Hồ sơ mời thầu là một tài liệu cần thiết nhất để có thể làm thành công cho một cuộc đấu thầu, do đó việc chuẩn bị và xây dựng hồ sơ mời thầu thế nào để có thể chọn được nhà thầu, nhà đầu tư đáp ứng yêu cầu năng lực kinh nghiệm, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật mà giá cạnh tranh phụ thuộc vào cách thức xây dựng hồ sơ. Hiện nay, không phải ai cũng nắm rõ các quy định về lập hồ sơ mời thầu. Bởi vậy, ngay bây giờ, hãy theo dõi nội dung trình bày “Hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu” (Cập nhật 2023) mà LVN Group gửi tới đây để nắm rõ quý vị !!
Hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu (Cập nhật 2023)
1. Thế nào là hồ sơ mời thầu?
Trước khi hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu, LVN Group mời quý vị cùng nghiên cứu xem thế nào là hồ sơ mời thầu !!
Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho cách thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư.
2. Được phát hành hồ sơ mời thầu khi nào?
Điều kiện phát hành hồ sơ mời thầu là một phần không thể thiếu khi hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu.
Căn cứ theo khoản 1 Điều 7 Luật đấu thầu 2013 thì hồ sơ mời thầu của gói thầu chỉ được phát hành để lựa chọn nhà thầu khi có đủ các điều kiện sau đây:
– Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt;
– Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phê duyệt bao gồm các nội dung yêu cầu về thủ tục đấu thầu, bảng dữ liệu đấu thầu, tiêu chuẩn đánh giá, biểu mẫu dự thầu, bảng khối lượng mời thầu;
– Yêu cầu về tiến độ, kỹ thuật, chất lượng; điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng, mẫu văn bản hợp đồng và các nội dung cần thiết khác;
– Thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng hoặc danh sách ngắn được đăng tải theo hướng dẫn của Luật này;
– Nguồn vốn cho gói thầu được thu xếp theo tiến độ thực hiện gói thầu;
– Nội dung, danh mục hàng hóa, dịch vụ và dự toán được người có thẩm quyền phê duyệt trong trường hợp mua sắm thường xuyên, mua sắm tập trung;
– Bảo đảm bàn giao mặt bằng thi công theo tiến độ thực hiện gói thầu.
Căn cứ theo khoản 2 Điều 7 Luật đấu thầu 2013 thì hồ sơ mời thầu của dự án chỉ được phát hành để lựa chọn nhà thầu khi có đủ các điều kiện sau đây:
– Dự án thuộc danh mục dự án do bộ, đơn vị ngang bộ, đơn vị thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương công bố theo hướng dẫn của pháp luật hoặc dự án do nhà đầu tư đề xuất;
– Kế hoạch lựa chọn nhà đầu tư được phê duyệt;
– Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phê duyệt;
– Thông báo mời thầu hoặc danh sách ngắn được đăng tải theo hướng dẫn của Luật này.
3. Hồ sơ mời thầu gồm những gì?
Điều 218 Luật Thương mại 2005 quy định về hồ sơ mời thầu bao gồm:
– Thông báo mời thầu;
– Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu;
– Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu;
– Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu.
4. Hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu của LVN Group
Bước 1: Xác định loại gói thầu
Cần xác định gói thầu chúng ta chuẩn bị xây dựng là loại gói thầu gì (Gói thầu tư vấn, phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp hay gói thầu hỗn hợp), loại gói thầu thì thường được quy định trong Kế hoạch đấu thầu (nếu có), hoặc tại bước xây dựng hồ sơ, khái niệm của từng loại gói thầu đã được chúng tôi dẫn giải tại tại nội dung trình bày “45 khái niệm cơ bản trong đấu thầu”, hoặc nội dung trình bày lưu ý Phân biệt gói thầu tư vấn và gói thầu mua sắm hàng hóa.
Bước 2: Xác định cách thức đấu thầu và phương thức đấu thầu
– Xác định thuộc cách thức đấu thầu nào thuộc 1 trong 7 cách thức được quy định tại các điều 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26 và 27 Luật Đấu thầu 2013.
– Xác định phương thức nào (1 giai đoạn 1 túi hồ sơ; 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ; 2 giai đoạn 1 túi hồ sơ; 2 giai đoạn 2 túi hồ sơ) và qua mạng được không qua mạng.
Bước 3: Xác định các mẫu hồ sơ mời thầu
Về cơ bản hiện nay Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ban hành các mẫu hồ sơ mời thầu, quý vị chỉ cần tìm kiếm các quy định của pháp luật.
