Microsoft Dynamics 365 Business Central mang đến khả năng quản lý các dự án của khách hàng một cách nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả. Với sức mạnh của ERP Microsoft Dynamics 365, các nhà quản lý dự án sẽ có thể tăng năng suất đồng thời giảm khối lượng công việc tổng thể. Trong nội dung trình bày dưới đây, chúng ta sẽ xem xét cách sử dụng Dynamic 365 từ góc độ quản lý dự án. Sau đây, cùng nghiên cứu phần mềm ERP của Microsoft qua nội dung trình bày sau đây:
Cách sử dụng ERP Microsoft Dynamics 365
1. Tại sao Microsoft tạo sự thay đổi này?
Khách hàng bây giờ có nhiều quyền lực hơn bao giờ hết. Họ có thể chia sẻ nhu cầu, mong muốn và bất bình của mình trên nhiều kênh khác nhau và họ mong đợi phản hồi nhanh chóng. Khách hàng cũng được tự do lựa chọn trong số nhiều nhà gửi tới khác nhau, dẫn đến nhu cầu của khách hàng cao hơn về chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Khách hàng không chỉ còn muốn những lời đề nghị thông thường mà nhu cầu về các sản phẩm, dịch vụ riêng cũng tăng lên. Các doanh nghiệp muốn đáp ứng được những kỳ vọng này cần phải phản ứng nhanh chóng và có thể dự đoán trước nhu cầu để có thể gửi tới dịch vụ khách hàng suôn sẻ & tốt nhất. Phần mềm tự động hóa bán hàng (Sales automation) phải có khả năng hỗ trợ nhu cầu truy xuất thông tin dễ dàng đồng thời gửi tới các cách để tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình (process), phân tích và hỗ trợ chuyên viên với các hoạt động bán hàng, tiếp thị và dịch vụ của họ.
2. Lợi ích khi sử dụng Microsoft Dynamics 365
Phần mềm ERP của Microsoft tập trung tất cả dữ liệu khách hàng trong một phần mềm, với hồ sơ về tất cả hoạt động của khách hàng bao gồm báo giá, đơn đặt hàng, e-mail và các cuộc gọi điện thoại. Được thiết kế để giúp các doanh nghiệp cải thiện cách họ kinh doanh với khách hàng, Dynamics 365 gửi tới các công cụ để nâng cao quy trình bán hàng, tiếp thị và dịch vụ. Với tính năng tích hợp với Microsoft/Office 365, Dynamics 365 cải thiện năng suất tổng thể và cộng tác. Giải pháp nhanh chóng, linh hoạt và tiết kiệm chi phí này có thể giúp hợp lý hóa các quy trình và thúc đẩy các cải tiến nhất cửa hàng và có thể đo lường được trong các quy trình kinh doanh hàng ngày.
Phần mềm ERP của Microsoft có sẵn dưới dạng các giải pháp độc lập (stand-alone) hoặc được kết hợp thành một giải pháp end-to-end, các ứng dụng kinh doanh được thiết kế riêng, dựa trên mô-đun, có thể mở rộng bao gồm mọi quy trình kinh doanh mà doanh nghiệp cần. Microsoft không yêu cầu mua một số lượng ứng dụng (app) nhất định, các doanh nghiệp chỉ cần trả tiền cho các module đang sử dụng, điều này cho phép kiểm soát chặt chẽ hơn ngân sách của doanh nghiệp. Và nhờ vào Microsoft AppSource (thị trường trực tuyến dành cho tất cả các tiện ích bổ sung/add-ons cho Dynamics 365 do bên thứ 3 phát triển), doanh nghiệp có thể dễ dàng bổ sung các ứng dụng của bên thứ 3 dành riêng cho ngành và lĩnh vực cụ thể để mở rộng khả năng của các module đang sử dụng.
3. Module nào doanh nghiệp cần quan tâm?
3.1. Dynamics 365 Sales
Dynamics 365 Sales là một ứng dụng dự báo và tự động hóa bán hàng giúp đơn giản hóa các hoạt động bán hàng hàng ngày. Dynamics 365 Sales cho phép chuyên viên bán hàng xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng của họ, đưa ra quyết định dựa trên thông tin chi tiết theo thời gian thực và chốt doanh số nhanh hơn. Các tổ chức có thể kiểm soát từng bước của quy trình bán hàng và tận hưởng các lợi ích như khả năng tăng cơ hội bán hàng, quản lý địa chỉ liên hệ và tài khoản, cải thiện quản lý thời gian và quản lý quy trình bán hàng. Với quy trình kinh doanh, công cụ thông minh và trang tổng quan thời gian thực, đây là sản phẩm lý tưởng để giới thiệu các thành viên mới trong nhóm, tối ưu hóa quy trình và tương tác với khách hàng.
