Doanh nghiệp hợp tác mở văn phòng đại diện như thế nào?

Văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ uỷ quyền theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó, Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng uỷ quyền ở trong nước và nước ngoài để thực hiện chức năng và đáp ứng nhu cầu công việc của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh. Vậy Doanh nghiệp hợp tác mở văn phòng uỷ quyền thế nào?

Chức năng của văn phòng uỷ quyền

Văn phòng uỷ quyền có những chức năng sau đây:

– Văn phòng uỷ quyền có vai trò là nơi uỷ quyền cho doanh nghiệp trong việc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ tới khách hàng và không có chức năng kinh doanh, không được ký kết hợp đồng, thu tiền từ khách hàng.

– Văn phòng uỷ quyền là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, gửi tới thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

– Văn phòng uỷ quyền có chức năng thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng uỷ quyền.

– Văn phòng uỷ quyền có chức năng uỷ quyền theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh.

Ưu điểm và nhược điểm văn phòng uỷ quyền công ty

Ưu điểm văn phòng uỷ quyền

Theo khái niệm trên, văn phòng uỷ quyền có 1 số ưu và nhược điểm sau:

– Văn phòng uỷ quyền công ty không có chức năng kinh doanh. Do đó, không được thực hiện hoạt động ký kết hợp đồng, cung ứng dịch vụ, hàng hóa cho khách hàng, không được trực tiếp thu tiền từ khách hàng.

– Văn phòng uỷ quyền có chứng năng chính là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, gửi tới thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

– Văn phòng uỷ quyền công ty được phép đăng ký sử dụng con dấu để phục vụ hoạt động của văn phòng như ký kết hợp đồng lao động với người lao động.

– Mục đích chính của việc thành lập văn phòng uỷ quyền là doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh.

Nhược điểm của văn phòng uỷ quyền

Văn phòng uỷ quyền có những nhược điểm sau:

– Không phát sinh được việc kinh doanh tại văn phòng uỷ quyền;

– Khi thay đổi trụ sở văn phòng uỷ quyền sang quận khác vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế nơi có địa chỉ cũ.

Lưu ý cần thiết: Từ quy định trên có thể thấy rằng, doanh nghiệp khi thành lập văn phòng uỷ quyền ở tỉnh khác rất bị hạn chế về điều kiện kinh doanh. Tuy nhiên, có 1 điểm mới theo hướng dẫn từ năm 2019, doanh nghiệp được phép thành lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh/thành phố khác nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính. Do đó, hết sức thuận lợi cho doanh nghiệp khi muốn kinh doanh trực tiếp với khách hàng (theo hướng dẫn cũ Doanh nghiệp chỉ được thành lập địa điểm kinh doanh cùng tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính)

Doanh nghiệp hợp tác mở văn phòng uỷ quyền thế nào?

Nhìn chung, tương tự như cách thức mở văn phòng uỷ quyền thông thường

Quy trình thành lập văn phòng uỷ quyền sẽ được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền công ty

Quý khách hàng cân nhắc hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền theo hướng dẫn mục trên

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền qua Cổng thông tin điện tử quốc gia

– Doanh nghiệp tiến hành đăng ký tài khoản kinh doanh (trong trường hợp không có tài khoản đăng ký kinh doanh và đăng ký lần đầu) tại website https://dangkykinhdoanh.gov.vn

– Doanh nghiệp nhập thông tin doanh nghiệp thành lập Văn phòng uỷ quyền trên tài khoản;

– Doanh nghiệp tiến hành  scan hồ sơ dạng pdf rồi gắn lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh xem xét xử lý hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền

– Trường hợp hồ sơ chưa chính xác, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.

Nếu hồ sơ bị thông báo, doanh nghiệp sửa hồ sơ theo ý chuyên viên và nộp lại hồ sơ qua mạng. Thời gian nộp hồ sơ được tính lại từ đầu.

Nếu hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp tiến hành in Giấy biên nhận và Thông báo nộp hồ sơ qua mạng điện tử hợp lệ và nộp lên Phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Nhận kết quả giấy chứng nhận thành đăng ký Văn phòng uỷ quyền

Hồ sơ sau khi được chấp nhận hợp lệ, đơn vị đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng uỷ quyền cho doanh nghiệp

Bước 5: Khắc dấu, công bố mẫu dấu văn phòng uỷ quyền công ty

Văn phòng sẽ tiến hành khắc dấu, công bố mẫu dấu trên công thông tin quốc gia, chính thức đi vào hoạt động

Thời gian Thành lập văn phòng uỷ quyền công ty?

– Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền trong thời hạn 03 ngày công tác, kể từ ngày nhận hồ sơ; nếu từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền thì thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do; các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).

– Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền phải gửi thông tin cho Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính và gửi thông tin đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền cho đơn vị thuế, đơn vị thống kê trong thời hạn 05 ngày công tác, kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền; định kỳ gửi thông tin đăng ký hoạt động  văn phòng uỷ quyền cho đơn vị nhà nước có thẩm quyền khác cùng cấp, Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đặt văn phòng uỷ quyền.