Hướng dẫn cách ký biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử chi tiết

Trong quá trình sử dụng chứng từ điện tử, việc sai sót, nhầm lẫn trong quá trình lập và phát hành chứng từ là điều khó tránh khỏi. Hoá đơn điện tử bị sai sót phải được điều chỉnh bằng biên bản điều chỉnh chứng từ điện tử. Luật LVN Group xin gửi đến quý bạn đọc nội dung trình bày Hướng dẫn cách ký biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử chi tiết.

1. Khi nào cần làm biên bản huỷ, biên bản điều chỉnh chứng từ

Khi có sai sót trên hóa đơn điện tử đã lập, tùy vào thời gian phát hiện sai sót mà kế toán sẽ có cách xử lý khác nhau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người  mua chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:

• Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua trên biên bản hủy hóa đơn
• Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:

• Lập biên bản điều chỉnh (BBĐC) hóa đơn có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
•  Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

2. Ký số hay ký tay trên biên bản điều chỉnh hóa đơn?

Hiện nay, hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử đều cho phép kế toán lập biên bản xử lý sai sót ngay trên hệ thống. Do đó, khi phát hiện lỗi trên hóa đơn điện tử, tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể lập biên bản hủy/ biên bản điều chỉnh hóa đơn ngay trên phần mềm, sau đó ký số và gửi cho khách hàng qua email hoặc SMS.