Trong quá trình hoạt động các doanh nghiệp thường có phát sinh các chi phí như chi phí vận chuyển. Nhưng loại chi phí này thường không được doanh nghiệp lập hóa đơn. Vậy làm thế nào để các chi phí này được coi là chi phí hợp lý và được khấu trừ? Do đó bài viết dưới đây Công ty Luật LVN Group sẽ cung câp thông tin về Cách xử lý chi phí vận chuyển không có chứng từ Mời quý bạn đọc cùng tham khảo.
1. Chi phí vận chuyển là gì?
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, người mua hoặc người bán phải trả một khoản chi phí nhất định cho bên thực hiện quá trình vận chuyển hàng hóa theo những điều kiện mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng vận chuyển. Đó được gọi là Phí vận chuyển.
Thông thường phí vận chuyển bao gồm hai phần: phí vận chuyển cơ bản và phí vận chuyển phụ thêm. Phí vận chuyển cơ bản là khoản tiền không thay đổi đã được ấn định trong hợp đồng; phí vận chuyển phụ thêm là khoản tiền mà người thuê vận chuyển trả thêm cho người vận chuyển, khoản phụ thêm này có thể thay đổi phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: trọng lượng hàng quá tải, vận chuyển vượt quá độ dài của quãng đường mà các bên đã thỏa thuận, phụ thêm vì đồng tiền mất giá…
2. Trường hợp không có hóa đơn được lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào
Căn cứ theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm: Các trường hợp không có hoá đơn được lâp bảng kê 01/TNDN:
– Mua hàng hóa là nông sản, hải sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
– Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
– Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
– Mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
– Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
3. Cách xử lý chi phí vận chuyển không có hóa đơn
Theo Công văn Số 2019/CT-TTHT ngày 09/3/2015 của Cục thuế TP.HCM:
– Trường hợp Công ty thuê xe ba gác, xe ôm của cá nhân để vận chuyển hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty nếu mức chi trả từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần hoặc tháng trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước để kê khai nộp vào NSNN. Căn cứ vào hợp đồng, chứng từ chi tiền, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, Công ty lập bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
===>Như vậy: để chi phí vận chuyển không có hoá đơn là chi phí hợp lý thì bạn cần đảm bảo những điều kiện sau:
– Hợp đồng vận chuyển.
– Chứng từ thanh toán.
– Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Nếu mức chi trả > 2tr/lần hoặc tháng)
– Bảng kê 01/TNDN.
Hoặc:
– Ký hợp đồng lao động thời vụ hoặc Hợp đồng giao khoán.
2.1. Trường hợp thuê dịch vụ vận chuyển như xe ôm hay xe ba gác cá nhân
Trong tình huống này, các bạn hãy khéo léo biến chi phí này thành chi phí nhân công hợp lý của doanh nghiệp.
- Đối với chi phí thuê vận chuyển, bốc dỡ của cá nhân có giá trị nhỏ hơn 2 triệu đồng/lần hoặc tháng:
Bước 1: Ký HĐLĐ thời vụ dưới 3 tháng, kèm theo CMT của người gửi tới dịch vụ.
Bước 2: Thanh toán chi phí thông qua thanh toán tiền lương. Tiền lương của chuyên viên vận chuyển, bốc dỡ này sẽ được đưa vào bảng lương của DN.
Bước 3: Chi trả lương, lấy chữ ký của họ trên bảng thanh toán lương của doanh nghiệp.
- Đối với chi phí thuê vận chuyển, bốc dỡ của cá nhân có giá trị lớn hơn 2 triệu đồng/lần hoặc tháng:
Khoản thu nhập này của người vận chuyển, bốc dỡ theo hướng dẫn phải nộp Thuế TNCN, vì thế để vừa có thể tính chi phí hợp lý cho DN, vừa thực hiện nghĩa vụ nộp thuế TNCN của cá nhân gửi tới dịch vụ cho DN, các bạn làm như sau:
Từ bước 1 đến bước 3: Thực hiện như trường hợp trên
Bước 4: Khấu trừ thuế TNCN 10%, phần còn lại chi trả cho người gửi tới dịch vụ vận chuyển, bốc dỡ. Sau đó gửi tới cho họ bản chứng từ khấu trừ thuế TNCN để họ thực hiện quyết toán Thuế về sau. Lưu ý: Chứng từ khấu trừ Thuế này, doanh nghiệp có thể đăng ký đặt in hoặc mua của đơn vị Thuế.
Hoặc: không khấu trừ thuế TNCN 10%, chi trả cho họ 100% chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Trong trường hợp này, DN phải làm MST cho họ, và yêu cầu họ làm cam kết tổng thu nhập trong năm không nằm trong diện thu nhập phải nộp thuế TNCN (cam kết 23).
Kinh nghiệm xử lý trong trường hợp này là các bạn nên khấu trừ 10% thuế TNCN của người gửi tới dịch vụ.
2.2. Trường hợp thuê xe ô tô hoặc xe máy, xe ủi, máy xúc,.. của cá nhân (có giá trị lớn)
Kiến nghị xử lý trong trường hợp này là các bạn có thể chuyển sang ký hợp đồng khoán việc với cá nhân cho thuê.
Hồ sơ gồm:
- Hợp đồng giao khoán
- Biên bản nghiệm thu công việc
- Chứng minh thư pho tô của cá nhân cho thuê
- Chứng từ thanh toán: giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (thanh toán bằng tiền mặt) hoặc giấy báo nợ (thanh toán chuyển khoản). Các bạn ghi nhớ nếu giá trị thanh toán lớn hơn 20 triệu thì phải thanh toán qua chuyển khoản từ tài khoản đăng ký với đơn vị thuế của doanh nghiệp đến tài khoản của cá nhân người gửi tới dịch vụ.
- Hoá đơn bán lẻ của đơn vị thuế cấp (Cụ thể: Cá nhân cho thuê xe sẽ phải mang những giấy tờ sau để lên đơn vị thuế để nộp thuế: Hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu hoàn thành công việc, chứng từ thanh toán, CMT photo. Sau khi nộp thuế xong đơn vị thuế sẽ cấp cho 1 hoá đơn bán lẻ để đưa cho DN)
Sau khi xử lý chi phí này thành chi phí hợp lý, bạn cần phải hạch toán và phân bổ chi phí này cho đúng.
Trên đây là tất cả thông tin về Hóa đơn đầu vào nhiều hơn hóa đơn đầu ra xử lý như thế nào? mà Công ty Luật LVN Group cung cấp tới các bạn đọc giả. Nếu các bạn đọc giả còn có bất kỳ thắc mắc hay góp ý nào liên quan đến bài viết hoặc những vấn đề pháp lý khác hãy liên hệ với Công ty Luật LVN Group để nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ luật sư và các tác giả. Chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp thắc mắc của các bạn đọc. Trân trọng!