Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Hiện nay, hóa đơn điện tử đang được sử dụng rộng rãi đối với các doanh nghiệp trên cả nước. Bên cạnh việc sử dụng sao cho hiệu quả loại hóa đơn chứng từ này, thì còn một vấn đề đáng để quan tâm nữa chính là việc lưu trữ hóa đơn điện tử. Hiểu được nổi lo đó, bài viêt hôm nay sẽ Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC cho các bạn. Mời các bạn cùng nghiên cứu thêm vấn đề này dưới nội dung trình bày sau.

1.Khái niệm và Điều kiện lưu trữ hóa đơn

1.1.Khái niệm về lưu trữ hóa đơn

Về định nghĩa thì lưu trữ hóa đơn thực chất là cách thức sao chép lại toàn bộ dữ liệu hóa đơn dịch vụ, bán hàng hay xuất nhập khẩu,… Sau đó, chúng được sao lưu vào các thiết bị lưu trữ bên ngoài như ổ cứng di động, đĩa CD hay USB. Tuy nhiên, giờ đây, nhiều doanh nghiệp ưu tiên chọn lưu trữ hóa đơn trực tuyến hơn hẳn. Bởi, chúng sở hữu nhiều ưu điểm an toàn, bảo mật và tính năng cất giữ dữ liệu đảm bảo tốt hơn. 

1.2. Điều kiện về lưu trữ hóa đơn

Không phải bất cứ loại hóa đơn điện tử nào khi tạo, xuất thành công cũng có thể lưu trữ. Trước khi tiến hành lưu trữ, các chủ doanh nghiệp cần chú ý đảm bảo hóa đơn công ty mình đáp ứng đủ điều kiện. Những điều kiện đó được thể hiện sau đây

Thứ nhất, Tuân thủ đúng quy định của pháp luật ban hành

Hóa đơn điện tử cần phải tuân thủ đúng các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Điều kiện này được thực hiện theo Nghị định số 51/2010/NĐ – CP do Thông tư 39/2014/TT – BTC hướng dẫn quy định về hóa đơn chi tiết.Ở đây, các doanh nghiệp chỉ cần chú trọng cẩn thận vào các quy định như: các loại hóa đơn, nội dung trên hóa đơn đã lập, các thông tin về tạo và phát hành hóa đơn,…

Thứ hai, Hình thức của hóa đơn phải đúng chuẩn đã quy định 

Các hóa đơn điện tử nếu muốn lưu trữ phải có cách thức đảm bảo giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành. Mặt khác, nội dung giống như hóa đơn điện tử được lập và gửi đi. Điều này nhằm mục đích thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn cũng như đảm bảo chất lượng công việc.

Thứ ba, Đủ điều kiện về thông tin trên hóa đơn

Hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đúng theo trình tự chặt chẽ, có đủ thông tin về ngày, giờ, tên người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập sao cho đúng quy định.

2.Các dạng lưu trữ hóa đơn điện tử

Thứ nhất, lưu trữ hóa đơn điện tử trên email

Đặc biệt, nếu có nhu cầu sử dụng, người dùng cũng có thể dễ dàng mở tệp dữ liệu ra ngay ở bất cứ đâu chỉ cần có kết nối Internet.Trên một hóa đơn điện tử được tạo lập và xuất thành công luôn có bao gồm 2 File đi cùng nhau. Đó là bản thể hiện của hóa đơn File PDF và File dữ liệu hóa đơn bình thường có đuôi XML. Thực tế, mọi doanh nghiệp nên lưu trữ song song cả 2 loại hóa đơn này, vì chúng có nhiều vai trò cần thiết. 

