Có thể mở lại văn phòng đại diện đã đóng cửa không?

Văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ uỷ quyền theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Sau một thời gian hoạt động, vì nhiều lý do mà doanh nghiệp muốn chấm dứt hoạt động của văn phòng uỷ quyền. Khi đó, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thủ tục đóng cửa hay còn gọi là giải thể văn phòng uỷ quyền theo hướng dẫn pháp luật. Có thể mở lại văn phòng uỷ quyền đã đóng cửa không?

Bài viết dưới đây của LVN Group sẽ thông tin chi tiết từ quy trình thực hiện đến các giấy tờ hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện thủ tục này.

Các trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng uỷ quyền

– Văn phòng uỷ quyền chấm dứt hoạt động theo quyết định của doanh nghiệp

– Văn phòng uỷ quyền chấm dứt hoạt động theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền của đơn vị nhà nước có thẩm quyền

Trình tự, thủ tục đóng cửa văn phòng uỷ quyền

Bước 1: Làm thủ tục với đơn vị thuế

Trước khi thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng uỷ quyền thì doanh nghiệp, văn phòng uỷ quyền phải đăng ký với Cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo hướng dẫn của pháp luật về thuế. Hồ sơ thực hiện chấm dứt hiệu lực mã số thuế bao gồm:

-Tờ khai chấm dứt hiệu lực mã số thuế (Theo Mẫu số 24/ĐK-TCT Thông tư 105/2020/TT-BTC)

– Bản sao quyết định hoặc thông báo của doanh nghiệp về chấm dứt hoạt động văn phòng uỷ quyền; bản sao quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng uỷ quyền của đơn vị nhà nước có thẩm quyền.

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến đơn vị thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 10 (mười) ngày công tác kể từ ngày có quyết định hoặc thông báo của doanh nghiệp về chấm dứt hoạt động văn phòng uỷ quyền, hoặc quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền.

Bước 2: Làm thủ tục trả dấu hoặc làm xác nhận không sử dụng dấu (nếu có)

Trong trường hợp văn phòng uỷ quyền được thành lập trước ngày 01/07/2015 – ngày bắt đầu có hiệu lực của Luật doanh nghiệp 2014 thì cần nộp hồ sơ trả dấu/xác nhận không sử dụng dấu tại đơn vị công an. Hồ sơ gồm có :

– Văn bản xin trả dấu/xác nhận không sử dụng dấu.

– Quyết định giải thể văn phòng uỷ quyền.

– Con dấu và giấy đăng ký mẫu con dấu bản chính ( trường hợp trả con dấu).

Bước 3: Làm thủ tục giải thể văn phòng uỷ quyền tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng uỷ quyền, doanh nghiệp gửi hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng uỷ quyền đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng uỷ quyền. Hồ sơ bao gồm:

– Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng uỷ quyền

– Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc chấm dứt hoạt động văn phòng uỷ quyền.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng uỷ quyền, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin về việc văn phòng uỷ quyền chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế. Trong thời hạn 02 ngày công tác kể từ ngày nhận được thông tin của Phòng Đăng ký kinh doanh, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng uỷ quyền đến Phòng đăng ký kinh doanh. Trong thời hạn 05 ngày công tác kể từ ngày nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng uỷ quyền Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện chấm dứt hoạt động của văn phòng uỷ quyền trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu không nhận được ý kiến từ chối của Cơ quan thuế, đồng thời ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng uỷ quyền.

Một số lưu ý khi làm thủ tục giải thể văn phòng uỷ quyền

– Người uỷ quyền theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu văn phòng uỷ quyền bị chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng uỷ quyền.

– Việc giải thể văn phòng uỷ quyền của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo hướng dẫn của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức chấm dứt hoạt động văn phòng uỷ quyền ở nước ngoài, doanh nghiệp gửi thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động văn phòng uỷ quyền của doanh nghiệp ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày công tác kể từ ngày nhận được thông báo.

Có thể mở lại văn phòng uỷ quyền đã đóng cửa không?

Câu trả lời là có.

Thủ tục thành lập

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị giấy tờ theo đúng quy định 

Văn phòng uỷ quyền cần chuẩn bị sẵn sàng các giấy tờ theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam:

• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ
• Bản sao chứng thực cá nhân của người uỷ quyền
• Giấy tờ chứng minh địa chỉ đăng ký thành lập

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp sau khi chuẩn bị trọn vẹn hồ sơ tiến hành nộp hồ sơ.

Có hai cách để nộp hồ sơ gồm nộp trực tuyến hoặc nộp offline.

Nếu nộp trực tuyến, doanh nghiệp đính kèm các hồ sơ được yêu cầu nộp trực tiếp trên cổng thông tin trực tuyến của chính phủ.

Nếu nộp trực tiếp, người uỷ quyền văn phòng tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng hoạt động. Sau khi hoàn tất trọn vẹn hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy biên nhận và chờ kết quả.

Bước 3: Nhận kết quả

Thông thường, nếu hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ, sau 3 ngày doanh nghiệp sẽ nhận được giấy chứng nhận. Đối với doanh nghiệp nộp hồ sơ điện tử, cần mang hồ sơ bản cứng đến để nhận giấy chứng nhận.

Nếu hồ sơ thiếu hoặc có sai sót, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu bổ sung.