Văn Phòng Luật LVN

ERP là viết tắt của Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning), là phần mềm có thể quản lý tổng hợp tất cả các nghiệp vụ của một doanh nghiệp bằng một hệ thống. Trong ERP, có nhiều tính năng mà doanh nghiệp cần như kiểm kê, sản xuất, kế toán, lương, v.v.. Những dữ liệu đã nhập vào ERP sẽ được tạo thành nhiều cách thức báo cáo khác nhau, do đó các doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định hợp lý dựa trên các báo cáo này. Gần đây, nhu cầu về ERP nền tảng đám mây truy cập thông qua Internet ngày càng tăng. ERP nền tảng đám mây có ưu điểm là không yêu cầu máy chủ, bản quyền cài đặt nên chi phí ban đầu rẻ, có thể sử dụng ngay mà không cần thời gian lắp đặt thêm. Với sự xuất hiện của ERP nền tảng đám mây, việc tiếp cận sử dụng ERP trở nên dễ dàng hơn, giúp nhiều doanh nghiệp bao gồm cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể sử dụng ERP. ECOUNT ERP là phần mềm ERP nền tảng đám mây đã bắt đầu dịch vụ từ năm 1999. Vậy Cách sử dụng phần mềm Ecount ERP thế nào? Hãy cùng LVN Group nghiên cứu qua nội dung trình bày dưới đây!

Cách Sử Dụng Phần Mềm Ecount

1. Đặc trưng và tính năng của ERP

ERP gửi tới mọi tính năng cần thiết cho doanh nghiệp như quản lý tồn kho, sản xuất, kế toán, bán hàng, mua hàng, nhân sự, lương, v.v.. Các tính năng được kết nối hệ thống với nhau nên có thể quản lý tổng hợp các công việc một cách dễ dàng.

Thông qua ERP, các công việc lặp đi lặp lại sẽ được giảm bớt, việc chia sẻ và báo cáo công việc trở nên đơn giản hơn; do đó, người dùng có thể sử dụng thời gian và nhân lực hiệu quả để phát triển doanh nghiệp.

1.1. Tài chính/Kế toán

Được sử dụng để quản lý chính xác lãi lỗ, chi phí, nguồn vốn của doanh nghiệp.
Những chi tiết mua hàng/bán hàng, thu/chi được phản ánh vào các báo cáo kế toán khác nhau như báo cáo quỹ tiền, báo cáo thu nhập.

1.2. Bán hàng/Mua hàng

Có thể quản lý dữ liệu bán hàng/mua hàng theo khách hàng/nhà gửi tới và theo từng mặt hàng. Nội dung bán hàng/mua hàng đã nhập trong ERP,
sẽ được kết nối với dữ liệu xuất nhập tồn kho, phải thu/phải trả, lãi lỗ.

1.3. Sản xuất/Chế tạo

Là tính năng có thể quản lý quy trình sản xuất và chi tiết xuất nhập kho trong ngành chế tạo, sản xuất. Tính toán số lượng tiêu hao của nguyên/phụ liệu đầu vào cho sản xuất, và có thể xem được giá thành và lợi nhuận của thành phẩm.

1.4. Tồn kho

Khi sử dụng ERP, chi tiết bán hàng, mua hàng, sản xuất sẽ được phản ánh vào tồn kho; người dùng có thể xem toàn bộ các chi tiết xuất nhập tồn kho và tình hình tồn kho theo từng mặt hàng, theo từng kho.

1.5. Nhân sự/Lương

Có thể điện toán hóa thông tin nhân sự và tính lương dễ dàng. Các khoản thưởng và bảo hiểm được tính toán để tạo thành bảng lương, phiếu lương chi tiết, đồng thời có thể ghi nhận các chi tiết lương vào sổ sách kế toán.

1.6. Groupware, Webmail

Gần đây, ERP đã được liên kết cả với các công cụ bổ trợ cho công việc. Có thể quản lý ERP, Groupware, Webmail bằng một hệ thống được tích hợp mà không cần sử dụng các phần mềm riêng biệt.

