Đấu thầu mua sắm hàng hóa là một trong các hoạt động diễn ra thường xuyên và liên tục giữa hoạt động của các doanh nghiệp, đơn vị với nhau. Bước đầu tiên trong quá trình đấu thầu đó chính là mời thầu, để mời thầu thì các bên phải tiến hành lập hồ sơ mời thầu. Vậy hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa là gì và bao gồm các loại giấy tờ nào? Bài viết dưới đây LVN Group sẽ gửi tới các thông tin về vấn đề này với quy định mới nhất năm 2023.
Hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa (Cập nhật 2023)
1. Gói thầu mua sắm hàng hóa là gì?
Mua sắm hàng hóa được các chủ đầu tư/bên mời thầu thực hiện thông qua các gói thầu mua sắm hàng hóa nhằm tìm các nhà thầu gửi tới máy móc, thiết bị, nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, vật tư, phụ tùng; hàng tiêu dùng; thuốc, vật tư y tế dùng cho các cơ sở y tế.
Trên cơ sở hồ sơ mời thầu/hồ sơ yêu cầu do bên mời thầu phát hành, các nhà thầu phải chuẩn bị hồ sơ dự thầu/ hồ sơ đề xuất để có thể nộp thầu. Một cuộc đấu thầu thành công với nhà thầu là có kết quả trúng thầu, để đạt được điều đó việc đầu tiên cần thiết là phải chuẩn bị hồ sơ dự thầu/ hồ sơ đề xuất bao gồm các yếu tố hành chính, năng lực, kinh nghiệm, giải pháp công nghệ, kỹ thuật và giá dự thầu cạnh tranh. Chính vì lẽ đó việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu để tham dự thầu là rất cần thiết, ảnh hưởng tiên quyết đến kết quả được chọn được không.
2. Yêu cầu đối với hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa
Theo khoản 29 Điều 4 Luật Đấu thầu 2013: “Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho cách thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư”.
Nội dung hồ sơ mời thầu phải gửi tới đủ các thông tin cần thiết để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu phù hợp. Mức độ chi tiết và phức tạp của các tài liệu cần có trong hồ sơ mời thầu thay đổi tùy theo loại hàng hóa được mua sắm và quy mô gói thầu. Nhìn chung, hồ sơ mời thầy càng chi tiết thì càng thuận tiện cho nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu cũng như việc xét thầu sau này.
Để đảm bảo tính minh bạc và có cơ hội cạnh tranh tối đa cho các nhà thầu, hồ sơ mời thầu cần phải càng rõ ràng càng tốt, bao gồm: các loại hàng hóa mua đặt, địa điểm, thời gian giao hàng hoặc lắp đặt; yêu cầu bảo hành, bảo trình; mô tả chi tiết về kỹ thuật, tiêu chuẩn, tất cả những đặc điểm chủ yếu của hàng hóa, dịch vụ sẽ mua sắm và phải khuyến cáo rằng bất kỳ sự không tuân thủ nào so với những đặc điểm chủ yếu này sẽ làm cho hồ sơ sự thầy bị coi là không đáp ứng được yêu cầu. Các bản vẽ phải phù hợp với bản thuyết minh mô tả đặc điểm kỹ thuật. Hồ sơ mời thầu phải nói kĩ những phương pháp đánh giá và điều kiện xét thầu cũng như những yếu tố hoặc cơ sở sẽ được dùng để so sánh các hồ sơ dự thầu.
3. Hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa bao gồm những gì?
Điều 218 Luật Đấu thầu 2013 quy định, Hồ sơ mời thầu bao gồm:
– Thông báo mời thầu;
– Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu;
– Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu;
– Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu.
Và dĩ nhiên là hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa cũng sẽ bao gồm những thành phần trên.
4. Lưu ý khi xây dựng hồ sơ mời thầu gói thầu mua sắm hàng hóa
- Xuất xứ hàng hóa:
Không được quy định tương đương về xuất xứ hàng hóa Không được đưa ra các điều kiện nhằm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng như nêu nhãn hiệu, xuất xứ cụ thể của hàng hóa, kể cả việc nêu tên nước, nhóm nước, vùng lãnh thổ gây ra sự phân biệt đối xử; trường hợp không thể mô tả chi tiết hàng hóa theo đặc tính kỹ thuật, thiết kế công nghệ, tiêu chuẩn công nghệ thì có thể nêu nhãn hiệu, catalog của một sản phẩm cụ thể để cân nhắc, minh họa cho yêu cầu về kỹ thuật của hàng hóa nhưng phải ghi kèm theo cụm từ “hoặc tương đương” sau nhãn hiệu, catalog đồng thời phải quy định rõ nội hàm tương đương với hàng hóa đó về đặc tính kỹ thuật, tính năng sử dụng, tiêu chuẩn công nghệ và các nội dung khác (nếu có) mà không được quy định tương đương về xuất xứ.
