Hóa đơn đỏ có tác dụng gì? Có quan trọng không?

Hoá đơn là loại giấy tờ không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. Vậy hãy cùng nghiên cứu Hóa đơn đỏ có tác dụng gì? Có cần thiết không? Lưu ý gì khi xuất chứng từ đỏ? Doan nghiệp nào được xuất chứng từ đỏ?…Trong nội dung trình bày dưới đây sẽ khái quát, trả lời các thông tin vừa nêu.

1. Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo cách thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do đơn vị thuế đặt in.

Hóa đơn đỏ là thuật ngữ thực tiễn người dân thường sử dụng để chỉ “hóa đơn giá trị gia tăng” được ghi nhận trong pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Vì vậy, trên thực tiễn “Hóa đơn đỏ” là “hóa đơn giá trị gia tăng”.

Hóa đơn đỏ là một trong các loại hóa đơn được ghi nhận tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, hóa đơn đỏ là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ trong nội địa; Hoạt động vận tải quốc tế; Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; xuất khẩu hàng hóa, gửi tới dịch vụ ra nước ngoài.

2. Tác dụng của chứng từ đỏ

Theo các quy định của pháp luật hiện hành, việc xuất hóa đơn đỏ có vai trò như sau:

Thứ nhất: Hóa đơn đỏ là bằng chứng về việc mua bán hàng hóa dịch vụ.

Thứ hai: Hóa đơn đỏ là căn cứ để doanh nghiệp kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra cũng như hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp.

Thứ ba: Hóa đơn giá trị gia tăng sẽ là chứng từ, là cơ sở ban đầu mà doanh nghiệp dùng để kê khai nộp thuế, khấu trừ, hạch toán chi phí thực tiễn phát sinh, hoàn thuế và xác định những chi phí hợp lệ khi tính thuế đối với đơn vị thuế

Thứ tư: Doanh nghiệp khi mua hóa đơn đỏ thì sẽ cân đối được các khoản thuế giá trị gia tăng từ đó hạn chế được tối đa mức tiền thuế giá trị gia tăng phải đóng cho các đơn vị của nhà nước.

Hóa đơn đỏ có tác dụng gì? Có cần thiết không?

3. Các lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ

Thông thường, hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT, hóa đơn VAT) sẽ được lập thành 3 liên, tương ứng với 3 màu là liên trắng, liên đỏ, liên xanh. Khi xuất hóa đơn đỏ, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Người viết phải kẹp 3 liên hóa đơn viết cùng 1 lúc để đảm bảo nội dung các liên là đồng nhất. Tuyệt đối không tách các liên ra viết riêng lẻ.
• Trên nội dung hóa đơn VAT, thông tin người mua phải được ghi trọn vẹn, chính xác.
• Nội dung trên hóa đơn này phải đảm bảo không được tẩy xóa, sửa và phải được viết chỉ 01 màu mực.
• Nội dung hóa đơn đỏ khi viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết đè chữ lên nhau và phải gạch chéo phần còn trống.
• Số hóa đơn GTGT phải được lập liên tục theo số thứ tự nhỏ đến lớn.
• Thời gian ngày, tháng, năm sẽ ghi vào thời gian phát sinh giao dịch hoặc khi đã hoàn thành giao dịch gửi tới hàng hóa hay dịch vụ cho người mua.
• Hình thức thanh toán được chấp nhận sẽ là tiền mặt hoặc chuyển khoản.

4. Khi nào các doanh nghiệp được xuất hóa đỏ?

Doanh nghiệp chỉ được phép xuất hóa đơn đỏ khi và chỉ khi đáp ứng trọn vẹn các điều kiện sử dụng theo hướng dẫn của pháp luật.

Đối với các doanh nghiệp đã thành lập từ lâu thì doanh nghiệp phải là đơn vị được thành lập hợp pháp, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tên riêng đã được Sở Kế hoạch và Đầu tư trực thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Sau đó, các doanh nghiệp sẽ tiến hành đăng ký phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế.
Đối với các doanh nghiệp mới thành lập thì có thể tự nguyện đăng ký thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế khi đáp ứng được một trong những điều kiện sau:

• Là doanh nghiệp đang hoạt động, có nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ hoặc đã thực hiện đầu tư, mua sắm hay nhận góp vốn bằng tài sản cố định, máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ.
• Là doanh nghiệp đã có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hoặc được phép in hóa đơn GTGT bởi đã đăng ký phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Trường hợp doanh nghiệp được đặt in hóa đơn hoặc tự in hóa đơn thì phải thỏa mãn các điều kiện về đặt in hóa đơn, tự in hóa đơn theo hướng dẫn của pháp luật.
• Với các doanh nghiệp đã đăng ký phương pháp khấu trừ thuế theo phương pháp trực tiếp thì phải thông báo áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng gửi lên Chi cục thuế hoặc Cục thuế nơi doanh nghiệp chịu sự quản lý.

Lưu ý rằng, các doanh nghiệp khi làm thông báo áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng gửi lên Chi cục thuế phải ghi rõ tên người nộp thuế, mã số thuế, địa chỉ, lĩnh vực hoạt động; đồng thời trình bày lý do và kiến nghị của mình.
Theo quy định, các doanh nghiệp sau khi đã đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế thì được sử dụng hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT) hợp pháp.

Trên đây là những yếu tố cần thiết về hóa đơn đỏ mà bạn cần nắm vững. Chúng tôi hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp bạn hiểu rõ về những quy định trong việc phát hành và sử dụng hóa đơn đỏ. Hoá đơn đỏ có vai trò vô cùng cần thiết, vì vậy các bạn hãy phát hành theo đúng quy định của pháp luật, tránh sai phạm và rủi ro.