Cách quản lý đơn hàng online hiệu quả dành cho các cửa hàng, doanh nghiệp

Việc quản lý đơn hàng online không hề dễ dàng, nhiều đơn hàng có thể phát sinh cùng một thời gian trên các sàn khác nhau. Hoạt động kinh doanh online trên nhiều kênh như Shopee, Tiki, Lazada, Sendo hay Facebook,… đòi hỏi các chủ shop cần quản lý đơn hàng có hệ thống và chính xác. Khi bạn tập trung quá nhiều nguồn lực và thời gian cho các chiến dịch tiếp thị và quảng bá sản phẩm mà quên mất việc phải xử lý tốt những đơn hàng đã được đặt trước từ khách hàng. Hầu hết các đơn hàng online được tạo nên bởi niềm tin và thương hiệu của sản phẩm. Lẽ dĩ nhiên, nếu khâu quản lý đơn hàng không tốt thì khách hàng sẽ không ghé lại lần thứ 2. Vậy làm thế nào để có thể quản lý tốt các đơn hàng online mà không làm chậm trễ các chiến dịch kinh doanh bán hàng? Hãy cùng LVN Group nghiên cứu qua nội dung trình bày dưới đây!

1. Đơn hàng online là gì

Bán hàng online là xu hướng bùng nổ và phát triển mạnh mẽ trong vài năm gần đây. Từ các mặt hàng thời trang như quần áo, giày dép đến hàng tiêu dùng như đồ gia dụng, phụ kiện nhà bếp, đồ ăn, đồ uống… đều được mua bán online. Chỉ cần một cuộc điện thoại hoặc một tin nhắn đặt hàng, người mua sẽ được giao tận tay món hàng yêu thích.

Các kênh bán hàng online phổ biến được nhiều người lựa chọn vẫn là trang mạng xã hội như Facebook, Zalo hay bán trên các sàn TMĐT như Shopee, Tiki, Lazada, Sendo,… Việc của người bán là đăng bài, check tin nhắn, trả lời cuộc gọi của khách, lên đơn hàng và giao hàng cho khách.

2. Quản lý đơn hàng online là phải làm gì

Quản lý đơn hàng online là việc làm cần thiết để kiểm soát số lượng và đảm bảo thông tin về khách hàng chính xác. Quản lý giúp tránh nhầm lẫn dẫn, shop không giao nhầm hàng cho khách hoặc bỏ sót đơn hàng của khách. Từ đó uy tín của shop bị ảnh hưởng dẫn đến bị các sàn phạt hoặc mất khách. Quản lý tốt các đơn hàng online giúp cho khâu vận chuyển nhanh chóng, tăng điểm hài lòng với khách hàng giúp shop kinh doanh hiệu quả hơn.

Quy trình quản lý đơn hàng online bao gồm các công việc như tiếp nhận và xử lý thông tin đơn hàng, tiến hành đóng gói hàng hóa, liên hệ với đối tác vận chuyển để giao hàng cho khách.

Một số shop chọn cách quản lý đơn hàng online là thuê chuyên viên quản lý. Những người này sẽ phải tiếp nhận và xử lý thông tin đơn hàng, tiến hành đóng gói hàng hóa, liên hệ với đối tác vận chuyển để giao hàng cho khách. Sau đó, tiếp tục theo dõi trạng thái đơn hàng xem đang giao dịch hay có thay đổi, sự cố gì để thông tin tới chủ shop và xử lý kịp thời.

3. 5 cách quản lý đơn hàng online hiệu quả dành cho cửa hàng, doanh nghiệp

3.1. Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý đơn hàng

Ngày nay, để quản lý các đơn hàng online hiệu quả việc sử dụng thêm các ứng dụng phần mềm hỗ trợ là cực kỳ cần thiết. Chưa nói đến mức chi phí phải trả mà hãy quan tâm đến các lợi ích thực sự khi nhận được. Với các phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí: đơn hàng sẽ được đồng bộ dữ liệu từ đa kênh (Facebook, sàn TMĐT) về trên cùng 1 giao diện quản lý; cho xử lý, thao tác tình trạng đơn hàng trên hệ thống; kết nối vận chuyển và đẩy đơn đồng bộ; cập nhật lộ trình đơn hàng mọi lúc, mọi nơi; phân quyền chuyên viên quản lý đơn hàng;…

Một ứng dụng với đa các tính năng sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho hoạt động quản lý, nhân sự và cả chi phí đi kèm. Và thực tiễn mức giá của các ứng dụng phần mềm chỉ dao động từ 3.000 – 10.000/ngày mà thôi. Việc chọn phần mềm quản lý đơn hàng cũng là một vấn đề đáng được lưu ý. Bạn nên ưu tiên phần mềm mà bạn có thể sử dụng được (đơn giản và phù hợp với cá nhân bạn), tốt nhất là nên có ứng dụng dành cho điện thoại di động. Và hơn hết nên chọn phần mềm mà nhà gửi tới có hệ thống tư vấn viên và CSKH tốt.

3.2. Nắm chắc quy tắc nhập trước, xuất sau trong quản lý đơn hàng online

Có khá nhiều cách để quản lý đơn hàng online và kiểm soát hàng tồn. Nhưng quản lý theo quy tắc nhập trước xuất sau sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý và kiểm soát tình hình hàng hóa của mình hơn. Vì sao quy tắc này lại được nhắc lại ở đây. Bởi trong hệ thống vận hành và quản lý của hầu hết các shop online thường hay gặp phải lỗi này. Tưởng chừng đơn giản. Nhưng thực tiễn đi vào vận hành lại hay sai sót trong quá trình nhập, xuất hàng và xử lý tồn kho.

