Giải pháp CRM tốt cần đảm bảo khả năng hiển thị, vận hành trơn tru trên cả PC, Laptop, Ipad, điện thoại,…

Chi phí hợp lý

Bên cạnh yếu tố lợi ích về cải thiện dịch vụ khách hàng, tăng doanh số bán hàng hay tạo nền tảng lưu trữ dữ liệu mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp lựa chọn CRM vì những lợi ích tối giản chi phí.

CRM giúp doanh nghiệp loại bỏ những quy trình thủ công cồng kềnh, chậm chạp. Doanh nghiệp có thể giảm chi phí bảo trì thiết bị hay chi quá nhiều tiền cho các công cụ khác nhau, bởi CRM có tính đa nhiệm, khả dụng rất cao.

CRM cũng giúp doanh nghiệp giảm tải đội ngũ nhân sự vận hành, thực tiễn thì máy móc có thể công tác 24/7, ít lỗi sai, tự động vận hành.  Đồng thời, việc đào tạo đội ngũ để sử dụng CRM cũng không quá khó khăn khi hiện nay các công cụ này đều được thiết kế thân thiện, dễ dàng sử dụng ngay cả với những người không quá am hiểu công nghệ thông tin.

CRM hỗ trợ rất tốt cho các chiến dịch marketing, loại bỏ các quyết định cảm tính khi nhắm đối tượng, chăm sóc khách hàng, giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, tăng tỷ lệ chuyển đổi và năng suất công tác.

Hỗ trợ từ chuyên gia

Một sản phẩm CRM dễ sử dụng đến đâu cũng cần có những chuyên gia hỗ trợ hướng dẫn bước đầu để chuyên viên của doanh nghiệp có thể tiếp cận dễ dàng, khai thác đúng và sâu những tính năng tuyệt vời của nó.

Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng, khi doanh nghiệp nảy sinh nhiều yêu cầu cần chỉnh sửa lại CRM thì các chuyên gia từ bên gửi tới luôn sẵn sàng xây dựng, cài đặt nhằm đưa đến sản phẩm CRM phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

CRM không còn là một công cụ nhằm giúp chăm sóc khách hàng nữa mà đã được nâng cấp và trở thành giải pháp đem đến lợi ích dài lâu cho doanh nghiệp. Trên đây là những tiêu chí mà một giải pháp CRM tốt cần đạt được.

Trên đây là những tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý khách hàng mà chúng tôi muốn gửi đến bạn đọc để cân nhắc. Nếu còn vướng mắc phát sinh vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng.