Cách xử lý khi doanh nghiệp bị mất Token chữ ký số

1. Token chữ ký số là gì?

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp câu hỏi về thuật ngữ chữ ký số Token. Thực tế đó là cụm từ chữ ký số – thiết bị USB Token.

Khái niệm: Chữ ký số Token là dạng chữ ký điện tử dựa trên công nghệ mã hóa công khai được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh thương mại trực tuyến.Thiết bị thể hiện chữ ký số chính là USB Token. Đây là thiết bị phần cứng dùng để tạo ra cặp khóa công khai và bí mật cũng như lưu trữ thông tin của khách hàng.

USB token là thiết bị phần cứng để tạo ra cặp khóa công khai và bí mật cũng như lưu giữ khóa bí mật của khách hàng. Các bạn có thể dùng USB token để ký điện tử cho các giao dịch qua mạng với Cơ quan Thuế, Hải Quan, Ngân Hàng Điện Tử…

+ Khóa công khai: đây là các thông tin công cộng của khách hàng.
+ Khóa riêng: đây là thông tin bí mật của khách hàng, được dùng để tạo ra chữ ký số. Bản chất của việc sử dụng thiết bị USB Token là để lưu trữ và bảo vệ an toàn khóa riêng này.

2. Cách xử lý khi bị mất chữ ký số USB Token

Có nhiều lý do khiến doanh nghiệp bị mất chữ ký số, tuy nhiên khi tình trạng này xảy ra, thường có hai trường hợp phổ biến nhất và dưới đây chính là cách xử lý chúng.

Trường hợp 1: mất chữ ký số nhưng vẫn nhớ mật khẩu đăng nhập Website của Tổng cục thuế

Đây là trường hợp xử lý tương đối đơn giản và dễ dàng. Sau khi mất USB Token nhưng vẫn nhớ mật khẩu để đăng nhập vào tài khoản của công ty trên website Tổng Cục Thuế, bạn hãy thực hiện ngay các bước sau:

+ Bước 1: Liên hệ để nhận hỗ trợ từ tổng đài chăm sóc khách hàng

Doanh nghiệp nên liên hệ ngay với tổng đài hỗ trợ hoặc đường dây nóng của nhà gửi tới USB Token. Sau đó, bạn cần gửi tới Mã số thuế của doanh nghiệp mình, cùng với thời gian sử dụng Token để hỗ trợ viên xác minh. Sau đó, nhà gửi tới sẽ cấp phát lại Token cho doanh nghiệp.
Token này sẽ khác với Token cũ và thời gian sử dụng mới, bạn lưu ý điều này !!

+ Bước 2: Doanh nghiệp tiến hành cài đặt lại Token

Bạn cài đặt mới lại Token của doanh nghiệp mình là có thể sử dụng lại chữ ký số như bình thường.

Trường hợp mất chữ ký số này sẽ phức tạp hơn so với việc mất USB Token ở trên. Nếu bạn mất chữ ký số đồng thời không thể đăng nhập vào trang web của Tổng cục thuế hoặc những website như BHXH, Hải quan,… hay các trang trung gian, thì hãy xử lý ngay theo các bước sau:

+ Bước 1: Lấy lại mật khẩu đăng nhập vào website của tổng cục Thuế 

Đây là bước đầu tiên để xử lý trường hợp mất chữ ký số này. Doanh nghiệp cần tới ngay chi cục Thuế quản lý, sau đó gửi tới các thông tin cần thiết theo hướng dẫn để chứng minh và yêu cầu đơn vị Thuế cấp lại mật khẩu đăng nhập mới.
Trường hợp doanh nghiệp kê khai thông tin qua các trang web trung gian, thì cần liên hệ với các trang web này để tạm thời khóa tài khoản lại. Sau dó hãy yêu cầu được cấp lại mật khẩu mới để đăng nhập vào website của Tổng cục thuế.

+ Bước 2: Làm lại USB Token mới

Sau khi đã có được mật khẩu mới để đăng nhập vào website của Tổng cục thuế, bạn hãy tiến hành làm lại USB Token cho doanh nghiệp mình. Cách thức tương tự với cách xử lý khi mất chú ký số ở trường hợp 1.

Căn cứ bao gồm:

• Doanh nghiệp liên hệ với đơn vị gửi tới USB Token để thông báo về tình trạng mất chữ ký số và yêu cầu làm thủ tục cấp lại thiết bị USB Token mới.
• Tiến hành cài đặt lại USB Token và sử dụng như bình thường.

Có thể thấy cả hai trường hợp mất chữ ký số trên đều có cách xử lý tương đối đơn giản và dễ dàng, tuy nhiên việc mất/thất lạc này vẫn sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến quá trình hoạt động và kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy hãy cẩn thận để đừng xảy ra việc mất chữ ký số !!

3. Xử lý khi mất chữ ký số nhưng không thuộc 2 trường hợp trên

Nếu doanh nghiệp bạn bị mất chữ ký số nhưng không giống với các trường hợp mà chúng tôi vừa hướng dẫn thì có thể làm theo cách xử lý này:

• Cung cấp các hồ sơ pháp lý bao gồm bản sao giấy phép kinh doanh, chứng minh thư của người đứng đầu doanh nghiệp,… để đơn vị chứng thực chữ ký số có thể cấp lại thiết bị USB Token.
• Tiến hành cài đặt lại chữ ký số.

Tuy cách thức trên sẽ mất nhiêu thời gian hơn nhưng có thể giải quyết hầu hết các tình huống khi mất chữ ký số của doanh nghiệp. Bạn hãy cân nhắc !!

4. Tìm hiểu cách xử lý khi doanh nghiệp làm hỏng USB Token

Ngoài việc mất chú ký số thì tình trạng USK Token bị hỏng cũng khá phổ biến. Bởi nó tương tự với những mẫu USB thông thường nên sau thời gian dài sử dụng có thể gặp phải vấn đề như hư hại do môi trường hoặc các tác động vật lý làm hỏng, vỡ.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp hãy xử lý như sau:

+ Bước 1: Liên hệ ngay với tổng đài hỗ trợ của đơn vị gửi tới USB Token

Doanh nghiệp hãy liên hệ qua hotline hoặc tổng đài chăm sóc khách hàng của nhà gửi tới, sau đó khai báo mã số thuế của mình và tình trạng hiện tại của USB Token để được hướng dẫn kịp thời.

+ Bước 2: Cài đặt lại chữ ký số mới

Sau khi nhà gửi tới cấp phát mới USB Token cho doanh nghiệp, bạn hãy cài đặt mới lại cho thiết bị. Cách thực hiện tương tự như trường hợp mất chữ ký số.