Bước 4: Xây dựng các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm
Căn cứ trên tính chất của gói thầu từ đó chúng ta xây dựng yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm. Yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm được quy định tại Khoản 3, Khoản 4, Khoản 5 Điều 12 Nghị định 63/2014/NĐ-CP.
Bước 5: Xây dựng các yêu cầu về năng lực thực hiện hợp đồng tương tự
Hợp đồng tương tự là một yếu tố rất cần thiết và nhạy cảm đối với các gói thầu xây lắp, mua sắm hàng hóa, phi tư vấn, hỗn hợp (đối với gói tư vấn thì thường dùng để chấm điểm), do đó việc xác định hợp đồng tương tự để đưa vào hồ sơ mời thầu cần phải thực hiện cẩn thận, đảm bảo nguyên tắc “Tuyệt đối không đưa ra các nội dung mang tính định hướng, tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu hoặc cản trở sự tham gia của nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng; không đưa ra các tiêu chí đánh giá có tính chất cục bộ, địa phương mà chỉ nhà thầu tại địa phương đó mới đáp ứng được”
Bước 6: Xây dựng các yếu tố kỹ thuật
Tùy thuộc vào tính đặc thù của từng gói thầu mà chúng ta tiến hành các yêu cầu về kỹ thuật, ví dụ:
+ Gói tư vấn: Phạm vi công việc tư vấn gồm những gì
+ Gói xây lắp: Yêu cầu kỹ thuật xây lắp những gì, yêu cầu về nhân sự, thiết bị thi công thế nào, xác định tiên lượng mời thầu theo dự toán được duyệt
+ Gói mua sắm hàng hóa: Yêu cầu kỹ thuật đối với hàng hóa cần những gì, tiêu chuẩn thế nào
Bước 7: Xây dựng yêu cầu về giải pháp và phương pháp luận
Đưa ra các yêu cầu về giải pháp và phương pháp luận để nhà thầu có cơ sở trình bày hiểu biết và các đề xuất của mình đối với gói thầu.
Bước 8: Xây dựng yêu cầu về tài chính, thương mại
– Cần xác định rõ các yếu tố về tài chính như mức tạm ứng, bảo lãnh hợp đồng, thu hồi tạm ứng, thanh toán giai đoạn, thanh toán hoàn thành, bảo lãnh bảo hành để các nhà thầu có cơ sở chào trên một mặt bằng chung.
– Các xác định rõ các điều kiện thương mại (Thường là gói thầu mua sắm hàng hóa, phi tư vấn hoặc hỗn hợp) như điều kiện giao hàng, tiến độ giao, địa điểm gửi tới dịch vụ hoặc lắp đặt hàng hóa… từ đó các nhà thầu mới có thể chào giá dự thầu một cách chính xác.
5. Quy trình lập hồ sơ mời thầu cần lưu ý gì?
Quy trình lập hồ sơ mời thầu cần lưu ý những điểm sau:
– Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu
Nội dung hồ sơ mời thầu phải được gửi tới phải gửi tới trọn vẹn các thông tin cần thiết để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu phù hợp. Mức độ chi tiết về thông tin các hàng hóa, dịch vụ đấu thầu càng chi tiết thì càng thuận lợi cho nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu cũng như cho việc xét thầu sau này.
– Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu
Việc bên mời thầu đưa ra các phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu giúp các nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và các phương án phù hợp với yêu cầu của bên mời thầu, từ đó có thể giúp họ giành lợi thế trong đấu thầu. Đánh giá, so sánh, xếp loại hồ sơ dự thầu có thể do bên mời thầu tự làm nhưng thường phải có sự giúp đỡ của các tổ chức, chuyên gia và phải hoàn tất trong thời hạn tồn tại hiệu lực của hồ sơ dự thầu.
– Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu
Bên mời thầu có trách nhiệm chỉ dẫn cho bên dự thầu về các điều kiện dự thầu, các thủ tục được áp dụng trong quá trình đấu thầu và trả lời các câu hỏi của bên dự thầu.
6. Những câu hỏi thường gặp.
6.1. Hồ sơ dự thầu đối với các gói thầu xây lắp gồm những loại giấy tờ gì theo hướng dẫn mới nhất?
Theo hướng dẫn về việc lập hồ sơ mời thầu xây lắp pháp luật tại Thông tư 03/2015 / TT-BKHĐT, những giấy tờ cần có trong hồ sơ dự thầu mà nhà thầu cần chuẩn bị sẵn sàng gồm :
– Đơn dự thầu ( theo mẫu ) ;
– Thỏa thuận liên danh, nếu đây là trường hợp nhà thầu liên danh ;
– Bảo đảm dự thầu ;
– Tài liệu chứng tỏ tư cách hợp lệ của nhà thầu ;
– Các tài liệu chứng tỏ tư cách hợp lệ của người sẽ ký vào đơn dự thầu ;
– Các tài liệu, chứng cứ để chứng tỏ năng lượng cũng như kinh nghiệm tay nghề của nhà thầu ;
– Đề xuất kỹ thuật so với gói thầu ;
– Đề xuất về giá và những bảng biểu ;
– Đề xuất giải pháp kỹ thuật thay thế sửa chữa ;
– Các tài liệu khác theo nhu yếu của hồ sơ mời thầu, bảng tài liệu đấu thầu.
