Ngày nay, các vấn đề về hóa đơn điện tử đang rất được mọi người quan tâm và chú trọng để đưa ra những lựa chọn tốt nhất cho mình. Hóa đơn điện tử misa cũng chính là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay. Vậy, hạch toán hóa đơn hàng bán bị trả lại trên misa thế nào? Hãy cùng theo dõi nội dung trình bày bên dưới của LVN Group để được trả lời câu hỏi và biết thêm thông tin chi tiết về hạch toán hóa đơn hàng bán bị trả lại trên misa.
Hướng dẫn cách hạch toán đơn hàng bán bị trả lại trên Misa
1.Tổng quan về hóa đơn điện tử
Trước khi nghiên cứu cách hạch toán hóa đơn hàng bán bị trả lại trên misa, chủ thể cần nắm được khái quát về hóa đơn điện tử.
Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011.
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.
Nguyên tắc sử dụng
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là HĐĐT. HĐĐT có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT.
Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn trọn vẹn và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về cách thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT.
Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
HĐĐT phải đáp ứng các nội dung sau
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá không có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
Chữ ký số điện tử theo hướng dẫn của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo hướng dẫn của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
2.Khái quát về phần mềm hóa đơn điện tử misa
Phần mềm hóa đơn điện tử misa cũng chính là vấn đề cần thiết khi nghiên cứu hạch toán hóa đơn hàng bán bị trả lại trên misa.
Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice được phát triển bởi MISA – Đơn vị hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực phát triển phần mềm quản lý tài chính – kế toán cho doanh nghiệp với 25 năm kinh nghiệm.
Phần mềm hóa đơn điện tử của MISA được chứng nhận kết nối thành công với Cơ quan thuế và đáp ứng trọn vẹn toàn bộ nghiệp vụ theo yêu cầu về hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 68/2019/TT-BTC,… Cục Thuế, Chi Cục Thuế trên khắp cả nước đã khuyến khích doanh nghiệp địa phương sử dụng hóa đơn điện tử MISA meInvoice vì tính an toàn, dễ sử dụng và những tiện ích vượt trội của phần mềm.
Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử
Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice cho phép tạo mẫu hóa đơn điện tử theo 2 cách:
Theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (lưu lại dưới dạng .mrt)
Dựa trên mẫu do phần mềm gửi tới đáp ứng những thông tin cơ bản theo mẫu hóa đơn điện tử mà Tổng cục Thuế gợi ý sử dụng
Lưu ý: Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều cách thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng cách thức hóa đơn theo hướng dẫn.
Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Sau khi khởi tạo xong mẫu hóa đơn, doanh nghiệp tiến hành lập quyết định áp dụng chứng từ điện tử. Quyết định này gồm các nội dung chủ yếu sau:
Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập chứng từ điện tử.
Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật chứng từ điện tử, phần mềm ứng dụng;
Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu chứng từ điện tử trong nội bộ tổ chức.
Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu chứng từ điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Trên phần mềm MISA meInvoice đã tự động sinh ra các trường thông tin cần bổ sung để doanh nghiệp chủ động điền và cho phép đính kèm các văn bản có liên quan để tiện tra cứu khi cần.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Tương tự như quyết định áp dụng HĐĐT ở trên thì thông báo phát hành hóa đơn điện tử cũng được hệ thống phần mềm hỗ trợ tạo lập theo mẫu quy định của đơn vị thuế. Người sử dụng chỉ cần tích chọn các loại chứng từ sẽ được thông báo phát hành với đơn vị thuế. Đồng thời khai báo thông tin về số lượng hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng…
Sau khi khai báo trọn vẹn thông tin, doanh nghiệp có thể in ra để phục vụ cho công tác Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
3.Hạch toán hóa đơn hàng bán bị trả lại trên misa
Hạch toán hóa đơn hàng bán bị trả lại trên misa cụ thể như sau:
Việc hạch toán hàng bán bị trả lại không chỉ có bút toán riêng cho từng bên mua và bán mà còn có sự khác biệt giữa doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC và thông tư 133/2016/TT-BTC.
Hạch toán hàng bán bị trả lại với doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200
Tại thông tư 200/2014/TT-BTC có tài khoản 5212 – hàng bán bị trả lại được sử dụng để phản ánh doanh thu của hàng hóa bị người mua trả lại trong kỳ kế toán.
Tài khoản 5212 có kết cấu:
Bên nợ: phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại, đã hoàn thiện trả tiền cho người mua hoặc trừ vào khoản phải thu khách hàng đã ghi nhận trước đó đối với số hàng hóa bị trả lại.
Bên có: Kết chuyển số doanh thu hàng bán bị trả lại sang TK 511 – doanh thu bán hàng và gửi tới dịch vụ để xác định doanh thu thuần vào cuối kỳ.
Hướng dẫn hạch toán hàng bán bị trả lại:
- a) Bên bán:
Khi doanh nghiệp bán hàng, kế toán viên thực hiện bút toán ghi nhận doanh thu hàng bán và bút toán ghi nhận giá vốn hàng bán:
Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 1111, 1121, 131
Có TK 511
Có TK 33311 (nếu có)
Ghi nhận giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632
Có TK 15
Khi khách hàng trả lại hàng, kế toán viên thực hiện bút toán hạch toán hàng bán bị trả lại bằng cách ghi nhận giảm trừ doanh thu, ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:
Ghi nhận giảm trừ doanh thu:
Nợ TK 5212
Nợ TK 33311 (nếu có)
Có TK 111, 112, 131
Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:
Nợ TK 156
Có TK 632
Sau đó, kế toán viên thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ trong đó có bút toán kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu đã ghi nhận do hàng bán bị trả lại trong kỳ:
Nợ TK 511
Có TK 5212
Mặt khác, kế toán viên cũng cần xác định và ghi nhận các chi phí phát sinh có liên quan đến hàng bán bị trả lại (nếu có), bút toán hạch toán:
Nợ TK 641
Có TK 111, 112…
- b) Bên mua:
Khi doanh nghiệp mua hàng, kế toán viên thực hiện bút toán ghi nhận hàng mua về:
Ghi tăng trị giá hàng mua:
Nợ TK 156, 152, 153, 211
Nợ TK 1331 (nếu có)
Có TK 1111, 1121, 331
Khi trả lại hàng mua cho bên bán, kế toán viên ghi nhận giảm giá trị hàng:
Ghi nhận giảm giá trị hàng mua:
Nợ TK 1111, 1121, 331
Có TK 156, 152, 153, 21
Có TK 1331
Ví dụ 1: Công ty A bán 1 lô hàng trị giá 400.000.000, thuế GTGT 10%, giá vốn là 360.000.000, chưa thu được tiền của khách hàng. Khách hàng trả lại 50% giá trị hợp đồng.
Công ty A áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200.
Căn cứ vào hướng dẫn tại thông tư 200, kế toán viên công ty A hạch toán các nghiệp vụ kinh tế như sau:
Khi xuất bán phản ánh giá vốn và giá bán, ghi:
Phản ánh giá bán:
Nợ TK 131: 440.000.000
Có TK 511: 400.000.000
Có TK 3331: 40.000.000
Phản ánh giá vốn:
Nợ TK 632: 360.000.000
Có TK 156: 360.000.000
Khi khách hàng trả lại hàng cho công ty, kế toán hạch toán:
Ghi giảm 1/2 doanh thu:
Nợ TK 5212: 200.000.000
Nợ TK 3331: 20.000.000
Có TK 131: 220.000.000
Ghi giảm giá vốn và đồng thời nhập lại hàng hóa:
Nợ TK 156: 180.000.000
Có TK 632: 180.000.000
Cuối kỳ kế toán thực hiện kết chuyển để ghi nhận khoản giảm trừ doanh thu:
Nợ TK 511: 200.000.000
Có TK 5212: 200.000.000
Ví dụ 2: Công ty Y mua 1 lô hàng hóa trị giá 200.000.000, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán nhà gửi tới, do hàng hóa không đúng theo yêu cầu nên trả lại toàn bộ lô hàng trên cho nhà gửi tới.
Công ty Y áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200.
Căn cứ vào hướng dẫn tại thông tư 200, kế toán viên công ty Y hạch toán các nghiệp vụ kinh tế như sau:
Hạch toán khi mua hàng hóa:
Nợ TK 156: 200.000.000
Nợ TK 1331: 20.000.000
Có TK 331: 220.000.000
Khi trả lại hàng cho nhà gửi tới:
Nợ TK 331: 220.000.000
Có TK 156: 200.000.000
Có TK 1331: 20.000.000
Hạch toán hàng bán bị trả lại thông tư 133
Thông tư 133/2016/TT-BTC không sử dụng tài khoản 5212 nên hàng bán bị trả lại không được phản ánh trên một tài khoản riêng nữa mà được phản ánh trực tiếp trên tài khoản 511 – doanh thu bán hàng và gửi tới dịch vụ bằng cách ghi giảm doanh thu (ghi bên nợ).
- a) Bên bán
Khi hàng bán bị khách hàng trả lại, kế toán viên ghi nhận giảm doanh thu và ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:
Ghi nhận giảm doanh thu:
Nợ TK 511
Nợ TK 3331
Có TK 131, 111, 11
Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán
Nợ TK 156
Có TK 632
Bên mua:
Do bên mua chỉ ghi nhận tăng trị giá hàng mua (khi mua hàng) và giảm trị giá hàng mua (khi trả lại hàng) nên bút toán thực hiện sẽ tương tự như hướng dẫn tại phần Bên mua đối với doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC.
Những vấn đề có liên quan đến hạch toán hóa đơn hàng bán bị trả lại trên misa và những thông tin cần thiết khác đã được trình bày cụ thể và chi tiết trong nội dung trình bày. Khi nắm được thông tin về hạch toán hóa đơn hàng bán bị trả lại trên misa sẽ giúp chủ thể nắm được vấn đề một cách chính xác và rõ rang hơn.
Nếu quý khách hàng vẫn còn câu hỏi liên quan đến hạch toán hóa đơn hàng bán bị trả lại trên misa cũng như các vấn đề có liên quan, hãy liên hệ ngay với LVN Group.
Công ty luật LVN Group chuyên gửi tới các dịch vụ tư vấn hỗ trợ pháp lý đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong thời gian sớm nhất có thể.