Trong quá trình sử dụng hóa đơn đã có mã của đơn vị thuế, không tránh khỏi có những sai sót dẫn tới việc phải hủy hóa đơn. Do đó bài viết dưới đây Công ty Luật LVN Group sẽ cung câp thông tin về Hướng dẫn hủy hóa đơn có mã đơn vị thuế. Mời quý bạn đọc cùng tham khảo.
1. Hủy hóa đơn là gì?
Căn cứ theo khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hủy hóa đơn như sau:
“Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.”
Theo đó, việc hủy hóa đơn chính là việc làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng nữa. Bản chất khi hủy hóa đơn là hóa đơn đó vẫn tồn tại nhưng nó sẽ không còn giá trị sử dụng nữa (áp dụng khi hóa đơn có sai sót theo quy định của pháp luật).
2. Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là gì?
Theo hướng dẫn tại Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về khái niệm hóa đơn điện tử như sau: “ Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử được đơn vị thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.”
3. Hướng dẫn hủy hóa đơn có mã của đơn vị thuế
- Trường hợp phát hiện hóa đơn đã có mã của đơn vị thuế có sai sót nhưng chưa gửi người mua
– Bước 1: Người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ( ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, gọi tắt là 04/SS-HĐĐT) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của đơn vị thuế.
– Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới sau đó ký số gửi đơn vị thuế để cấp mã hóa đơn mới
– Bước 3: Gửi lại hóa đơn đúng cho người mua.
Người bán lựa chọn Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có mai sót hoặc thông báo việc điều Chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót, và gửi đến đơn vị thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót.
– Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.
– Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA (trừ trường hợp hóa đơn điện từ không có mã của đơn vị thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho đơn vị thuế).
– Người bán không phải lập lại hóa đơn.
– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo cách thức điều chỉnh hoặc thay thế theo hướng dẫn tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo cách thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
– Người bán lựa chọn Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót, và gửi đến đơn vị thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh
- .Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
Cách 1: lập hóa đơn điều chỉnh
– Bước 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hỏa đơn đã lập có sai sót, sau đó ký số gửi đơn vị thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập. Trường hợp người bản và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng năm”.
– Bước 2: Gửi lại hóa đơn đúng cho người mua.
– Bước 3: Người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA (trừ trường hợp hóa đơn điện từ không có mã của đơn vị thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho đơn vị thuế).
Cách 2: lập hóa đơn thay thế
– Bước 1: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bản và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bản lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày tháng, năm”,
– Bước 2: Gửi lại hóa đơn dùng cho người mua
– Bước 3: Người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA
- Trường hợp Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế đã lập có sai sót
– Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.
– Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của đơn vị thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo).
– Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với đơn vị thuế thì đơn vị thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì đơn vị thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
- Trường hợp Hóa đơn đã lập theo hướng dẫn tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính có sai sót
– Bước 1: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
– Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với đơn vị thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
– Bước 3: Người bán lập hóa đơn hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót (hóa đơn đã lập có sai sót theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính). Sau đó, người bán ký số trên hóa đơn điện tử thay thế đã lập hoặc (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc gửi đơn vị thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế).
Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng…. năm”
– Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử thay thế cho người mua.
Trên đây là tất cả thông tin về Hướng dẫn hủy hóa đơn có mã đơn vị thuếmà Công ty Luật LVN Group cung cấp tới các bạn đọc giả. Nếu các bạn đọc giả còn có bất kỳ thắc mắc hay góp ý nào liên quan đến bài viết hoặc những vấn đề pháp lý khác hãy liên hệ với Công ty Luật LVN Group để nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ luật sư và các tác giả. Chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp thắc mắc của các bạn đọc. Trân trọng!