1.7. Bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp

Nếu ghi chép thủ công các dữ liệu vào sổ sách hoặc dùng phần mềm như Excel để lưu trữ dữ liệu trong máy tính thì khả năng bị thất lạc sẽ rất cao.
Còn khi sử dụng ERP có hệ thống bảo mật chuyên nghiệp, thì có thể bảo quản dữ liệu của doanh nghiệp một cách an toàn.

2. ECOUNT ERP

ECOUNT ERP là phần mềm ERP nền tảng đám mây đã bắt đầu dịch vụ từ năm 1999.
Cung cấp mọi tính năng của ERP với 1,000,000 đồng/tháng,
có thể truy cập bằng web để sử dụng ở bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào.
Hiện tại có khoảng 60,000 doanh nghiệp đang dùng ECOUNT ERP để nâng cao hiệu suất cho công việc.

3. Đặc trưng chính của ECOUNT ERP

1) Có tất cả tính năng cần thiết cho các doanh nghiệp.
Mọi tính năng mà các doanh nghiệp cần đều được gửi tới qua một phần mềm ECOUNT
như tồn kho, sản xuất, kế toán, bán hàng, mua hàng, nhân sự, lương, groupware, webmail, messenger.2) Chi phí rẻ
Có thể sử dụng mọi tính năng chỉ với 1,000,000 đồng/tháng mà không giới hạn số người dùng.3) Sử dụng được ở bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào.
Vì là ERP nền tảng đám mây nên có thể sử dụng thông qua kết nối Internet mà không cần phải cài đặt thêm.
Có thể xử lý và chia sẻ công việc dù đang ở bên ngoài như công tác tại nhà, công tác mà không giới hạn về không gian.

4) Dữ liệu doanh nghiệp được lưu trữ an toàn.
ECOUNT đã nhận được ISO 27001 – tiêu chuẩn bảo mật quốc tế, kiểm chứng cho tính ưu việt của hệ thống bảo mật.
Dữ liệu của khách hàng được lưu trữ một cách an toàn trong AWS(Amazon Web Services), là máy chủ bảo mật đẳng cấp cao nhất thế giới.

4. Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP một cách hiệu quả

Phần mềm ERP là một khoản đầu tư lớn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, vì vậy bạn phải tận dụng nó một cách tốt nhất. Sau đây là những hướng dẫn tổng quát giúp bạn sử dụng phần mềm ERP mang lại lợi ích tối đa.

4.1. Xem lại quy trình kinh doanh của doanh nghiệp

Bước này có thể giúp bạn quyết định quy trình kinh doanh nào cần được chú ý nhất, vì sẽ ảnh hưởng đến việc bạn mua phần mềm ERP nào. Ví dụ, bạn cần thêm một tính năng nào đó cho giải pháp kế toán của bạn? Hay bạn tập trung nhiều hơn vào mảng nhân sự? Nếu câu trả lời của bạn là “tất cả các điều trên”, thì bạn sẽ tìm kiếm một giải pháp có giá cao hơn và có thể bao gồm tất cả các tính năng mà bạn mong muốn.

4.2. Đầu tư vào hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP

Nhiều doanh nghiệp đã sai lầm khi cho rằng hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP giai đoạn đầu là đủ cho người dùng. Tuy nhiên, khi hệ thống ERP tiếp tục phát triển, chuyên viên và người dùng cũng cần tiếp tục được đào tạo và cập nhật. Do đó, cần công tác với nhà gửi tới ERP của bạn để thiết lập các chương trình đào tạo liên tục cho phép người dùng nâng cao kiến thức của họ khi phần mềm trở nên tiên tiến hơn.

4.3. Tập trung vào chất lượng dữ liệu

Phần mềm ERP quản lý nguồn, thời gian, vị trí và cách thức của luồng dữ liệu. Dữ liệu phải phong phú, chính xác và có thể truy cập, nếu không phần mềm sẽ trở nên vô ích. Hãy dành thời gian để thiết kế các tiêu chuẩn nhập dữ liệu, bao gồm các quy ước đặt tên và cách xử lý việc lập phiên bản tài liệu. Đảm bảo mọi người trong công ty đều có quyền truy cập vào dữ liệu được thống nhất giữa các phòng ban. Đồng thời, kiểm tra định kỳ để biết liệu các tiêu chuẩn có được tuân thủ được không.