3.2. Dynamics 365 Marketing
Dynamics 365 Marketing cải thiện sự hợp tác giữa bán hàng và tiếp thị, đồng thời giúp tạo và nuôi dưỡng các khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả. Dynamics 365 Marketing xử lý tất cả các khía cạnh của quản lý chiến dịch và truyền thông, từ giai đoạn lập kế hoạch ban đầu đến đo lường thành công, mọi giai đoạn của chiến dịch marketing đều được hỗ trợ. Dynamics 365 Marketing gửi tới các công cụ mạnh mẽ cho người làm marketing như tạo landingpage dễ dàng, trực quanvà giúp đưa ra quyết định thông minh dựa trên phân tích dữ liệu thời gian thực. Hơn nữa, Dynamics 365 Marketing bao gồm chức năng quản lý và giúp tiết kiệm chi phí, tạo và gửi tin nhắn, giám sát quy trình công tác v.v…
3.4. Dynamics 365 Customer Service
Dynamics 365 Customer Service cho phép khách hàng kết nối nhanh chóng và dễ dàng thông qua các tùy chọn dịch vụ đa kênh (multi-channel), giúp các tổ chức phản hồi khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả, để đảm bảo giải quyết chính xác mọi lúc. Module này hoạt động như một kho lưu trữ trung tâm cho tất cả thông tin khách hàng của doanh nghiệp và gửi tới cho chuyên viên dịch vụ chăm sóc khách hàng khả năng gửi tới các dịch vụ hợp lý, nhất cửa hàng và chuyên nghiệp. Doanh nghiệp có thể xem lịch sử từ một chủ đề nào đó, chỉ định các trường hợp cho các cá nhân hoặc nhóm và sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu để trả lời các câu hỏi thường gặp.
3.5. Dynamics 365 Field Service
Dynamics 365 Field Service có thể giúp tăng chuyển đổi các chức năng kinh doanh và tăng sự hài lòng của khách hàng bằng cách đơn giản hóa các quy trình và cải thiện năng suất trong các lần gặp on-site. Dynamics 365 Field Service gửi tới tính năng lập lịch trình và quản lý hàng tồn kho được sắp xếp hợp lý, đồng thời sử dụng Internet of Things (IoT) để phát hiện và giải quyết các vấn đề nhanh hơn, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động. Có thể tự động hóa đơn đặt hàng công việc, lên lịch và điều động. Module gửi tới cho các kỹ thuật viên quyền truy cập từ điện thoại di động vào tất cả dữ liệu họ cần, giúp các các kỹ thuật viên có thể công tác rảnh tay hơn nữa để tăng hiệu quả on-site.
3.6. Dynamics 365 Project service automation
Dynamics 365 Project Service Automation là một module toàn diện được thiết kế để quản lý chính xác ngay cả những dự án phức tạp nhất. Module cho phép người dùng chỉ định các nguồn lực, lập kế hoạch và lập hóa đơn cho các dự án cũng như giao tiếp hiệu quả với tất cả các bên liên quan. Trang tổng quan thời gian thực giúp đo lường việc sử dụng tài nguyên cho tối ưu hóa việc phân bổ và cải thiện các công việc dựa trên kỹ năng. Sử dụng cổng thông tin (portal), các doanh nghiệp có thể cộng tác liền mạch với khách hàng, đơn giản hóa các quy trình trong hợp đồng. Hơn nữa, module đảm bảo quy trình thanh toán của khách hàng nhanh hơn, bằng cách cho phép các nhóm gửi, xử lý và phê duyệt chi phí bất cứ lúc nào và bất cứ nơi đâu.
4. Cách sử dụng ERP Microsoft Dynamics 365
4.1. Tạo dự án mới trong ERP Microsoft Dynamics 365
Trước tiên, chúng ta sẽ đăng nhập vào Dynamics 365 với tư cách là người quản lý dự án. Khi đó, bạn sẽ ngay lập tức có quyền truy cập vào tất cả thông tin cần thiết để thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả.
Để bắt đầu, chúng ta sẽ tạo một dự án mới. Có hai cách để thực hiện điều này: bạn có thể sử dụng mẫu dự án hiện có để tạo dự án mới hoặc đơn giản là bắt đầu một dự án mới. Nếu bạn chọn sử dụng một dự án hiện có, tốt nhất bạn nên chọn một dự án trước đó tương tự như dự án mà bạn hiện đang thiết lập.
Trong phần Bắt đầu (Start), hãy chọn Tạo dự án Mới (Create New Job). Sau đó, chọn Có (Yes) để tạo dự án mới từ dự án hiện có. Sau đó, bạn có thể chọn một dự án sẽ sử dụng làm mẫu và chọn các tác vụ để kết hợp với dự án đó. Bạn có thể chọn các tác vụ riêng lẻ hoặc nhiều tác vụ cùng một lúc. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Hoàn tất (Finish) và dự án mới sẽ được tạo.