Căn cứ như sau:

• Bản thể hiện hóa đơn điện tử File PDF: Về cách thức, đây giống như một bản hóa đơn thông thường. Chúng hoàn toàn không có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, File này lại thể hiện nội dung các nghiệp vụ kinh tế của hóa đơn điện tử cần phải lưu trữ.
• File hóa đơn bình thường đuôi XML: File này lại còn cần thiết bảo vệ và lưu trữ cẩn thận hơn nữa. Bởi, chúng chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

Thứ hai, Lưu trữ hệ thống hóa đơn điện tử tại Cloud Azure của Microsoft:

• SPEED – Tốc độ 

Nền tảng có tốc độ lưu trữ dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng nhất hiện nay. Việc triển khai lưu trữ sẽ không phụ thuộc vào các vấn đề hay cấu hình hạ tầng thường thấy ở những nền tảng khác như: Networking Infrastructure, Computing, Storage cho những ứng dụng sẽ chạy.

Mặt khác, Cloud sử dụng Resource từ nhà gửi tới dịch vụ nên vô cùng dễ sử dụng. Tại đây, bạn còn có thể mua thêm nhiều dịch vụ đi kèm nổi bật khác của nhà gửi tới.

• SCALE – Tính mở rộng

Bên cạnh đó, Cloud còn có tính năng mở rộng một cách nhanh chóng bởi tài nguyên như Networking Infrastructure, Computing, Storage được chia sẻ bởi nhà gửi tới dịch vụ và gửi tới các Tenant khác nhau cho từng doanh nghiệp khi cần.

• Economics – Kinh tế

Việc chạy các dịch vụ trên nền tảng điện toán đám mây sẽ giảm thiểu rất nhiều chi phí đầu tư vận hành cho các hệ thống On-Premise. Nền tảng này cho phép bạn sử dụng bao nhiêu tính tiền bấy nhiêu. Nhờ đó, các doanh nghiệp giảm được chi phí tối đa và có hoạch định rõ ràng cho chiến lược phát triển công nghệ thông tin của mình trong tương lai.

Thứ ba ,Tự động sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử an toàn và liên tục

Để phục vụ cho khách hàng tốt hơn, MIFI đã tạo ra phương pháp tự sao lưu dữ liệu dự phòng riêng. Nhằm mục đích hạn chế những rủi ro không đáng có trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đảm bảo cho doanh nghiệp sự bảo mật cao nhất. 

Thứ 4,Sử dụng công cụ để khách hàng tự đồng bộ hóa dữ liệu của mình lên các hệ thống lưu trữ khác

Có thể kể như các hệ thống lưu trữ: Google Cloud, Icloud,… hoặc các hệ thống lưu trữ cá nhân của khách hàng. Việc này nhằm đa dạng hóa các hệ thống lưu trữ, giúp hóa đơn không dễ dàng bị lạc mất hay hư hỏng.

3.Một số câu hỏi liên quan thường gặp?

– Phạt mất hóa đơn có những trường hợp nào?

Thông thường sẽ có 5 trường hợp làm mất hóa đơn và mức phạt hành chính cho từng trường hợp này cũng sẽ khác nhau:

• Mất hóa đơn đầu vào (Liên 2 – Hóa đơn đỏ)
• Mất hóa đơn GTGT đầu ra liên 2 (Liên giao cho khách hàng – Hóa đơn đỏ)
• Mất hóa đơn GTGT (VAT) đầu ra liên 1 và 3 (Liên lưu trữ)
• Mất hóa đơn GTGT (VAT) chưa làm thông báo phát hành
• Mất hóa đơn bán hàng mua của đơn vị thuế

-Hóa đơn điện tử là gì?Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của đơn vị thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.

-Có mấy loại cách thức hóa đơn điện tử ?

•  Hóa đơn điện tử có mã CQT:Là HĐĐT được đơn vị thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua;
• Hóa đơn điện tử không có mã CQT:Là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua không có mã của CQT.
• Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến đơn vị thuế:Là HĐĐT có mã hoặc không có mã của CQT;TH người bán có sử dụng máy tính tiền thì người bán đăng ký sử dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với đơn vị thuế…..