- Giấy phép bán hàng của nhà sản xuất:
Không được yêu cầu, trường hợp đặc biệt cần có thì được bổ sung sau Đối với hàng hóa thông thường, thông dụng, sẵn có trên thị trường, đã được tiêu chuẩn hóa và được bảo hành theo hướng dẫn của nhà sản xuất thì không yêu cầu nhà thầu phải nộp giấy phép bán hàng của nhà sản xuất hoặc giấy chứng nhận quan hệ đối tác hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương.
Đối với hàng hóa đặc thù, phức tạp cần gắn với trách nhiệm của nhà sản xuất trong việc gửi tới các dịch vụ sau bán hàng như bảo hành, bảo trì, sửa chữa, gửi tới phụ tùng, vật tư thay thế và các dịch vụ liên quan khác thì trong hồ sơ mời thầu có thể yêu cầu nhà thầu tham dự thầu phải gửi tới giấy phép bán hàng của nhà sản xuất hoặc giấy chứng nhận quan hệ đối tác hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương. Trường hợp trong hồ sơ dự thầu, nhà thầu không đóng kèm giấy phép bán hàng của nhà sản xuất hoặc giấy chứng nhận quan hệ đối tác hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương thì nhà thầu phải chịu trách nhiệm làm rõ, bổ sung trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu. Bên mời thầu phải có trách nhiệm tiếp nhận tài liệu bổ sung do nhà thầu gửi đến để đánh giá. Nhà thầu chỉ được trao hợp đồng sau khi đã đệ trình cho chủ đầu tư giấy phép bán hàng của nhà sản xuất hoặc giấy chứng nhận quan hệ đối tác hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương (Trường hợp trong nội dung giấy phép bán hàng của nhà sản xuất hoặc giấy chứng nhận quan hệ đối tác hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chưa đáp ứng trọn vẹn các điều kiện theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu thì bên mời thầu phải yêu cầu nhà thầu làm rõ về các nội dung này để có trọn vẹn thông tin phục vụ việc đánh giá hồ sơ dự thầu mà không được loại ngay hồ sơ dự thầu của nhà thầu).
5. Mẫu hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa
– Đối với đấu thầu các gói thầu mua sắm hàng hóa dùng chung mẫu hồ sơ mời thầu đã được Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành kèm theo Thông tư số 05/2015/TT-BKHĐT ngày 16/6/2015, để tải mẫu hồ sơ mời thầu quý bạn đọc, khách hàng tải theo đường link dưới đây:
Mẫu số 01: Áp dụng cho phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ
Mẫu số 02: Áp dụng cho phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ
– Đối với gói thầu thực hiện chỉ định thầu mua sắm hàng hóa sử dụng mẫu 02 hồ sơ yêu cầu chỉ định ban hành kèm theo Thông tư số 11/2015/TT-BKHĐT ngày 27/10/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, quý bạn đọc, khách hàng tải theo đường link dưới đây:
Mẫu số 02: Chỉ định thầu mua sắm hàng hóa
– Đối với gói thầu gói thầu mua sắm hàng hóa thực hiện đấu thầu qua mạng, theo hướng dẫn tại Thông tư số 04/2017/TT-BKHĐT ngày 27/10/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư ngày 15/11/2017 được áp dụng với 03 mẫu dưới đây:
Mẫu số 02: Áp dụng cho đấu thầu rộng rãi qua mạng, 1 giai đoạn 1 túi hồ sơ (gói thầu <10 tỷ đồng)
Mẫu số 05: Áp dụng cho đấu thầu rộng rãi qua mạng, 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ
Mẫu số 07: Yêu cầu báo giá chào hàng cạnh tranh rút gọn
Trên đây là nội dung trình bày của LVN Group đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa sử dụng nguồn vốn Nhà nước. Trong đó, LVN Group nhấn mạnh về hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa, một trong những quy định cần thiết. Nếu còn gì băn khoăn hãy liên hệ với LVN Group để được trả lời. Trân trọng cảm ơn quý bạn đọc đã luôn quan tâm và ủng hộ chúng tôi!