Văn Phòng Luật LVN

Ngày 27 tháng 12 năm 2021, Công văn 5113 Tổng cục thuế được ban hành để hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử. Lý do là trong quá trình triển khai áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Luật Quản lý thuế năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế nhận được phản ánh của Cục Thuế, doanh nghiệp về một số nội dung vướng mắc. Sau đây, Luật LVN Group sẽ giúp quý bạn đọc nghiên cứu và phân tích rõ hơn.

1. Gửi thông báo tiếp nhận và kết quả xử lý về việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cho người nộp thuế

Căn cứ quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ. Công văn 5113 đã nêu rõ như sau:

Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của đơn vị thuế chưa gửi cho người mua có sai sót và người bán đã thực hiện thông báo cho đơn vị thuế theo hướng dẫn, thì sau khi tiếp nhận đơn do người bán gửi đến, đơn vị thuế thực hiện cấp mã cho hóa đơn điện tử mới do người bán lập gửi đến đơn vị thuế theo hướng dẫn, hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của đơn vị thuế; sau đó đơn vị thuế ban hành thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý để gửi người bán.
Nếu hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót, đối với trường hợp người bán thực hiện theo hướng dẫn như trường hợp trên, thì sau khi tiếp nhận mẫu đơn do người bán gửi đến, đơn vị thuế ban hành ngay thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý để gửi người bán.
Nếu đơn vị thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế mà người bán đã lập có sai sót thì đơn vị thuế yêu cầu người bán kiểm tra sai sót.

2. Không sử dụng hóa đơn đã thông báo sau khi người nộp thuế đã đăng ký thành công sử dụng hóa đơn điện tử và đơn vị thuế đã gửi Thông báo chấp nhận tới người nộp thuế

Theo khoản 3 Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:

“3. Kể từ thời gian đơn vị thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).”

Vì vậy, ta có thể hiểu:

Nếu đơn vị thuế đã chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế (người nộp thuế) phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, tiêu hủy hóa đơn giấy đặt in đã thông báo phát hành.
Cục thuế có thể hướng dẫn người nộp thuế gửi Thông báo hủy hóa đơn và Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn để đơn vị thuế nhập vào ứng dụng Quản lý ấn chỉ. Đồng thời đơn vị thuế ban hành Thông báo hóa đơn của người nộp thuế hết giá trị sử dụng.

Công văn 5113 Tổng cục thuế

3. Sử dụng phần mềm kế toán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế

Công văn 5113 Tổng cục thuế không có quy định về việc khi người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế thì có cần phải có phần mềm kế toán kết nối với phần mềm lập hóa đơn điện tử. Vì vậy:

Nếu người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế thì không nhất thiết phải có phần mềm kế toán.
Chỉ cần phần mềm lập hóa đơn điện tử có kết nối mạng Internet đáp ứng lập, gửi hóa đơn điện tử đến đơn vị thuế để được cấp mã và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế.

4. Đăng ký sử dụng đồng thời hai loại hóa đơn điện tử có mã và không có mã của đơn vị thuế

Căn cứ khoản 1, 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 quy định:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều hoạt động kinh doanh thì: tùy vào lĩnh vực kinh doanh có thuộc hoặc đáp ứng quy định tại Điều 91 được không thì doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế hoặc doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế.
Cục Thuế rà soát thực tiễn để xem xét những doanh nghiệp nào có nhu cầu đăng ký sử dụng cả hai loại hóa đơn điện tử có mã và không có mã của đơn vị thuế, căn cứ theo danh sách đơn vị thuế đã phân loại và nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử.

5. Sử dụng nhiều hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế khi đề nghị cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh

Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ:

Trường hợp doanh nghiệp bị cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn có gửi tới hàng hóa, dịch vụ cho nhiều khách hàng khác nhau thì khi đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế theo từng lần phát sinh, doanh nghiệp được đề nghị một lần sử dụng nhiều hóa đơn điện tử và doanh nghiệp phải thực hiện nộp đủ số thuế phải nộp theo hướng dẫn hoặc nộp 18% doanh thu trên hóa đơn được sử dụng.

6. Cơ quan thuế đã thông báo người nộp thuế áp dụng hóa đơn điện tử có mã nhưng người nộp thuế đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử không mã

Căn cứ quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế năm 2019:

Khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của người nộp thuế là tổ chức, doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử không có mã thì đơn vị thuế đối chiếu với Thông báo về việc sử dụng cách thức hóa đơn (có mã hoặc không có mã) đã gửi người nộp thuế
Người nộp thuế nếu nhận được thông báo chấp nhận của đơn vị thuế thì thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn có mã của đơn vị thuế để gửi lại đến đơn vị thuế.
Nếu người nộp thuế không gửi thay đổi thông tin để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế thì đơn vị thuế đánh giá mức độ rủi ro để ban hành Quyết định kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp. Nếu qua kiểm tra thực tiễn thấy người nộp thuế không đáp ứng điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế thì đơn vị thuế thông báo bằng văn bản về việc đề nghị người nộp thuế chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế.

7. Sử dụng hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp có sử dụng chung phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn cho toàn bộ hệ thống từ Công ty mẹ đến các Chi nhánh, Công ty con

Doanh nghiệp thực hiện theo mô hình Công ty mẹ có các Chi nhánh, Công ty con có sử dụng chung phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn cho toàn bộ hệ thống từ Công ty mẹ đến các Chi nhánh, Công ty con và Công ty mẹ có trụ sở tại 6 tỉnh, thành phố thuộc địa bàn triển khai áp dụng HĐĐT theo Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài chính nhưng Chi nhánh, Công ty con có trụ sở không thuộc 6 tỉnh, thành phố thì:

Nếu toàn bộ hệ thống doanh nghiệp (Công ty mẹ, các Chi nhánh, Công ty con) đáp ứng điều kiện về ngành nghề và hệ thống công nghệ thông tin thì cả hệ thống doanh nghiệp sẽ đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế theo Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Nếu Công ty mẹ, Chi nhánh không đủ điều kiện về ngành nghề và điều kiện về hệ thống công nghệ thông tin như trên thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế. Chi nhánh sẽ triển khai khi Công ty mẹ triển khai theo lộ trình của đơn vị thuế.
Nếu toàn bộ hệ thống doanh nghiệp (Công ty mẹ, các Chi nhánh, Công ty con) đáp ứng điều kiện về ngành nghề tuy nhiên hệ thống công nghệ thông tin chưa được nâng cấp hoặc xây dựng thì tùy tình hình cụ thể tại doanh nghiệp, Cục Thuế hướng dẫn doanh nghiệp áp dụng theo thực tiễn phát sinh nhưng đảm bảo đúng quy định theo pháp luật.

Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu và phân tích của chúng tôi về hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử trong Công văn 5113 Tổng cục thuế, cũng như các vấn đề pháp lý phát sinh có liên quan. Hi vọng có thể trả lời giúp cho bạn đọc những thông tin cơ bản cần thiết, góp phần giúp quá trình vận hành doanh nghiệp trên thực tiễn diễn ra thuận lợi hơn. Trong quá trình nghiên cứu, nếu như quý bạn đọc còn câu hỏi hay quan tâm, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các thông tin sau:

Gmail: info@lvngroup.vn
Website: lvngroup.vn

Công ty Luật LVN - Địa chỉ: Số 16B Nguyễn Thái Học, Yết Kiêu, Hà Đông, Hà Nội, Việt Nam