Công tác văn thư lưu trữ là gì? (Cập nhật 2023)

Tài liệu lưu trữ đóng vai trò hết sức cần thiết trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế – xã hội, phát triển  đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương. Mỗi tổ chức cần hiểu rõ vai trò của công tác văn thư lưu trữ (sau đây gọi là công tác văn thư) để bảo vệ an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả, nâng cao trách nhiệm của đơn vị nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội… Tài liệu lưu trữ phải được lựa chọn, sắp xếp và bảo quản theo hướng dẫn của pháp luật, đáp ứng kịp thời các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ. Vì vậy, công tác văn thư lưu trữ là gì?

Để nghiên cứu rõ hơn về nội dung văn kiện và quy định pháp luật liên quan, xin mời Quý bạn đọc cùng theo dõi nội dung trình bày Công tác văn thư lưu trữ là gì? (Cập nhật 2023) để hiểu rõ hơn về vấn đề trên.

1. Công tác văn thư là gì?

Theo như Thông tư số 04/2013/TT-BNV quy định:

“Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tổ chức, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.”

Có thể nói, công tác văn thư là một trong những hoạt động cần thiết của tất cả các đơn vị, doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị, đơn vị nhà nước. Các Cơ quan Đảng , nhà nước, đoàn thể nếu muốn thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình thì đều cần dùng đến các công văn, giấy tờ nhằm phổ biến các chủ trương, đường lối, chính sách nhằm phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, sự kiện xảy ra trong hoạt động hàng ngày.

Đặc biết đối với văn phòng cấp ủy là đơn vị trực tiếp giúp việc cho các cấp ủy tổ chức điều hành bộ máy hoạt động, đồng thời còn là trung tâm thông tin tổng hợp nhằm phục vụ cho lãnh đạo.

Mặt khác, Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì công tác văn thư là hoạt động bao gồm các công việc như soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đơn vị; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

Xem thêm: Văn thư hành chính là gì?

2. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý trong công tác văn thư

Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư theo Điều 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

*Nguyên tắc quản lý trong công tác văn thư: Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo hướng dẫn của pháp luật.

*Yêu cầu quản lý trong công tác văn thư:

– Văn bản của đơn vị, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, cách thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo hướng dẫn của pháp luật:

+ Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo hướng dẫn của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật;

+ Đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu đơn vị quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp;

+ Đối với văn bản hành chính được thực hiện theo hướng dẫn tại Chương II Nghị định 30/2020/NĐ-CP về soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính.

– Tất cả văn bản đi, văn bản đến của đơn vị, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo hướng dẫn của pháp luật.

– Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày công tác tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

– Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

– Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của đơn vị, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đơn vị.

– Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo hướng dẫn của pháp luật.

– Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan.

Xem thêm: Văn thư hành chính là gì?

3. Giải đáp có liên quan

– Văn thư là gì?

Văn thư được hiểu là các công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tổ chức, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

– Cơ quan, tổ chức và cá nhân có trách nhiệm gì trong công tác văn thư?

Theo Điều 6 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì trách nhiệm của đơn vị, tổ chức và cá nhân trong công tác văn thư được quy định như sau:

+ Người đứng đầu đơn vị, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

+ Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.

Văn thư đơn vị có nhiệm vụ

+ Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến;

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản;

+ Quản lý Sổ đăng ký văn bản;

+ Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị, tổ chức; các loại con dấu khác theo hướng dẫn.

– Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam Việt Nam là ngày nào?

Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam đã được Thủ tướng Chính phủ ký ban hành theo Quyết định số 1229/QĐ-TTg ngày 17/9/200. Trong đó, Điều 1 Quyết định có ghi: “Ngày 03/01 hàng năm là ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam – lấy tên là“Ngày Lưu trữ Việt Nam”

Trên đây là nội dung về Công tác văn thư lưu trữ là gì? (Cập nhật 2023) mà LVN Group gửi tới đến bạn đọc. Trong quá trình nghiên cứu về vấn đề này, nếu có câu hỏi, vui lòng truy cập websitehttps://lvngroup.vn/ để được tư vấn, hỗ trợ.