Hướng dẫn cách gửi quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Ngày nay trong thời buổi công nghệ số 4.0 phát triển mạnh mẽ thì để thuận tiện cho việc lưu giữ thông tin trong quá trình mua, bán hàng hóa, dịch vụ được lâu bền hơn thì các doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử để thay thế cho những hóa đơn viết tay thông thường. Để chuyển đổi từ cách thức hóa đơn viết tay thông thường sang sử dụng hóa đơn điện tử, chủ doanh nghiệp cần lập một quyết định sử dụng hóa đơn điện tử dưới dạng văn bản. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử là một trong giấy tờ bắt buộc cần có khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với đơn vị thuế. Vậy Cách gửi quyết định sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện thế nào? Hãy cùng LVN Group nghiên cứu qua nội dung trình bày dưới đây!

1. Tại sao doanh nghiệp cần lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP về quy định sử dụng hóa đơn điện tử: thủ tục bắt buộc khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế bao gồm 3 loại giấy tờ: mẫu hóa đơn điện tử, quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Vì vậy việc lập quyết định sử dụng hóa đơn thuộc một trong những giấy tờ cần có khi đăng ký với đơn vị thuế.

2. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC, cụ thể:

“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến Cơ quan thuế quản lý chậm nhất là 2 ngày trước khi các tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn”.

Vì vậy, doanh nghiệp sẽ gửi thông báo phát hành hóa đơn cùng mẫu hóa đơn trong lần đầu thông báo phát hành. Trong đó, mẫu hóa đơn được gửi sẽ sử dụng khi bán hàng hóa và gửi tới dịch vụ trong thời gian sử dụng hóa đơn tới khi thay đổi mẫu hóa đơn trong lần thông báo sau (nếu có).

Cơ quan thuế có trách nhiệm hướng dẫn các tổ chức thanh lý hợp đồng in ấn khi lập thông báo phát hành hóa đơn với các hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời gian thanh lý hợp đồng (với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Trường hợp Cơ quan thuế nhận thấy thông báo phát hành hóa đơn của doanh nghiệp không đủ nội dung theo hướng dẫn thì trong thời hạn 2 ngày công tác (tính từ ngày nhận được thông báo) sẽ có văn bản thông báo gửi tới tổ chức, doanh nghiệp. Doanh nghiệp khi nhận được thông báo cần điều chỉnh và gửi lại thông báo phát hành mới.

3. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

3.1. Cách lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu như sau:

– Tên danh sách các loại thiết bị phục vụ cho việc sử dụng hóa đơn điện tử

– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà gửi tới dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử

– Quy trình khởi tạo, lập và lưu trữ hóa đơn điện tử

– Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan tới việc tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức (Bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng, bộ phận kỹ thuật

 

3.2. Cách gửi quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Nộp quyết định sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu bản word.

3 bản mẫu trên phải được scan với định dạng word;

Sau khi Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng, vẫn trên cổng thông tin điện tử nhantokhai.gdt.gov.vn, bạn chọn chuyên mục: Tra cứu;

Ở dòng Tờ khai, bạn lựa chọn TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn.

Cuối cùng, bạn chỉ cần lựa chọn file word đính kèm và ấn ký nộp là xong quy trình rồi.

Sau 2 ngày công tác nữa, bạn có thể kiểm tra xem hóa đơn đã được phát hành chưa để sử dụng bằng cách truy cập http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html để kiểm tra hóa đơn đã có trọn vẹn thông tin chưa (nếu có là đã được phép sử dụng rồi đấy).

Còn nếu không có kết quả thì bạn nên in ngay một bản cứng để gửi trực tiếp đến Cơ quan thuế.

Vì vậy là đã hoàn thành toàn bộ thủ tục lập, đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng lần đầu.

Trên đây là Cách gửi quyết định sử dụng hóa đơn điện tử mà LVN Group muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hi vọng nội dung trình bày sẽ hỗ trợ và giúp ích cho quý bạn đọc về vấn đề này!