Hoá đơn điện tử là gì?

Theo quy định hiện hành, các tổ chức, doanh nghiệp khi kinh doanh phải chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang sử dụng phần mềm hóa đơn bởi tính nhanh chóng và hiệu quả. Để thực hiện được điều này, các doanh nghiệp cần hiểu rõ các vấn đề liên quan đến Hoá đơn điện tử là gì. Tất cả những thông tin bạn cần biết về HĐĐT có trong nội dung trình bày dưới đây. Bài viết Hoá đơn điện tử là gì dưới đây của LVN Group hi vọng sẽ giúp Quý bạn đọc có thêm thông tin cụ thể và chi tiết.

Hoá đơn điện tử là gì

1. Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Các cách thức chứng từ điện tử

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định chứng từ chứng từ, chứng từ điện tử gồm hai loại:

• Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử được đơn vị thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua. Mã của đơn vị thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của đơn vị thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được đơn vị thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

• Hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua không có mã của đơn vị thuế.

3. Doanh nghiệp được phép sử dụng chứng từ điện tử nào?

3.1 Những doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế

Theo khoản 1, khoản 3, khoản 4, khoản 5 Điều 12 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định:

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ.

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ.

– Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế theo hướng dẫn.

– Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, gửi tới dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.

3.2 Những doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế

Tại Khoản 2 Điều 12 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với đơn vị thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo hướng dẫn và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến đơn vị thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế (trừ trường hợp nêu tại khoản 3 Điều 12 NĐ/2018/NĐ-CP và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế) khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ.

3.3 Doanh nghiệp được sử dụng miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế

Theo Khoản 1 Điều 13 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 Tổng cục Thuế gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế không thu tiền đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau:

– Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn.

– Doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo theo hướng dẫn của pháp luật và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp (trừ doanh nghiệp quy định ở trên) trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập doanh nghiệp.

– Hộ, cá nhân kinh doanh. Riêng hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ theo hướng dẫn tại khoản 4 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP trong thời gian 12 tháng kể từ tháng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế theo hướng dẫn tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

– Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và quy định của Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

– Các trường hợp khác cần thiết để khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính quyết định.

4. Tính ưu việt của chứng từ điện tử