4.2. Thiết lập một bảng thời gian mới (Time Sheet)
Tiếp theo là việc tạo một mẫu Time Sheet cho một nhà tư vấn đang thực dự án.
Trong trang Time Sheet trên trang bảng điều khiển ERP Microsoft Dynamics 365, hãy chọn Open Time Sheet. Mở một bảng Time sheet và bạn sẽ nhận thấy rằng có thể lựa chọn các tác vụ để gán cho mỗi dòng nhập liệu. Chúng ta sẽ gán Time sheet này cho nhiệm vụ Tư vấn được liên kết với dự án hiện tại. Cuối cùng, chúng ta sẽ nhập thời gian liên quan cho nhiệm vụ này, sau đó gửi bảng Time Sheet để phê duyệt.
4.3. Phê duyệt Time Sheet trong ERP Microsoft Dynamics 365
Khi chuyên gia tư vấn công tác trong dự án đã gửi thời gian thực hiện để được phê duyệt. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn cần phải phê duyệt nó.
Trên bảng điều khiển của người quản lý dự án trong phần Phê duyệt (Approvals), bây giờ sẽ có một bảng thời gian mới trong mục Time Sheets…Approve. Bấm vào đây, mở bảng thời gian tương ứng, sau đó bấm Phê duyệt (Approve) ở đầu màn hình để phê duyệt bảng thời gian.
4.5. Lập hóa đơn cho khách hàng của bạn trong ERP Microsoft Dynamics 365
Cuối cùng, chúng ta có thể lập hóa đơn cho khách hàng cho dự án.
Từ bảng điều khiển của trình quản lý dự án, hãy chọn Jobs từ góc trên bên trái của màn hình. Tiếp theo, bấm Process, rồi chọn Create Job Sales Invoice từ menu thả xuống. Nhấn OK để hoàn tất việc tạo hóa đơn.
Bây giờ, chúng ta sẽ ghi sổ hóa đơn bán hàng này. Chọn lại Process, sau đó chọn Sales Invoices/Credit Memos. Tiếp theo, nhấp vào Open Sales Invoice/Credit Memos.
Từ đây, bạn có thể chọn một số dòng dữ liệu hoặc lựa chọn tất cả các nhiệm vụ được liệt kê để ghi sổ hóa đơn.
Bạn có thể dùng hai thao tác trên để tạo và ghi sổ hóa đơn cho khách hàng.
5. LVN Group có cúng cấp phần mềm kế toán được không?
Hiện nay, Luật LVN Group đã chuẩn bị cho ra mắt phần mềm kế toán phục vụ cho các doanh nghiệp. Nắm bắt được những vấn đề mà cả kế toán và chủ doanh nghiệp gặp phải, liên tục cải tiến từng ngày nhằm đem lại phần mềm kế toán ưu việt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tận dụng những ưu điểm và khắc phục những nhược điểm nêu trên, hiện nay Công ty Luật LVN Group sắp phát hành phần mềm kế toán với các ưu điểm:
• Xem báo cáo điều hành mọi lúc mọi nơi: Giám đốc, kế toán trưởng có thể theo dõi tình hình tài chính ngay trên di động, kịp thời ra quyết định điều hành doanh nghiệp.
• Tự động nhập liệu hóa đơn mua hàng, bán hàng, nhập khẩu dữ liệu từ excel giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các số sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
• Hỗ trợ kiểm soát chứng từ hợp lệ: Gợi ý thông tin KH/NCC dựa trên MST giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu. Cảnh báo NCC ngưng hoạt động tránh rủi ro về chứng từ.
• Giám sát tồn kho: Nắm bắt thông tin tồn kho chi tiết theo từng nhu cầu quản trị của DN như số lô, HSD màu sắc, chủng loại giúp tránh thất thoát, lãng phí.
Như bạn có thể thấy, Phần mềm ERP của Microsoft cho phép bạn tăng năng suất, giảm thời gian nhập dữ liệu, thiết lập và quản lý các dự án của khách hàng một cách dễ dàng. Đồng thời cải thiện quy trình ra quyết định tổng thể với tư cách là người quản lý dự án. Cũng như, Sắp tới đây, LVN Group cũng cho ra mắt phần mềm kế toán với nhiều tính năng ưu việt, chúng ta hãy cùng chờ đón !. Mặt khác, mọi thông tin hay câu hỏi có thể phản hồi trực tiếp dưới nội dung trình bày hoặc liên hệ với chúng tôi để được đội ngũ chuyên viên hỗ trợ kịp thời. Công ty Luật LVN Group – Đồng hành pháp lý cùng bạn.