Khi doanh nghiệp sử dụng, hóa đơn điện tử với nhiều tiện ích to lớn đã tiết kiệm rất nhiều tiền của và sức lao động của người sử dụng. Một tiện ích nổi bật của hóa đơn điện tử mang lại đó chính là gửi hóa đơn điện tử qua Email cho người mua. Làm sao để biết cách gửi hóa đơn điện tử qua Email ? Mời quý khách hàng cùng theo dõi nội dung trình bày dưới đây của công ty Luật LVN Group để biết thông tin cụ thể về các câu hỏi trên.
1. Những cách thức gửi hóa đơn điện tử qua Email:
Trước khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành, tại khoản 2, Điều 8 Thông tư 32/2011/TT-BTC đã nhắc tới với vấn đề này. Cáchgửi hóa đơn điện tử đã lập cho khách hàng có thể sử dụng 2 cách thức: Gửi trực tiếp và gửi gián tiếp
1.1. Gửi trực tiếp
Với các gửi trực tiếp, người bán hoặc kế toán khi lập hóa đơn điện tử xong có thể gửi hóa đơn điện tử qua Email ngay tại phần mềm kế toán. Về cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử phải được thỏa thuận giữa hai bên từ trước. Trường hợp người mua là đơn vị kế toán thì người mua phải ký điện tử trên hóa đơn điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử đã có đủ chữ ký của cả 2 bên lại cho bên bán. Cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử cũng phải được thỏa thuận trước giữa hai bên.
1.2 Gửi thông qua tổ chức trung gian
Tổ chức trung gian là nhà gửi tới phần mềm hóa đơn điện tử. Người bán hàng hoặc kế toán chủ động truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử. Hoặc người bán hàng đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của donh nghiệp vào hệ thống của tổ chức trung gian để gửi tới cho người mua. Hóa đơn hoàn thiện là khi có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử.
Tương tự như gửi trực tiếp, nếu người mua là kế toán thì cần phải ký điện tử và gửi lại cho doanh nghiệp khi đã có trọn vẹn chữ ký. Căn cứ theo hướng dẫn, người bán có trách nhiệm gửi thông báo cho người mua về định dạng của hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua nếu sử dụng hóa đơn điện tử. Thời hạn thanh toán theo thỏa thuận hợp đồng dân sự giữa người bán và người mua.
2. Cách gửi hóa đơn điện tử qua Email?
a. Trường hợp doanh nghiệp gửi trực tiếp hóa đơn điện tử :
– Bên bán lập hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà mình đang sử dụng.
– Bên bán ký số/ký điện tử lên hóa đơn.
– Bên bán truyền trực tiếp đến cho hệ thống của bên mua hàng hóa, dịch vụ qua email hoặc theo đúng như cách thức truyền nhận mà cả 2 bên đã thỏa thuận trước đó.
Lưu ý rằng, nếu trường hợp bên mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì bên mua phải ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền lại hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho bên bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
b. Trường hợp doanh nghiệp gửi hóa đơn điện tử qua email cho khách hàng thông qua tổ chức trung gian:
Bên bán có thể gửi qua bên mua theo hướng dẫn dưới đây:
– Bên bán hàng hóa, dịch vụ sẽ truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử để có thể khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử. Hoặc cách khác là bên bán cũng có thể đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của mình vào hệ thống của tổ chức trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử.
– Bên bán cần tiến hành ký số lên hóa đơn điện tử nếu trường hợp hóa đơn được lập bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử.
– Bên bán gửi cho bên mua email hóa đơn điện tử qua hệ thống của tổ chức trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử .
Cần lưu ý rằng, những trường hợp bên mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của bên bán thì bên mua sẽ tiến hành ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và phải gửi lại cho bên bán hóa đơn điện tử đã có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua chính hệ thống của tổ chức trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử.
Hiện nay, việc gửi hóa đơn điện tử qua Email dù là gửi trực tiếp hay thông qua tổ chức trung gian thì đều là những phương thức rất tiện ích, giúp các tổ chức, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 90% thời gian cũng như chi phí gửi hóa đơn.
Mặt khác, theo hướng dẫn, khi lựa chọn 1 trong 2 cách gửi hóa đơn điện tử qua Email cho khách hàng ở trên, bên bán cần phải có trách nhiệm thông báo cho bên mua về định dạng hóa đơn điện tử cũng như cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử theo đúng điều mà hai bên đã thỏa thuận từ trước.
Trên đây là toàn bộ nội dung trả lời cho câu hỏi cách gửi hóa đơn điện tử qua Email mà chúng tôi gửi tới đến cho quý khách hàng. Nếu có bất kỳ vấn đề vướng mắc cần trả lời cụ thể, hãy liên hệ với Công ty luật LVN Group để được hỗ trợ:
Hotline: 1900.0191
Zalo: 1900.0191
Gmail: info@lvngroup.vn
Website: lvngroup.vn