6.2. Hồ sơ dự thầu đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa gồm những loại giấy tờ gì theo hướng dẫn mới nhất?
Quy định về những tài liệu thiết yếu trong hồ sơ dự thầu được xác lập theo nội dung nhu yếu trong hồ sơ mời thầu của gói thầu về shopping sản phẩm & hàng hóa .
Căn cứ, địa thế căn cứ theo lao lý tại Thông tư 05/2015 / TT-BKHĐT, những tài liệu cần có trong hồ sơ dự thầu so với gói thầu shopping sản phẩm & hàng hóa cũng được triển khai như gói thầu xây lắp nêu trên.
6.3. Đối tượng áp dụng của phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ?
Phương thức một giai đoạn, một túi hồ sơ được áp dụng trong các trường hợp sau đây:
– Đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế đối với gói thầu gửi tới dịch vụ phi tư vấn; gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp có quy mô nhỏ (không quá 10 tỷ với gói thầu dịch vụ, mua sắm hàng hóa và không quá 20 tỷ với gói thầu xây lắp hoặc hỗn hợp);
– Chào hàng cạnh tranh đối với gói thầu gửi tới dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp;
– Chỉ định thầu đối với gói thầu gửi tới dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp;
– Mua sắm trực tiếp đối với gói thầu mua sắm hàng hóa;
6.4. Hồ sơ dự thầu đối với gói thầu về dịch vụ tư vấn gồm những loại giấy tờ gì theo hướng dẫn mới nhất?
Căn cứ Thông tư 01/2015 / TT-BKHĐT hoàn toàn có thể xác lập, hồ sơ dự thầu so với gói thầu dịch vụ tư vấn sẽ gồm có : Hồ sơ đề xuất kiến nghị kỹ thuật và hồ sơ yêu cầu kinh tế tài chính. Trong đó :
– Hồ sơ yêu cầu kỹ thuật gồm :
+ Các tài liệu chứng tỏ tư cách hợp lệ của nhà thầu ;
+ Tài liệu chứng tỏ năng lượng, kinh nghiệm tay nghề của nhà thầu ;
+ Đề xuất kỹ thuật so với gói thầu của nhà thầu ;
+ Đơn dự thầu ( theo mẫu ) ;
+ Giấy ủy quyền nếu trường hợp uỷ quyền theo pháp luật của nhà thầu ủy quyền cho người khác tham gia đấu thầu;
+ Văn bản thỏa thuận hợp tác liên danh, nếu nhà thầu tham gia dự thầu với tư cách nhà thầu liên danh ;
+ Văn bản về Cơ cấu, tổ chức triển khai, kinh nghiệm tay nghề của nhà thầu .
+ Giải pháp và phương pháp luận tổng quát để thực thi dịch vụ tư vấn do nhà thầu yêu cầu ;
+ Danh sách chuyên viên tham gia thực thi dịch vụ tư vấn trong gói thầu này ;
+ Lý lịch của những chuyên viên tư vấn tham gia vào gói thầu này ;
+ Văn bản xác lập tiến trình triển khai việc làm ;
+ Nội dung khác được nêu tại Bảng dữ liệu đấu thầu .
– Hồ sơ đề xuất kiến nghị kinh tế tài chính, gồm những giấy tờ :
+ Đơn dự thầu ( theo mẫu ) ;
+ Văn bản tổng hợp ngân sách triển khai gói thầu ;
+ Thù lao cho chuyên viên tư vấn tham gia vào gói thầu ;
+ Nội dung bảng nghiên cứu và phân tích những ngân sách thù lao cho chuyên viên ;
+ Ngân sách chi tiêu khác cho chuyên viên .
Trên đây là toàn bộ Hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu (cập nhật 2023) của LVN Group theo hướng dẫn của pháp luật hiện hành. Đây là một vấn đề vô cùng cần thiết trong đấu thầu, một bộ hồ sơ mời thầu tốt sẽ giúp thu hút được nhiều nhà đầu tư và nhà thầu tham gia. Nếu không tự tin để thực hiện quy trình lập hồ sơ mời thầu, hãy liên hệ với LVN Group để được hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu!