Hướng dẫn cách phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Với quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử hiện nay, các doanh nghiệp đều quan tâm tới các văn bản hướng dẫn và các quy trình chuyển đổi và phát hành hóa đơn điện tử mới. Do đó bài viết dưới đây Công ty Luật LVN Group sẽ cung câp thông tin về Hướng dẫn cách phát hành hóa đơn điện tử qua mạng.  Mời quý bạn đọc cùng tham khảo.

 

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ lập ra để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ theo hướng dẫn của pháp luật. Hóa đơn điện tử tập hợp các nội dung dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Theo quy định của Chính phủ, Tại nghị định 123/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 19/10/2020. Căn cứ tại Khoản 3, Điều 59 quy định:

“Doanh Nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/07/2023.”

Theo đó, thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không phải từ ngày 1/11/2020 như trước, mà thay vào đó các doanh nghiệp có thời gian để chuẩn bị thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

2. Nội dung trên hóa đơn điện tử

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-Cp, các nội dung cần thiết trong hóa đơn điện tử bao gồm:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền không có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

– Tổng số tiền thanh toán;

– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

– Mã của đơn vị thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của đơn vị thuế;

– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có)

3. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn

Cách phát hành/đăng ký hóa đơn điện tử gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, đơn vị Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày công tác kể từ ngày nhận được Thông báo, đơn vị thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.”

Sau 02 ngày gửi thông báo phát hành chứng từ điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn.

4. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với đơn vị thuế

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với đơn vị thuê như sau:

Bước 1: Khởi tạo mẫu hóa đơn.
– Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử.

– Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử trên bản thử nghiệm.

Bước 2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
Bước 3: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 4: Nộp bộ hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho đơn vị thuế.

5. Hướng dẫn cách phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng chứng từ điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Trước đây: Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến đơn vị Thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.

Từ ngày 12/6/2017: Theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định: “Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến đơn vị thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Quy trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng gồm 3 bước dưới đây:

Bước 1: Thông báo phát hành hóa đơn trên Hỗ trợ kê khai (HTTK)

– Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn / Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) 

– Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành / Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML”.

Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

– Truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn (Sử dụng trình duyệt Internet Explorer). Sau đó Đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.

– Tiếp đó, Chọn Tài khoản / Đăng ký thêm tờ khai.

Lưu ý: Ngày bắt đầu sử dụng  sau 02 ngày kể từ ngày Thông báo phát hành chứng từ điện tử.

– Sau đó Tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”/ Tiếp tục

Sau khi đã đăng ký xong các bạn Nộp Thông báo phát hành hóa đơn. Vào mục “Nộp tờ khai”/ Tải lên fife thông báo “XML”

Việc nộp thông báo phát hành chứng từ điện tử giống như việc  bạn nộp Tờ khai thuế GTGT

Bước 3: Nộp hóa đơn, mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và thông báo phát hành bản word qua mạng

Các bạn phải SCAN Thông báo phát hành chứng từ điện tử, hóa đơn mẫu mà bên nhà in gửi tới và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà đơn vị Thuế cấp cho Doanh nghiệp tiếp đó các bạn đính kèm trong File Word.

+ Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai.gdt.gov.vn các bạn vào mục: Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn

+ Đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng.  Tiếp đó, các bạn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp -> Sau đó Ký nộp là xong.

Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau các bạn tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử xem đã được phát hành chưa, trước khi sử dụng.

Cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Truy cập vào Website tracuuhoadon để xem tình hình đã được sử dụng hay chưa. Nếu các bạn thấy kết hóa đơn đã có trọn vẹn thông tin (Được phép sử dụng). Nếu không có kết quả thì các bạn phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan Thuế.

Nếu thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2: Từ lần thứ 2 trở đi nếu không có sự thay đổi về nội dung và cách thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.

Trên đây là tất cả thông tin về Hướng dẫn tcách phát hành hóa đơn điện tử qua mạng mà Công ty Luật LVN Group cung cấp tới các bạn đọc giả. Nếu các bạn đọc giả còn có bất kỳ thắc mắc hay góp ý nào liên quan đến bài viết hoặc những vấn đề pháp lý khác hãy liên hệ với Công ty Luật LVN Group để nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ luật sư và các tác giả. Chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp thắc mắc của các bạn đọc. Trân trọng!