Đăng ký con dấu cho văn phòng đại diện như thế nào?

Khi doanh nghiệp hoặc công ty muốn mở rộng phạm vi kinh doanh cũng như địa bàn kinh doanh và hoạt động của mình, doanh nghiệp sẽ cần thêm những cơ sở khác, do đó việc thành lập thêm chi nhánh, văn phòng uỷ quyền là lựa chọn đúng đắn, tùy theo từng mục đích cụ thể của doanh nghiệp. Vậy Văn phòng uỷ quyền là gì? Đăng ký con dấu cho văn phòng uỷ quyền thế nào? Trong nội dung trình bày dưới đây, chúng tôi sẽ gửi tới cho quý bạn đọc các nội dung Đăng ký con dấu cho văn phòng uỷ quyền thế nào?

1. Văn phòng uỷ quyền là gì?

Theo quy định tại Khoản 2 điều 45 của Luật Doanh Nghiệp, văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và có nhiệm vụ uỷ quyền theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Văn phòng uỷ quyền sẽ được chia thành 02 nhóm: (i) văn phòng uỷ quyền cho công ty có hiện hiện thương mại tại Việt Nam (ii) văn phòng uỷ quyền cho thương nhận nước ngoài tại Việt Nam (doanh nghiệp không có hiện diện thương mại tại Việt Nam).

Văn phòng uỷ quyền được phép thay mặt công ty ký kết hợp đồng để phục vụ cho hoạt động của văn phòng như thuê nhà; mua sắm trang thiết bị, ký kết hợp đồng lao động với người lao động công tác tại văn phòng… Cơ cấu tổ chức của văn phòng sẽ do công ty mẹ quyết định, hoạt động theo sự cho phép của công ty mẹ.

2. Quy định về con dấu của văn phòng uỷ quyền của doanh nghiệp

Theo Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020, Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới cách thức chữ ký số theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.

Trong đó, theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

– Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

– Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, cách thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng uỷ quyền và đơn vị khác của doanh nghiệp. Những chủ thể có quyền quyết định các vấn đề trên của con dấu là Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, trừ khi điều lệ có quy định khác.

Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo hướng dẫn của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng uỷ quyền hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo hướng dẫn của pháp luật. Trường hợp doanh nghiệp muốn thay đổi mẫu dấu hay cấp lại mẫu dấu cũng sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo với đơn vị đăng ký kinh doanh như trước đây (Luật doanh nghiệp 2014).

3. Đăng ký con dấu cho văn phòng uỷ quyền thế nào?

Theo quy định tại Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 nêu trên, thì hiện nay doanh nghiệp sẽ tự quyết định về con dấu của văn phòng uỷ quyền theo điều lệ công ty, có thể có hoặc không và về cách thức con dấu cũng thì doanh nghiệp cũng được tự ý quyết định.

Theo đó tại Luật Doanh nghiệp 2020 cũng không quy định doanh nghiệp phải đăng ký con dấu. Vì vậy khi làm con dấu cho văn phòng uỷ quyền không phải thực hiện thủ tục đăng ký con dấu.

Hình thức của con dấu con dấu của văn phòng uỷ quyền do doanh nghiệp tự quyết định. Thông thường, về cách thức con dấu văn phòng uỷ quyền là hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác.

Về màu mực của con dấu văn phòng uỷ quyền, hiện nay, không có quy định pháp luật yêu cầu bắt buộc về loại màu mực cũng như các màu mực bị cấm sử dụng trong mẫu con dấu.

Do đó, cách thức, màu mực con dấu của văn phòng uỷ quyền phụ thuộc vào điều lệ của doanh nghiệp hoặc quyết định của chủ thể có thẩm quyền về con dấu của văn phòng uỷ quyền.

Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì nội dung của con dấu của văn phòng uỷ quyền cũng do doanh nghiệp tự quyết định. Pháp luật hiện hành cũng không có quy định về các nội dung bắt buộc phải có trên con dấu của văn phòng uỷ quyền. Đây là một điểm khác biết lớn của Luật Doanh nghiệp năm 2020 so với Luật Doanh nghiệp năm 2014 (và các văn bản hướng dẫn) trong quy định về con dấu.

Trên đây là nội dung Đăng ký con dấu cho văn phòng uỷ quyền thế nào? Cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm và theo dõi nội dung trình bày của chúng tôi. Mong rằng nội dung trình bày sẽ gửi tới cho quý bạn đọc những thông tin hữu ích về nội dung này. Nếu có câu hỏi hay cần tư vấn, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với công ty luật LVN Group để chúng tôi có thể trả lời và tư vấn cho quý bạn đọc một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.