Văn Phòng Luật LVN

Hiện nay, pháp luật nước ta quy định rõ lộ trình hướng tới sử dụng bắt buộc hóa đơn điện tử. Vậy, làm cách nào để nhận biết được hóa đơn điện tử có hợp lệ được không?

Công ty luật LVN Group sẽ cùng quý bạn đọc nghiên cứu vấn đề này qua nội dung trình bày sau đây

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo cách thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do đơn vị thuế đặt in:

– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của đơn vị thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế, trong đó:

+ Hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử được đơn vị thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của đơn vị thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của đơn vị thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được đơn vị thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

+ Hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ gửi cho người mua không có mã của đơn vị thuế.

– Hóa đơn do đơn vị thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do đơn vị thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của đơn vị thuế theo hướng dẫn tại Điều 23 Nghị định 23/2020/NĐ-CP để sử dụng khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ.

Hóa đơn quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP gồm các loại sau:

– Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

+ Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

+ Hoạt động vận tải quốc tế;

+ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

+ Xuất khẩu hàng hóa, gửi tới dịch vụ ra nước ngoài.

– Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:

+Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động: Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa; Hoạt động vận tải quốc tế; Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; Xuất khẩu hàng hóa, gửi tới dịch vụ ra nước ngoài.

+ Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, gửi tới dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

– Hóa đơn điện tử bán tài sản công được sử dụng khi bán các tài sản sau:

+Tài sản công tại đơn vị, tổ chức, đơn vị (bao gồm cả nhà ở thuộc sở hữu nhà nước);

+ Tài sản kết cấu hạ tầng;

+ Tài sản công được Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp;

+ Tài sản của dự án sử dụng vốn nhà nước;

+ Tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân;

+ Tài sản công bị thu hồi theo quyết định của đơn vị, người có thẩm quyền;

+ Vật tư, vật liệu thu hồi được từ việc xử lý tài sản công.

– Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia được sử dụng khi các đơn vị, đơn vị thuộc hệ thống đơn vị dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo hướng dẫn của pháp luật.

– Các loại hóa đơn khác, gồm:

+ Tem, vé, thẻ có cách thức và nội dung quy định tại Nghị định này;

+ Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng có cách thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

– Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

2. Quy định hóa đơn điện tử hợp lệ có mã của đơn vị thuế

Thứ nhất, lập hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:

+ Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

+ Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để đơn vị thuế cấp mã.

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế thông qua tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:

+ Lập hóa đơn bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ.

+ Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức gửi tới dịch vụ hóa đơn điện tử để đơn vị thuế cấp mã.

Thứ hai, cấp mã hóa đơn

– Hóa đơn được đơn vị thuế cấp mã phải đảm bảo:

+ Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

+ Đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

+ Đúng thông tin đăng ký theo hướng dẫn tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

+ Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

– Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

Hướng dẫn cách nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ

Thứ ba, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của đơn vị thuế cho người mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

3. Quy định hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế hợp lệ

Lập hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế được quy định như sau:

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của đơn vị thuế khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của đơn vị thuế.

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Công ty Luật LVN - Địa chỉ: Số 16B Nguyễn Thái Học, Yết Kiêu, Hà Đông, Hà Nội, Việt Nam