Cách xử lý hóa đơn giá trị gia tăng bị mất 

Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn đặc biệt nên cần phải được lưu giữ và bảo quản kỹ lưỡng. Tuy nhiên, có thể vì một lý do hay sự kiện bất khả kháng mà hóa đơn giá trị gia tăng bị mất và gây ra những hệ quả pháp lý nghiêm trọng. Vậy phải làm thế nào khi hóa đơn giá trị gia tăng bị mất? Sau đây, chúng tôi sẽ trình bày về cách xử lý hóa đơn giá trị gia tăng khi bị mất. 

Cách xử lý hóa đơn giá trị gia tăng bị mất 

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là gì? 

Căn cứ vào Khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì: 

– Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

+ Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa. 

+ Hoạt động vận tải quốc tế. 

+ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu. 

Hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn GTGT) hay còn gọi là VAT, do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in ra sau khi đã đăng ký mẫu hóa đơn với đơn vị thuế, hóa đơn đỏ chính là một loại chứng từ có giá trị pháp lý thể hiện giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ mà người bán, bên cung ứng dịch vụ xuất cho bên mua, bên sử dụng dịch vụ.

Hình thức của hóa đơn giá trị gia tăng: 

– Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo hướng dẫn tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành. 

– Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do đơn vị thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

Hoá đơn giá trị gia tăng có vai trò như sau:

+ Là bằng chứng về việc mua bán hàng hóa dịch vụ. 

+ Là chứng từ, là cơ sở ban đầu mà doanh nghiệp dùng để kê khai nộp thuế, khấu trừ, hạch toán chi phí thực tiễn phát sinh, hoàn thuế và xác định những chi phí hợp lệ khi tính thuế đối với đơn vị thuế.  

2. Những quy định về hóa đơn giá trị gia tăng 

2.1 Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng phải có thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (nếu có), danh mục hàng hóa dịch vụ, ngày thực hiện giao dịch, tổng giá trị hàng hóa dịch vụ, giá trị tính thuế GTGT, thuế suất GTGT và giá trị thuế GTGT.

Hóa đơn giá trị gia tăng cần thiết là vì đây là loại hóa đơn có giá trị về mặt pháp lý. Nó tách riêng giá trị thực của hàng hóa và phần giá trị tăng thêm, là căn cứ để khấu trừ thuế.

2.2 Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được đơn vị thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng cho đơn vị thuế quản lý trực tiếp, kể cả trong kỳ không sử dụng hóa đơn.

Riêng doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của đơn vị thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

Trường hợp doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng theo tháng thì doanh nghiệp không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý.

Trường hợp tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp trong một kỳ báo cáo có hai loại hóa đơn (hóa đơn do tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp tự in, đặt in và hóa đơn mua của đơn vị thuế) thì thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong cùng một báo cáo.

Hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn theo mẫu 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC; trong đó không phải điền dữ liệu vào các cột chi tiết từ số đến số, chỉ điền dữ liệu vào các cột số lượng hóa đơn.

3. Cách xử lý hóa đơn giá trị gia tăng bị mất 

Khi làm mất hóa đơn giá trị gia tăng thì quý bạn đọc đừng vội hốt hoảng mà có thể làm theo các bước sau đây để xử lý hóa đơn giá trị gia tăng bị mất !. 

Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì xử lý như sau: 

Bước 1: Cả bên bán và bên mua cùng ghi nhận sự việc. 

Kế toán của cả 2 bên sẽ cùng nhau lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản phải có trọn vẹn những nội dung sau đây: 

+ Liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào.

+ Ký và ghi rõ họ tên của người uỷ quyền theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền).

+ Đóng dấu (nếu có) trên biên bản. 

Bước 2: Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người uỷ quyền pháp luật và đóng dấu lên bản sao giao cho bên mua.

Bên mua được phép sử dụng hóa đơn bản sao chụp liên 1 có đóng dấu này là chứng từ hợp pháp để hạch toán và kê khai thuế.

Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Bước 3: Lập báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn nộp cho đơn vị thuế.

Bên nào làm mất hóa đơn giá trị gia tăng thì có nghĩa vụ phải lập báo cáo về việc làm mất và thông báo với đơn vị thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014) chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo hướng dẫn của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Trên đây là toàn bộ nội dung cách xử lý khi hóa đơn giá trị gia tăng bị mất mà chúng tôi gửi đến quý bạn đọc. Trong quá trình nghiên cứu, nếu có câu hỏi hoặc cần hỗ trợ trong các lĩnh vực hóa đơn, chứng từ thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn sớm nhất. Chúng tôi có các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ mà bạn cần.