Chứng thực điện tử là gì? (Chi tiết 2023) – Luật LVN Group

1. Chứng thực điện tử là gì?

Chứng thực điện tử (hay còn gọi là bản sao chứng thực điện tử) là bản sao có chứng thực dưới dạng điện tử từ bản chính dưới dạng văn bản hoặc tệp giấy với nội dung trọn vẹn, chính xác được ghi trên bản chính của sổ.

Căn cứ theo hướng dẫn tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc đơn vị, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng cách thức điện tử là đúng với bản chính.

2. Giá trị của chứng thực điện tử

Căn cứ theo hướng dẫn tại khoản 2 và điểm b khoản 3 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì:

– Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

– Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Chứng từ điện tử được tiến hành thế nào

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì:

Đối với các giấy tờ, tài liệu chưa được số hóa, lưu giữ, kết nối, chia sẻ thông tin với Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh, tùy theo nhu cầu, tổ chức, cá nhân yêu cầu đơn vị nhà nước có thẩm quyền cấp bản sao điện tử theo hai cách:

– Yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc;

– Yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, tài liệu.

Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc, đơn vị đang quản lý sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao điện tử có chữ ký số của đơn vị cho người yêu cầu. Thẩm quyền cấp, tổ chức, cá nhân có quyền yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc được thực hiện theo các quy định của pháp luật về cấp bản sao từ sổ gốc.

Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, thẩm quyền, địa điểm, giấy tờ, văn bản làm cơ sở để thực hiện, trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, thời hạn thực hiện và việc gia hạn thời hạn, lệ phí và các chi phí khác, chế độ lưu trữ thực hiện theo hướng dẫn của pháp luật về chứng thực bản sao từ bản chính. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:

– Tổ chức, cá nhân xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở để chứng thực bản sao.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, tài liệu do đơn vị, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo hướng dẫn của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

– Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, đơn vị có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực.

Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao điện tử gửi bản sao điện tử đã được ký số vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó tại Cổng dịch vụ công quốc gia. Trường hợp tổ chức, cá nhân không có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, đơn vị có thẩm quyền gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân gửi tới.

4. Đăng ký chứng thực điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia

Việc đăng ký chứng thực điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia được thực hiện như sau

Bước 1: Truy cập vào website https://dichvucong.gov.vn/, sau đó chọn mục Dịch vụ công trực tuyến/Dịch vụ công nổi bật

Bước 2: Chọn thủ tục “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do đơn vị tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận”, sau đó hệ thống sẽ hiển thị giao diện hướng dẫn và hiển thị các thông tin về thủ tục hành chính Cấp bản sao chứng thực

Bước 3: Cá nhân/tổ chức đăng ký chứng thực bằng cách thức đặt lịch hẹn, sau đó thông báo với cán bộ tư pháp có tài khoản DVCQG và gửi tới CMND/CCCD hoặc MST (với doanh nghiệp). Sau khi đơn vị tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, thì hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản DVCQG của cá nhân/tổ chức dưới dạng file pdf

Lưu ý: Trường hợp cá nhân/tổ chức không có tài khoản DVCQG, khi tới đơn vị tư pháp, cán bộ tư pháp sẽ yêu cầu gửi tới email. Khi đó sau khi đơn vị tư pháp hoàn thành việc cấp bản chứng thực điện tử, thì file chứng thực điện tử bản mềm sẽ được gửi về email mà cá nhân/tổ chức đã gửi tới.