Trong quá trình thực hiện hoạt động của mình, Ủy ban nhân dân các cấp thường xuyên nhận được công văn yêu cầu phối hợp, hỗ trợ của các đơn vị, tổ chức, đơn vị khác. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, Ủy ban Nhân dân sẽ phải có công văn phúc đáp. Vậy, công văn phúc đáp của Ủy ban Nhân dân được soạn thảo thế nào?
Trong khuôn khổ nội dung trình bày này, công ty luật LVN Group sẽ gửi tới đến quý bạn đọc các thông tin liên quan đến vấn đề này
1. Công văn phúc đáp là gì?
Công văn là loại văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Các đơn vị Nhà nước sử dụng Công văn làm phương tiện giao tiếp chính với cấp trên, cấp dưới và công dân. Mặt khác, các tổ chức xã hội, doanh nghiệp cũng phải soạn thảo và sử dụng Công văn trong hoạt động hàng ngày để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình.
Công văn phúc đáp của UBND là gì? Hướng dẫn cách viết
Công văn phúc đáp là văn bản được các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng để trả lời các vấn đề do chủ thể có thẩm quyền đặt ra. Trong một số trường hợp, Công văn phúc đáp còn được sử dụng để trả lời các câu hỏi, đề nghị từ một cá nhân, tổ chức khác.
Cũng cần lưu ý, Công văn phúc đáp không bắt buộc do đơn vị, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp ban hành mà có thể do các cá nhân nếu văn bản pháp luật, điều lệ tổ chức, doanh nghiệp có quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của người đó.
Về hiệu lực của Công văn, do Công văn phúc đáp không có hiệu lực thi hành nên Công văn chấm dứt hiệu lực khi các chủ thể thực hiện xong, giải quyết xong các công việc trên thực tiễn.
2. Hướng dẫn soạn thảo công văn phúc đáp
2.1 Yêu cầu khi soạn thảo Công văn
Khi soạn thảo Công văn, cần lưu ý về các yêu cầu chung dưới đây:
– Câu chữ ngắn gọn, súc tích, bám sát vấn đề chính.
– Văn phong nghiêm túc, lịch sự, có tính thuyết phục cao
– Mỗi Công văn chứa một chủ đề duy nhất, rõ ràng..
– Tuân thủ đúng thể thức theo hướng dẫn của pháp luật.
2.2 Hình thức của Công văn
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức của Công văn cần có các thành phần sau:
– Quốc hiệu, Tiêu ngữ;
– Tên đơn vị, tổ chức ban hành Công văn;
– Số, ký hiệu Công văn;
– Địa danh, thời gian ban hành Công văn;
– Tên loại, trích yếu nội dung Công văn;
– Nội dung Công văn;
– Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền;
– Dấu, chữ ký số của đơn vị, tổ chức;
– Nơi nhận.
Lưu ý:
– Ký hiệu Công văn bao gồm chữ viết tắt tên đơn vị, tổ chức hoặc chức danh ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo/lĩnh vực được giải quyết.
– Trích yếu nội dung của Công văn trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 – 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu Công văn, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
– Nơi nhận Công văn:
+ Gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên đơn vị, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
+ Phần “Nơi nhận” phía dưới là từ “Như trên”, tiếp sau đó là tên các đơn vị, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác được nhận văn bản.
Công văn phúc đáp có cách thức tương đối đơn giản, tùy thuộc vào vấn đề cần phúc đáp, nội dung Công văn có thể ngắn hoặc dài tuy nhiên cần đảm bảo các phần sau:
– Phần mở đầu: Ở phần này chỉ cần viết ngắn gọn bằng cách đưa vào một câu thông tin dẫn dắt nêu ra mục đích của việc làm Công văn. Ví dụ, có thể sử dụng mẫu Công văn trả lời cho Công văn số … ngày … tháng … năm … về việc …
– Phần nội dung: Trong phần này cần nêu ra được câu trả lời rõ ràng cho câu hỏi, yêu cầu từ đơn vị, tổ chức hay cá nhân.
Cần lưu ý, chỉ phúc đáp để trả lời cho duy nhất một vấn đề. Câu trả lời đưa ra phải dứt khoát, rõ ràng, không trả lời nước đôi với đối phương. Cần dùng ngôn từ súc tích, ngắn gọn, có sự bám sát vào chủ đề và luôn đảm bảo toàn bộ nội dung phúc đáp được trình bày súc tích để người tiếp nhận có thể hiểu được ngay vấn đề và không còn câu hỏi gì thêm.
– Ở phần kết: Kết thúc Công văn một cách lịch sự, trong đó cần thể hiện các nội dung: Lời đề nghị bên nhận phúc đáp còn điều gì chưa sáng tỏ sẽ tiếp tục phản hồi lại cho đơn vị, lời cảm ơn và chữ ký, dấu xác nhận của đơn vị.
3. Mẫu công văn phúc đáp của Ủy ban Nhân dân
Kính gửi: Ủy ban Nhân dân huyện……. ……………………………………………………………………………………
Ngày…………. tháng…………. năm………..…, Uỷ ban Nhân dân xã …………… đã nhận được Văn bản…………………………. yêu cầu chúng tôi trả lời……………………………………………………………………….. .
Do vậy, tôi làm Công văn………………………………… để phúc đáp lại ………………….. của Quý đơn vị…………………………………………………………………………………………………………………….
Về yêu cầu……………….. của Quý đơn vị, (chúng) tôi trả lời như sau:………….
Về yêu cầu……………….. của Quý đơn vị, (chúng) tôi trả lời như sau:………….
…
(Chúng) tôi trả lời để Quý đơn vị được biết.
(Chúng) tôi xin cam đoan những thông tin mà (chúng) tôi đã nêu trên là trung thực, đúng sự thật khách quan. Nếu sai, (chúng) tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Trân trọng cảm ơn./.