Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không là câu hỏi thường gặp của nhiều doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử. Mời quý khách hàng cùng theo dõi nội dung trình bày dưới đây của công ty Luật LVN Group để biết thông tin cụ thể về các câu hỏi trên.
1. Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không?
Theo quy định tại Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ nếu đáp ứng đủ các quy định này:
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
- Có ký hiệu riêng để xác nhận đã được chuyển đối từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
- Có họ tên, chữ ký và dấu mộc đỏ của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Chỉ một bản chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý. Đối với các bản sao khác thì chỉ phục vụ cho việc đọc hoặc lưu trữ chứng từ và không có giá trị pháp lý trong thanh toán hay giao dịch.
2. Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử
Tùy vào mục đích sử dụng của doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 cách in sau đây:
2.1. In bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử
Theo Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định hóa đơn điện tử in ra giấy để lấy bản chuyển đổi chỉ được xuất một lần duy nhất nên doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi đặt lệnh in. Hầu hết phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đều hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện công tác chuyển đổi này.
Sau khi hóa đơn điện tử được ký số trọn vẹn của bên bán, kế toán có thể đặt lệnh in chuyển đổi.
Trước khi in, kế toán nên xem bản xem trước bản thể hiện của hóa đơn sẽ được in. Sau khi kiểm tra kỹ tất cả các thông tin thì mới nhấn ô “IN HÓA ĐƠN”. Khi nhấn vào đây sẽ có 2 lựa chọn là in chuyển đổi lưu trữ và in chuyển đổi vận chuyển.
Nếu hóa đơn hợp lệ, điền trọn vẹn thông tin theo hướng dẫn thì nút in chuyển đổi vận chuyển trên phần mềm mới hoạt động được. Trên chứng từ sẽ ghi rõ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”. Sự lựa chọn này chỉ thực hiện được duy nhất một lần, các lần in sau sẽ là in hóa đơn điện tử bản thể hiện. Thời gian chuyển đổi sẽ được ghi rõ ở phần cuối hóa đơn, tùy vào từng mẫu hóa đơn doanh nghiệp sử dụng, vị trí thời gian có thể có sự thay đổi.
Ở phần cuối cùng của bản in hóa đơn điện tử có 3 phần chữ ký, bao gồm: Người mua, người chuyển đổi và người bán. Theo điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC, người uỷ quyền pháp luật của bên bán phải ký vào chứng từ và đóng dấu mộc đỏ thì bản in hóa đơn điện tử mới được coi là hợp lệ.
1.2. In hóa đơn điện tử bản thể hiện (bản sao)
Trong một vài trường hợp đặc biệt, bên bán có nhu cầu in bản thể hiện của hóa đơn điện tử có thể vào phần quản lý hóa đơn, tìm đúng mã hóa đơn cần in. Sau đó, bạn nhấn vào phần chỉnh sửa, giao diện kê khai hóa đơn sẽ hiện ra như ban đầu. Kế toán có thể in bản thể hiện khi nhấn vào ô “IN HÓA ĐƠN” bên trái, cuối cùng.
Với trường hợp bên mua muốn nhận hóa đơn điện tử in ra giấy, tải hóa đơn dưới dạng pdf rồi đặt lệnh in trên máy tính của doanh nghiệp. Bản in này không có giá trị thanh toán, có giá trị lưu trữ nên bên mua có thể in số lượng tùy ý, không giới hạn.
3. Giá trị pháp lý của bản in hóa đơn điện tử
Đối với chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có duy nhất 1 bản có giá trị pháp lý. Bản này phải đáp ứng các điều kiện theo điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Bản in hóa đơn điện tử chuyển đổi dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong khi lưu thông, không có giá trị thanh toán hay giao dịch. Trong trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới đơn vị thuế thì bản in sẽ có giá trị thanh toán.
Đối với bản sao của hóa đơn điện tử, nhiệm vụ chính của chúng là phục vụ cho việc đọc hoặc lưu trữ chứng từ kế toán. Bản sao này không có giá trị pháp lý trong thanh toán hay giao dịch.
4. Cách xử lý khi làm mất bản in hóa đơn điện tử
Vì chứng từ chuyển đổi của hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất nên nếu doanh nghiệp làm mất sẽ không có bản thay thế. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải gửi tới mã tra cứu hóa đơn điện tử trên cổng thông tin của Tổng cục thuế.
Nếu đơn vị chức năng kiểm tra hàng hóa trong khi lưu thông yêu cầu xem hóa đơn gốc, doanh nghiệp có thể gửi tới đường link bản thể hiện trực tuyến của hóa đơn gốc. Đây là một trong những lợi ích tiêu biểu của hóa đơn điện tử, các bên liên quan đều có thể xem được hóa đơn gốc trên bản thể hiện trực tuyến.
5. Những câu hỏi thường gặp
Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được tính là hợp lệ nếu đáp ứng đủ các điều kiện gì?
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
- Có ký hiệu riêng để xác nhận đã được chuyển đối từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
- Có họ tên, chữ ký và dấu mộc đỏ của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Giá trị pháp lý của các chứng từ điện tử chuyển đổi?
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo hướng dẫn của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
Ký hiệu riêng trên chứng từ chuyển đổi?
Ký hiệu riêng trên chứng từ chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ dạng giấy bao gồm trọn vẹn các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa chứng từ chuyển đổi và chứng từ điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.
Hóa đơn chuyển đổi để làm gì?
Khoản 1, Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành đã quy định rất rõ về việc doanh nghiệp có thể chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như một cách chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa khi vận chuyển. Tuy nhiên, việc chuyển đổi này cần đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, và phải có chữ ký, đóng dấu của người uỷ quyền theo pháp luật bên bán hàng.
Trên đây là toàn bộ nội dung trả lời cho câu hỏi Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không mà chúng tôi gửi tới đến cho quý khách hàng. Nếu có bất kỳ vấn đề vướng mắc cần trả lời cụ thể, hãy liên hệ với Công ty luật LVN Group để được hỗ trợ:
Hotline: 1900.0191
Zalo: 1900.0191
Gmail: info@lvngroup.vn
Website: lvngroup.vn