4.4. Cách sử dụng tùy chỉnh phần mềm ERP

Hầu hết các phần mềm ERP đều là một giải pháp đa ngành nghề được phát triển để phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Để có kết quả tốt nhất, hãy yêu cầu nhà gửi tới dịch vụ giúp bạn tùy chỉnh hệ thống phù hợp với nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác, bạn có thể tùy chỉnh nền tảng ERP ở mức độ thấp hơn bằng cách sử dụng tích hợp và plus-ins.

4.5. Chứng minh tương lai hệ thống ERP

Phần mềm ERP mà bạn sử dụng hiện nay có thể sẽ thay đổi trong 5, 10 hoặc 20 năm nữa. Hãy yêu cầu nhà gửi tới ERP đưa ra lộ trình tương lai của phần mềm thế nào. Họ đầu tư vào nghiên cứu và phát triển ở mức độ nào? Họ hy vọng sẽ triển khai những tính năng bổ sung nào? Họ đẩy các bản cập nhật thường xuyên thế nào?

4.6. Xem xét cách sử dụng phần mềm ERP với các tùy chỉnh tích hợp

Sử dụng phần mềm ERP bằng cách thêm các tính năng vào bộ công cụ có thể giúp bạn cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tích hợp hệ thống ERP phổ biến có thể bao gồm như sản xuất và thiết kế, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý chuỗi cung ứng (SCM) và hệ thống quản lý kho hàng (WMS).

4.7. Tận dụng các ứng dụng dành cho thiết bị di động

Một trong những cách sử dụng phần mềm ERP là tận dụng các ứng dụng dành cho thiết bị di động. Các ứng dụng cũng cho phép chuyên viên và người dùng dễ dàng truy cập thông tin cần thiết từ xa. Đây là một cách sử dụng phần mềm ERP dễ dàng cho mọi người dùng, dù ở bất kỳ vị trí nào vẫn luôn có thể cập nhật tất cả các thông tin của hoạt động kinh doanh.

4.8. Thành lập nhóm đa chức năng

Để quá trình thực hiện suôn sẻ, hãy thành lập một nhóm triển khai bao gồm các cá nhân từ nhiều phòng ban khác nhau. Điều này đảm bảo rằng tất cả các lĩnh vực chính trong doanh nghiệp của bạn đều được giải quyết và giúp thu thập phản hồi từ các nhóm khác nhau.

4.9. Đo tuổi thọ của hệ thống

ROI nhận được từ hệ thống ERP xác định liệu đó có phải là một quyết định khả thi cho doanh nghiệp được không? Nó dao động theo thời gian và có thể cần điều chỉnh và theo dõi mục tiêu theo thời gian. Hệ thống lý tưởng sẽ mang lại cho doanh nghiệp giá trị cao và ROI ấn tượng.

5. Phần mềm kế toán LVN Group

Nhằm đáp ứng những nhu cầu trong công việc của kế toán viên, phần mềm LVN Group với những đặc điểm, tính năng nổi bật sẽ giúp bạn bớt căng thẳng và mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc. Có thể kể đến một số tính năng đắt giá của phần mềm kế toán LVN Group như:

Công nghệ lập trình tiên tiến;
Thiết kế linh hoạt, giao diện bắt mắt, dễ sử dụng;
Quản lý đa tiền tệ;
Truy vấn các dữ liệu có liên quan;
Tính hiện đại chính xác;
Có tính chuyên nghiệp.

Với một số thông tin liên quan đến phần mềm kế toán LVN Group chúng tôi rất vui vì được đồng hành cùng bạn trong bất kỳ các lĩnh vực. Nếu bạn có bất ký câu hỏi nào liên quan đến phần mềm kế toán LVN Group hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

Trên đây là Cách sử dụng phần mềm Ecount mà LVN Group muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hi vọng nội dung trình bày sẽ hỗ trợ và giúp ích cho quý bạn đọc về vấn đề này!

Công ty Luật LVN - Địa chỉ: Số 16B Nguyễn Thái Học, Yết Kiêu, Hà Đông, Hà Nội, Việt Nam