Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng TTĐT Tổng cục Thuế

Để nâng cao tính pháp lý của việc sử dụng, quản lý hóa đơn, chứng từ, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 đã bổ sung 1 chương quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử với nguyên tắc khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của đơn vị thuế hoặc HĐĐT không có mã của đơn vị thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu. Vậy Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thế nào? Hãy cùng LVN Group nghiên cứu qua nội dung trình bày dưới đây!

1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

1.1 Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

Có thể nói hóa đơn điện tử là một trong những công cụ chuyển đổi số đầu tiên doanh nghiệp cần triển khai khi thành lập doanh nghiệp.

Để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

1.2 Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Sau khi đáp ứng trọn vẹn các điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử như sau:

Lưu ý:

• • Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành chứng từ điện tử và Hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
  • Đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.

Tất cả các điều kiện trên đây đều là yêu cầu cơ bản để doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả ngay từ đầu. Sau khi đã chuẩn bị trọn vẹn, doanh nghiệp thực hiện lựa chọn nhà gửi tới hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu và gửi hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử đến đơn vị thuế với sự hỗ trợ từ nhà gửi tới.

2. Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng TTĐT Tổng cục Thuế

Chính phủ đã ban hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (Nghị định 123) ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ. Đến ngày 17/9/2021, Bộ Tài chính cũng đã có Thông tư 78/2021 hướng dẫn triển khai. Theo đó, Điều 15 của Nghị định 123 quy định các trường hợp được đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua Cổng TTĐT Tổng cục Thuế, bao gồm:

Thứ nhất, trường hợp DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện sử dụng HĐĐT có mã của đơn vị thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức gửi tới dịch vụ HĐĐT có mã của đơn vị thuế không phải trả tiền dịch vụ.

Thứ hai, nếu DN là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu HĐĐT theo cách thức trực trực tiếp đến đơn vị thuế thì đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua Cổng TTĐT Tổng cục Thuế.

Các bước thực hiện đối với các đối tượng đăng ký HĐĐT trực tiếp tại Cổng TTĐT Tổng cục Thuế:

Bước 1: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 gửi đến đơn vị thuế.

Bước 2: Cổng TTĐT Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT cho DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với đơn vị thuế.

Bước 3: Trong thời gian 01 ngày công tác kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT, đơn vị thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho DN về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT, trong đó:

Một là, trường hợp được chấp nhận, DN tiến hành xuất HĐĐT theo Nghị định 123.

Hai là, trường hợp không được chấp nhận, DN thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của đơn vị thuế và gửi lại theo các bước trên.

Bên cạnh đó, Nghị định 123 còn quy định một số nội dung như, kể từ thời gian đơn vị thuế chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT, DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 27 Nghị định 123.

Đồng thời, theo Nghị định 123, DN sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với đơn vị thuế nữa./.

Hướng dẫn Đăng ký thông tin sử dụng HĐĐT trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123

Bước 1: Truy cập vào Cổng TTĐT Tổng cục Thuế (tại hoadondientu.gdt.gov.vn) và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, đơn vị thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư liên hệ.

Bước 2: Tích lựa chọn cách thức hóa đơn có mã hoặc không có mã: Có mã của đơn vị thuế; Không có mã của đơn vị thuế.

Bước 3: Tích lựa chọn sử dụng HĐĐT có mã phải trả tiền dịch vụ được không phải trả tiền dịch vụ

Bước 4: Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT

Bước 5: Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng

Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn bán tài sản công; Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia; Các loại hóa đơn khác; Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

Bước 6: Điền các danh sách chứng thư số sử dụng

Bước 7: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có)

Bước 8: Điền trọn vẹn ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế.