Việc soạn thảo văn bản hay soạn thảo văn bản hành chính đều là những hoạt động vô cùng cần thiết đối các cá nhân hay tổ chức. Có thể nói hiệu quả hoạt động một phần tùy thuộc vào chất lượng của hệ thống văn bản được ban hành. Văn bản là thứ công cụ hiệu quả để thể hiện hình ảnh và uy tín của các chủ thể. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ một số thông tin cần thiết về cách soạn thảo văn bản hành chính.
Hướng dẫn cách soạn thảo văn bản hành chính
1. Yêu cầu về nội dung văn bản
– Văn bản phải có tính mục đích. Văn bản quản lý hành chính nhà nước được ban hành với danh nghĩa là đơn vị Nhà nước nhằm đề ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị đó. Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản nào đó đòi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng. Yêu cầu này đòi hỏi văn bản ban hành phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trước khi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì? nhằm giải quyết vấn đề gì? và giới hạn vấn đề đến đâu? kết quả của việc thực hiện văn bản là gì?
– Văn bản phải có tính khoa học. Nhất là khi “soạn thảo văn bản” thì văn bản có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo hướng dẫn của Nhà nước và nội dung phải nhất cửa hàng. Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:
2. Trình bày trên khổ giấy A4
Thay vì được phép trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 như trước, thì hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm) theo như quy định về thể thức văn bản mới nhất.
Mặt khác, cách căn lề được quy định như sau:
– Lề trên: cách mép trên từ 2 – 2,5 cm;
– Lề dưới: cách mép dưới từ 2 – 2,5 cm;
– Lề trái: cách mép trái từ 3 – 3,5 cm;
– Lề phải: cách mép phải từ 1,5 – 2 cm.
3. Chọn phông chữ và cỡ chữ
Dù nội dung khác nhau nhưng bất cứ một văn bản hành chính nào cũng phải soạn văn bản bằng phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Riêng cỡ chữ sẽ tùy thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản.
Ví dụ:
– Phần Quốc hiệu và tiêu ngữ gồm 2 dòng chữ:
Đặc biệt, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
Theo đó, Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13.
Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14.
4. Cách ghi tên đơn vị ban hành văn bản
Thực tế có rất nhiều loại văn bản khác nhau do nhiều đơn vị, tổ chức ban hành. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm chắc cách ghi tên đơn vị ban hành, đặc biệt là những người mới vào nghề.
Để tránh sai sót và làm mất đi giá trị của văn bản thì phải tuân theo quy tắc soạn thảo văn bản như sau:
– Tên đơn vị, tổ chức ban hành văn bản gồm tên của đơn vị, tổ chức ban hành văn bản và tên của đơn vị, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
– Tên của đơn vị, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
– Tên đơn vị, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 – 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên đơn vị, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 – 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
5. Số, ký hiệu văn bản
* Số của văn bản
Ý nghĩa của số văn bản như sau:
Số của văn bản là số thứ tự văn bản do đơn vị, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư đơn vị theo hướng dẫn trình bày văn bản mới nhất, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.
Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của đơn vị, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “đơn vị ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của đơn vị, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước.
* Ký hiệu của văn bản
Tương tự như các thành phần khác, ký hiệu văn bản cũng phải tuân theo tiêu chuẩn chung, hay quy chuẩn văn bản hành chính riêng thì không phụ thuộc vào ý muốn của người soạn thảo.
Theo đó, ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên đơn vị, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản.
Đối với Công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên đơn vị, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.
Ví dụ:
Nghị định do Chính phủ ban hành: Số:…/NĐ-CP
Quyết định do Thủ tướng Chính phủ ban hành: Số:…/QĐ-TTg
Công văn của Bộ Tài chính do Vụ Chính sách thuế soạn thảo: Số:…/BTC-CST
…
6. Quy ước viết tắt tên loại văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do đơn vị, tổ chức ban hành. Theo đó tất cả các văn bản khi ban hành đều phải ghi tên loại trừ công văn theo đúng như quy định soạn thảo văn bản.
Văn bản hành chính gồm có tất cả 32 thể loại, trong đó điển hình có một số loại thường gặp như:
Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Giấy chứng nhận, Giấy uỷ quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường…
Khi trình bày văn bản hành chính, người soạn thảo cần phải “nằm lòng” quy ước viết tắt tên loại văn bản theo Phụ lục I được ban hành kèm theo Thông tư 01/2011 Bộ Nội vụ, cụ thể:
7. Cách ký tên, đóng dấu
Theo quy định trình bày văn bản mới nhất thì chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.
Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
– Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên đơn vị, tổ chức.
– Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu đơn vị, tổ chức.
– Trường hợp ký thay người đứng đầu đơn vị, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
– Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu đơn vị, tổ chức.
– Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu đơn vị, tổ chức.
8. Quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà đơn vị quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng.
Quy trình soạn thảo văn bản nói chung quy trình soạn thảo văn bản hành chính nói riêng phải đảm bảo các nội dung: đề xuất văn bản, khởi thảo văn bản, sửa chữa dự thảo, duyệt dự thảo, đánh máy văn bản, chỉnh lý bản đánh máy, ký duyệt văn bản, vào sổ, gửi văn bản đi và lưu văn bản. Trong trình tự này, công đoạn sửa chữa, chỉnh lý và đánh máy có thể được thực hiện nhiều lần vào giai đoạn tiền thông qua. Riêng công đoạn đánh máy văn bản mang tính kỹ thuật thuần túy và không có ý nghĩa quyết định đối với trình tự ban hành. Cũng còn có thể thấy là trong từng công đoạn còn có các tiểu công đoạn nhất định.
9. Giải đáp có liên quan
Văn bản là gì?
Văn bản là một loại giấy tờ ghi nhận những thông tin, dùng với mục đích để truyền đạt thông tin từ một cá nhân/đơn vị này đến một hoặc nhiều chủ thể khác thông qua việc sử dụng ngôn ngữ, ký hiệu.
Chuẩn bị các thông tin sau để hỗ trợ cho việc soạn thảo văn bản thế nào?
+ Xác định mục tiêu cần trình bày trong văn bản
+ Chọn loại văn bản để soạn thảo ví dụ: văn bản hành chính,….
+ Sưu tầm các tài liệu liên quan:
+ Xin ý kiến của cấp trên (nếu thuộc trường hợp cần có ý kiến từ các đơn vị hoặc tổ chức)
+ Suy luận về những vấn đề liên quan
Phần nội dung về quốc hiệu và Tiêu ngữ trình bày thế nào?
Quốc hiệu cần được viết chữ in hoa với cỡ chữ từ là 12 đến cỡ chữ 13, viết đậm, kiểu chữ đứng đặt ở trên cùng bên phải của trang giấy
Tiêu ngữ được trình bày theo chữ in thường và viết nét chữ đứng, đậm, viết giữa khoảng dưới của Quốc hiệu, giữa các chữ có phần gạch nối và thẳng tiêu ngữ xuống phía dưới là nét kẻ ngang liền, đồng thời độ dài bằng độ dài của dòng chữ đó
Thời gian ban hành văn bản thế nào?
Ghi rõ ngày tháng năm mà văn bản được ban hành, những số nhỏ hơn 10 về ngày và tháng 1,2 cần ghi thêm số 0 đằng trước
Ghi bằng chữ in thường, cỡ từ 13 đến cỡ 14 và chữ nghiêng, đối với địa danh chữ cái đầu viết hoa, sau đó có dấu phẩy, địa danh rồi ghi ngày tháng năm đặt ngay dưới giữa Quốc hiệu và Tiêu ngữ
10. Dịch vụ tại Luật LVN Group
Luật LVN Group xin gửi lời chào tới quý khách!
Tại LVN Group, quý khách có thể nhận được dịch vụ tư vấn và làm thủ tục trọn gói vô cùng nhanh chóng. Chúng tôi luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu: Chúng tôi gửi tới dịch vụ tư vấn về quy trình, thủ tục thực hiện; hồ sơ cần chuẩn bị; hướng dẫn quý khách ký và hoàn thiện theo hướng dẫn; Tư vấn, hỗ trợ các vấn đề pháp lý liên quan 24/7.
Trên đây là một số chia sẻ về cách soạn thảo văn bản hành chính. Trong những năm vừa qua, Luật LVN Group luôn là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý. Công ty chúng tôi với đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp luôn sẵn lòng hỗ trợ và đáp ứng tối đa những yêu cầu của quý khách. Trong quá trình nghiên cứu nếu như quý khách hàng còn câu hỏi hay quan tâm và có nhu cầu sử dụng dịch vụ vui lòng liên hệ với chúng tôi để được trả lời nhanh và chính xác nhất theo:
Email: info@lvngroup.vn
Hotline: 1900.0191
Zalo: 1900.0191