Chức năng của văn phòng đại diện tại nước ngoài là gì?

Để mở rộng kinh doanh, xúc tiến giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng ngoài trụ sở chính của doanh nghiệp, các doanh nghiệp thường lựa chọn việc thành lập văn phòng uỷ quyền để hoạt động được hợp pháp. Chức năng của văn phòng uỷ quyền tại nước ngoài là gì?

Văn phòng uỷ quyền là gì?

Văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và có nhiệm vụ uỷ quyền theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó theo hướng dẫn tại điều 45 của Luật Doanh Nghiệp.

Văn phòng uỷ quyền sẽ được chia thành 02 nhóm: (i) văn phòng uỷ quyền cho công ty có hiện hiện thương mại tại Việt Nam (ii) văn phòng uỷ quyền cho thương nhận nước ngoài tại Việt Nam (doanh nghiệp không có hiện diện thương mại tại Việt Nam). Trong nội dung trình bày này, chúng tôi chỉ tư vấn về các vấn đề liên quan đến văn phòng uỷ quyền công ty có hiện diện tại Việt Nam.

Vì vậy có thể thấy, chức năng của văn phòng uỷ quyền khá đơn giản chỉ phục vụ mục đích chính là:

– Giữ vài trò là văn phòng liên lạc giữa công ty với khách hàng;

– Thực hiện nghiên cứu thị trường kinh doanh, hỗ trợ cho công ty đánh giá thị trường, xúc tiến hoạt động kinh doanh

Một số lưu ý khác về văn phòng uỷ quyền như sau:

– Văn phòng uỷ quyền không được trực tiếp kinh doanh mua bán sản phẩm, hàng hóa để thực hiện hoạt động thương mại;

 

 

– Văn phòng uỷ quyền không được ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với bên thứ 3 với mục đích thương mại;

– Nghĩa vụ tài chính từ hoạt động của văn phòng uỷ quyền sẽ đều phụ thuộc vào công ty mẹ và do công ty mẹ chi trả toàn bộ

Cơ cấu tổ chức của văn phòng uỷ quyền thế nào?

Như trình bày ở trên, chức năng hoạt động của văn phòng uỷ quyền là tương đối đơn giản. Do đó, cơ cấu tổ chức của văn phòng uỷ quyền cũng đơn giản với chức danh của người đứng đâu là: Trưởng văn phòng uỷ quyền

Văn phòng uỷ quyền được phép thay mặt công ty ký kết hợp đồng để phục vụ cho hoạt động của văn phòng như thuê nhà; mua sắm trang thiết bị, kts kết hợp đồng lao động với người lao động công tác tại văn phòng…vv. Cơ cấu tổ chức của văn phòng sẽ do công ty mẹ quyết định, hoạt động theo sự cho phép của công ty mẹ.

Vốn điều lệ của văn phòng uỷ quyền

Văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ, không có tư cách pháp nhân nên khi tiến hành thành lập sẽ không đăng ký mức vốn điều lệ công ty. Như đã phân tích, công ty mẹ sẽ chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính của văn phòng, do đó, mọi chi phí hoạt động sẽ đều do công ty mẹ chi trả cho văn phòng. Thuế môn bài cho văn phòng sẽ được nộp hàng năm và sẽ do công ty mẹ nộp trên cơ sở đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ.

Nên thành lập văn phòng uỷ quyền hay chi nhánh công ty?

Việc thành lập văn phòng uỷ quyền hay chi nhánh công ty sẽ phụ thuộc vào mục địch kinh doanh của công ty. Trường hợp, mục đích của công ty chỉ là muốn có đơn vị phụ thuộc uỷ quyền cho công ty trong việc xúc tiến mối quan hệ với khách hàng, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng và không có mục đích thu lợi trực tiếp. Doanh nghiệp chỉ nên thành lập văn phòng uỷ quyền công ty.

Trường hợp doanh nghiệp muốn có 1 đơn vị kinh doanh độc lập và thu lợi trực tiếp từ việc kinh doanh, doanh nghiệp nên thành lập chi nhánh công ty để đảm bảo đơn vị phụ thuộc có thể hoạt động kinh doanh trực tiếp với khách hàng.

Chức năng của văn phòng uỷ quyền nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Văn phòng uỷ quyền của Thương nhân nước ngoài được thành lập tại Việt Nam do Sở công thương tỉnh/thành phố nơi văn phòng uỷ quyền đăng ký trụ sở chính cấp.

Văn phòng uỷ quyền của Thương nhân nước ngoài là đơn vị phụ thuộc và không có chức năng kinh doanh ngoài thực hiện chức năng văn phòng liên lạc; nghiên cứu thị trường; xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà Văn phòng uỷ quyền; không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng uỷ quyền trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Hàng năm; văn phòng uỷ quyền gửi báo cáo hoạt động theo mẫu tới đơn vị quản lý trực tiếp là Sở công thương.

Văn phòng uỷ quyền báo cáo; gửi tới tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của Văn phòng theo yêu cầu của đơn vị quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền công ty nước ngoài tại Việt Nam

Để có thể được đơn vị đăng ký cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng uỷ quyền tại Việt Nam; thương nhân cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký; hồ sơ sẽ bao gồm những tài liệu sau:

– 1 Bản đề nghị (đơn) thành lập văn phòng uỷ quyền (theo mẫu quy định)

– 1 Bản sao giấy đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp thành lập (hoặc giấy tờ có giá trị tương đương)

– 1 Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng uỷ quyền

– 1 Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do đơn vị; tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận; chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

– Nếu người uỷ quyền là công dân Việt Nam cần có bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu. Nếu người uỷ quyền là công dân nước ngoài cần bảo sao hộ chiếu.