Có bắt buộc phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không?

Hóa đơn điện tử là cách thức hóa đơn hiện đại được sử dụng trên nền tảng điện tử. Đây là loại hóa đơn vốn đã được sử dụng ở các nước phát triển từ khá lâu. Vậy Có bắt buộc phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không?

Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải sử dụng không?

Căn cứ khoản 1; khoản 2 Điều 59 và Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2023) được quy định như sau:

“Điều 59. Hiệu lực thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2023, khuyến khích đơn vị, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2023.

2. Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2023.

Điều 60. Xử lý chuyển tiếp

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế, đã mua hóa đơn của đơn vị thuế trước ngày Nghị định này được ban hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử dụng kể từ ngày Nghị định này được ban hành đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2023 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo hướng dẫn tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Trường hợp từ ngày Nghị định này được ban hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2023, trường hợp đơn vị thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Nghị định này hoặc Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018, nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các cách thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến đơn vị thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Cơ quan thuế xây dựng dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.

2. Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày Nghị định này được ban hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2023, trường hợp đơn vị thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Nghị định này thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của đơn vị thuế. Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo hướng dẫn tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thực hiện như các cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 1 Điều này.

3. Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể Điều này.”

Vì vậy, theo như những quy định trên, thì từ ngày 01/07/2023 bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2023) quy định Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy như sau:

– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của đơn vị quản lý thuế, đơn vị kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo hướng dẫn của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

– Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế theo hướng dẫn tại Nghị định này.

Vì vậy, hiểu một cách đơn giản, hóa đơn chuyển đổi là hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang.

Hóa đơn điện tử áp dụng chuyển đổi áp dụng có mã đơn vị thuế thế nào?

Tại Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC (có hiệu lực 01/07/2023) quy định Chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế như sau:

– Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu có nhu cầu chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế thì thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

– Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế theo hướng dẫn tại Thông tư số 31/2021/TT-BTC ngày 17/5/2021 của Bộ Tài chính quy định về áp dụng rủi ro trong quản lý thuế và được đơn vị thuế thông báo (Mẫu số 01/TB-KTT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế. Trong thời gian mười (10) ngày công tác kể từ ngày đơn vị thuế phát hành thông báo, người nộp thuế phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (chuyển từ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế) theo hướng dẫn tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và thực hiện theo thông báo của đơn vị thuế. Sau 12 tháng kể từ thời gian chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, đơn vị thuế căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế và quy định tại Thông tư số 31/2021/TT-BTC để xem xét, quyết định.