Bám chắc nguyên tắc thực hiện này, sẽ giúp bạn gỡ rồi và quản lý hàng hóa tốt hơn. Vì thế, để áp dụng tốt nguyên tắc này, bạn nên trang bị cho mình một phần mềm phù hợp nhất. Phần mềm quản lý kho online là một giải pháp cực kỳ hiệu quả hiện nay. Hãy cân nhắc lựa chọn.

3.3. Hợp tác với đối tác giao nhận đáng tin cậy

Vấn đề hàng đi hàng về đúng thời gian đã hẹn với khách hàng, chất lượng hàng hóa được đảm bảo khi giao hàng tận tay người nhận, giảm tình trạng hủy đơn là một số lợi ích khi doanh nghiệp hợp tác với đơn vị giao nhận uy tín. Việc chọn được một đối tác giao nhận đáng tin cậy không chỉ mang lại hiệu quả về mặt gây ấn tượng tốt với khách hàng bằng thái độ phục vụ chuyên nghiệp mà còn giúp cho doanh nghiệp dễ quản lý đơn hàng online.

Các bên giao nhận sẽ có bảng sao kê chi tiết về mặt hàng đã giao, giao đến đâu, chi phí thế nào,… Từ đó doanh nghiệp có thể thống kê được các đơn hàng online của mình cũng như chi phí vận chuyển. Hiện nay có rất nhiều đơn vị vận chuyển giao nhận uy tín trên thị trường mà doanh nghiệp có thể lựa chọn như: Viettel Post, GHN, GHTK,… Gần đây, một số hãng xe ôm công nghệ cũng đã tích hợp thêm hoạt động giao nhận này để đáp ứng một số doanh nghiệp có nhu cầu.

3.4. Chủ động theo dõi tình trạng của tất cả đơn hàng online

Đơn hàng sau khi được bàn giao cho các đơn vị vận chuyển cần được giám sát và theo dõi lộ trình liên tục. Hiện nay, hầu hết các đơn hàng đều được gắn mã số để tiện cho việc quản lý. Mã vận đơn này của bạn có thể tự tạo hoặc có thể lấy theo mã vận đơn mà bên vận chuyển gửi tới. Và để theo dõi tình trạng đơn hàng, bạn chỉ cần nhập mã đơn hàng trên hệ thống website của các đơn vị vận chuyển.

Sẽ cực kỳ mấy thời gian để quản lý đơn hàng online khi lượng đơn hàng nhiều mà lại được gửi qua các đơn vị vận chuyển khác nhau. Không chỉ thế, nhân sự cần thiết để theo dõi tiến trình đơn hàng cũng sẽ là con số không nhỏ. Và để khắc phục tình trạng này, sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng để theo dõi lộ trình đơn hàng là việc cần thiết. Do các đơn đã được đồng bộ quản lý trên hệ thống, nên nếu muốn kiểm tra trạng thái của mỗi đơn hàng, việc của bạn chỉ là nhập mã vận đơn vào thanh công cụ tìm kiếm mà thôi. Không cần mất công đăng nhập và tra dữ liệu trên nhiều đơn vị vận chuyển khác nhau.

3.5. Quản lý hàng tồn kho

Ngoài việc tập trung vào việc nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng thì quản lý hàng tồn cũng là một công tác cần thiết của doanh nghiệp. Khi hàng mới và hàng tồn xuất nhập không theo quy trình thì các doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn trong vấn đề kiểm soát hàng hóa.

Phương án tối ưu nhất khi thực hiện quản lý hàng tồn kho chính là sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa để thực hiện đồng bộ thông tin xuất nhập một cách nhất cửa hàng từ trên xuống dưới. Bên cạnh đó, khi sử dụng phần mềm quản trị, việc quản lý đơn hàng online cũng trở nên dễ dàng hơn khi doanh nghiệp có ý định “giải phóng hàng tồn” với các món đồ trên nền tảng Internet.

4. Phần mềm kế toán LVN Group

Nhằm đáp ứng những nhu cầu trong công việc của kế toán viên, phần mềm LVN Group với những đặc điểm, tính năng nổi bật sẽ giúp bạn bớt căng thẳng và mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc. Có thể kể đến một số tính năng đắt giá của Phần mềm kế toán LVN Group như:

• Công nghệ lập trình tiên tiến;
• Thiết kế linh hoạt, giao diện bắt mắt, dễ sử dụng;
• Quản lý đa tiền tệ;
• Truy vấn các dữ liệu có liên quan;
• Tính hiện đại chính xác;
• Có tính chuyên nghiệp.

Với một số thông tin liên quan đến Phần mềm kế toán LVN Group chúng tôi rất vui vì được đồng hành cùng bạn trong bất kỳ các lĩnh vực. Nếu bạn có bất ký câu hỏi nào liên quan đến Phần mềm kế toán LVN Group hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

Trên đây là Cách quản lý đơn hàng online hiệu quả dành cho cửa hàng, doanh nghiệp mà LVN Group muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hi vọng nội dung trình bày sẽ hỗ trợ và giúp ích cho quý bạn đọc về vấn đề này!