Có cần lập kế hoạch khi mở văn phòng đại diện không?

Văn phòng uỷ quyền đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của bên doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích của công ty mẹ. Có cần lập kế hoạch khi mở văn phòng uỷ quyền không? Theo đó, có một số lưu ý cần nắm rõ khi mở văn phòng uỷ quyền như nội dung trình bày dưới đây.

Tổng quan về văn phòng đại diện

Văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp; có nhiệm vụ uỷ quyền theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Do bản chất văn phòng uỷ quyền không có chức năng kinh doanh; không được phát sinh doanh thu cũng như ký kết hợp đồng với khách hàng mà chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ.

Vì vậy, ưu điểm lớn nhất là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế
(cũng như không phải nộp thuế môn bài).

Mặt khác, doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại điện cùng hay khác tỉnh, thành phố đều được.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

–    Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền (Phụ lục II-11, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);

–    Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp về việc thành lập văn phòng uỷ quyền;

–    Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng uỷ quyền;

–    Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP) của người đứng đầu văn phòng uỷ quyền.

–    Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-18, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.

Nộp hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, cá nhân, tổ chức tiến hành nộp hồ sơ tại:

Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng uỷ quyền đặt trụ sở

Lưu ý:

• Trong thời hạn 10 ngày công tác, kể từ ngày quyết định lập văn phòng uỷ quyền, doanh nghiệp phải:
  + Gửi thông báo lập văn phòng uỷ quyền đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng uỷ quyền đặt trụ sở
  + Kèm theo bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền
• Tên văn phòng uỷ quyền phải phù hợp theo quy định pháp luật. Tên văn phòng uỷ quyền phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng uỷ quyền”.
• Theo Nghị định 139/2016/TT-BTC, văn phòng uỷ quyền có hoạt động sản xuất; kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm.
  Tuy nhiên, thực tiễn văn phòng uỷ quyền không phát sinh hoạt động kinh doanh được vì vậy không phải nộp thuế môn bài
• Địa chỉ trụ sở của văn phòng uỷ quyền công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).

Lưu ý trước khi mở văn phòng uỷ quyền

Mã số doanh nghiệp

Tên và địa chỉ trụ sở chính của công ty

Tên văn phòng uỷ quyền dự định thành lập:

+ Phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ số và các ký hiệu.

+ Phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng uỷ quyền”.

+ Phải được viết hoặc gắn ngay tại trụ sở văn phòng uỷ quyền.

Địa chỉ trụ sở văn phòng uỷ quyền

+ Trụ sở văn phòng uỷ quyền phải nằm ở trên lãnh thổ Việt Nam và có địa chỉ xác thực.

+ Địa chỉ đăng ký trụ sở chính không phải là nhà tập thể, nhà chung cư. Nhưng nếu là nhà riêng mà có số phòng thì cũng cần gửi tới giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Mặt khác, nếu công ty thuê trụ sở để làm văn phòng uỷ quyền thì yêu cầu bên cho thuê gửi tới:

• Hợp đồng thuê văn phòng,
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của văn phòng cho thuê.
• Bản sao Chứng minh thư, hộ khẩu của bên cho thuê
• Thông tin người đứng đầu văn phòng uỷ quyền, người uỷ quyền theo pháp luật của công ty

+ Thông tin gồm có: họ, tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu cùng với chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu chi nhánh.

+ Thông tin họ, tên, chữ ký của người uỷ quyền theo pháp luật của doanh nghiệp.

Lưu ý:

Người đứng đầu văn phòng uỷ quyền không thuộc một trong các trường hợp sau:

• Cán bộ, công chức theo hướng dẫn của pháp luật về cán bộ, công chức.
• Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, công nhân quốc phòng trong các đơn vị, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các đơn vị…
• Cán bộ lãnh đạo, quản lý trong các doanh nghiệp có 100% vốn sở hữu nhà nước.
• Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự.
• Người đang trong quá trình chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh.
• Các trường hợp khác theo hướng dẫn của pháp luật về phá sản.

Lưu ý sau khi thành lập văn phòng uỷ quyền

Các thủ tục thuế:

+ Về quy định nộp thuế môn bài:

Văn phòng uỷ quyền thực hiện các hoạt động như: uỷ quyền, tiếp thị, nghiên cứu thị trường không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải đóng thuế môn bài.

+ Về thuế thu nhập cá nhân đối với nhân sự:

Văn phòng uỷ quyền có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của chuyên viên Văn phòng uỷ quyền theo hướng dẫn.

+ Về việc sử dụng và phát hành hóa đơn:

Văn phòng uỷ quyền không có chức năng kinh doanh, không có thu nhập từ bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ nên không phải phát hành và sử dụng hóa đơn.

Quy định về việc treo biển

Thực hiện treo biển hiệu tại chi nhánh. Biển hiệu có các thông tin: Tên, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, đơn vị chủ quản.

Quy định về những nội dung thay đổi

Nếu có bất cứ thay đổi nào có liên quan đến nội dung hoạt động và nội dung thể hiện trên của Văn phòng Đại diện thì phải làm thủ tục thay đổi ngay.

Hy vọng với những thông tin trên có thể giúp ích được cho bạn. Nếu có bất cứ câu hỏi gì về việc thành lập văn phòng uỷ quyền hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn!