Công tác Văn thư là gì?

1. Công tác văn thư là gì?

Theo Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì công tác văn thư là hoạt động bao gồm các công việc như soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đơn vị; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

2. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý trong công tác văn thư

Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư theo Điều 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

* Nguyên tắc quản lý trong công tác văn thư: Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo hướng dẫn của pháp luật.

* Yêu cầu quản lý trong công tác văn thư:

– Văn bản của đơn vị, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, cách thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo hướng dẫn của pháp luật: 

+ Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo hướng dẫn của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; 

+ Đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu đơn vị quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp;

+  Đối với văn bản hành chính được thực hiện theo hướng dẫn tại Chương II Nghị định 30/2020/NĐ-CP về soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính.

– Tất cả văn bản đi, văn bản đến của đơn vị, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo hướng dẫn của pháp luật.

– Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày công tác tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn:

 “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

– Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

– Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của đơn vị, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đơn vị.

– Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo hướng dẫn của pháp luật.

– Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan.

3. Vai trò của công tác văn thư

Hiệu quả hoạt động văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động quản lý của các tổ chức.

Công tác văn thư đảm bảo gửi tới kịp thời, trọn vẹn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành.

Công tác văn thư vừa có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động của tổ chức vừa có chức năng truyền đạt, phổ biến thông tin bằng văn bản.

Công tác văn thư thực hiện tốt sẽ góp phần giải quyết công việc của tổ chức một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế quan liêu giấy tờ.

Công tác văn thư đảm bảo giữ lại trọn vẹn chứng cứ về mọi hoạt động của tổ chức. Nội dung của tài liệu hình thành được nhận trong quá trình giải quyết công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của tổ chức.

Công tác văn thư có nề nếp sẽ đảm bảo giữ gìn trọn vẹn hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung tài liệu và lưu trữ chủ yếu từ giai đoạn văn thư.

4. Trách nhiệm của đơn vị, tổ chức và cá nhân trong công tác văn thư

Theo Điều 6 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì trách nhiệm của đơn vị, tổ chức và cá nhân trong công tác văn thư được quy định như sau:

– Người đứng đầu đơn vị, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

– Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.

– Văn thư đơn vị có nhiệm vụ

+ Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

+ Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

+ Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị, tổ chức; các loại con dấu khác theo hướng dẫn.