Hướng dẫn cách tạo file Excel theo dõi tiến độ công việc

       + B: Gấp nhưng không cần thiết

       + C: Quan trọng nhưng không gấp

       + D: Không gấp không cần thiết

• Deadline (Thời gian cần hoàn thành công việc)
• Người thực hiện: Người chịu trách nhiệm chính cho công việc
• Người hỗ trợ: Người hỗ trở thực hiện công việc
• Người liên hệ: Người mà có thể liên hệ khi cần thông tin cần thiết
• Trạng thái: Tiến độ thực hiện công việc, được đánh giá qua 3 trạng thái: Hoàn thành – Đang thực hiện – Cần xem xét (khi có vấn đề xảy ra)

Sau khi đã xác định được các nội dung cần có trong bảng theo dõi tiến độ công việc, chúng ta sẽ tiến hành các bước tạo bảng theo dõi tiến độ công việc bằng Excel. Các bước thực hiện như sau:

• Ghi các lưu ý cần biết khi điền cột. Ở đây, để tiện cho việc ghi chép và theo dõi trong cột, mình sẽ ghi chú ý nghĩa của các chữ cái xếp loại A,B,C,D ở trên cùng

• Ghi tên tiêu đề bảng “Bảng theo dõi tiến độ công việc”
• Lần lượt điền tên cột. Mỗi cột sẽ tương ứng với 1 nội dung chính của bảng theo dõi tiến độ công việc.

• Căn lề và chỉnh độ rộng cột sao cho hợp lý.
• Để tạo ra bảng đổ màu xen kẽ đẹp mắt và dễ dàng theo dõi, bạn hãy chọn toàn bộ bảng, sau đó, vào thẻ Design, chọn kiểu định dạng bảng tại nhóm Table Styles. Tick chọn vào mục Banded Rows để đổ màu chẵn lẻ cho các dòng.
• Nếu bạn không hiển thị thẻ Design, bạn có thể chọn thẻ Home > Format Table As, sau đó chọn kiểu định dạng bảng mình muốn !! Đừng quên tick chọn My table has headers nếu bạn chọn cả dòng tiêu đề !!

Bước 2: Định dạng các nội dung cho bảng

– Sử dụng Data Validation để tạo Dropdown List: Đối với các phần nội dung mang tính chất lặp lại nhiều lần các lựa chọn như: Mảng hoạt động, Mức độ, Xếp loại….., thay vì phải gõ tay thủ công từng dòng, bạn có thể sử dụng tới công cụ Dropdown List.

– Tự động đánh dấu đỏ khi sát thời hạn hoàn thành:Deadline, hay thời hạn hoàn thành công việc là điều vô cùng cần thiết. Tuy nhiên, rất nhiều việc với rất nhiều deadline khác nhau sẽ khiến bạn dễ dàng bỏ sót, không kịp để ý đến một deadline nào đó. Hoặc, việc không có nhắc nhở ngày sắp tới deadline khiến bạn bị dồn việc, công tác một cách qua loa cho kịp, từ đó, hiệu quả công việc sẽ bị giảm sút. Để khắc phục tình trạng này, bạn có thể đặt tự động đánh dấu đỏ cho công việc sắp tới deadline trong bảng theo dõi tiến độ công việc trên Excel.

Ví dụ, bạn muốn đánh dấu đỏ cho công việc cách deadline nhiều 3 ngày, các bạn sẽ làm như sau:

• Chọn ô chứa thời hạn hoàn thành công việc. Đừng quên đổi định dạng của ô thành định dạng ngày tháng !!
• Vào thẻ Home, chọn Conditional Formatting > New Rules.

• Trong hộp thoại Select a Rule Type, chọn Format only cells that contain
• Ở hộp thoại Format Only Cells with, thiết lập các lựa chọn như sau:
  • Cell Value: Định dạng cho giá trị của ô
  • Less than: Nhỏ hơn
  • =TODAY()+3: Hàm TODAY để lấy giá trị ngày hôm nay, sau đó cộng với 3 ngày. Điều này có nghĩa là, khi giá trị ngày trong ô cách ngày hiện tại nhỏ ít hơn 3 ngày, ô sẽ tự động đánh dấu đỏ

• Click chọn vào Format để thay đổi định dạng cho ô được đánh dấu. Ở đây, mình sẽ đổi màu chữ thành màu trắng ở mục Font và đổi màu ô thành màu đỏ ở mục Fill !!
• Click chọn OK > OK để thiết lập

– Đóng băng vùng tiêu đề:Để thuận tiện cho việc theo dõi, ta sẽ đóng băng phần tiêu đề. Cách làm như sau:

+ Chọn dòng ngay dưới dòng tiêu đề
+ Vào thẻ View, chọn Freeze Panes > Freeze Panes.

+ Khi này, toàn bộ phần từ tiêu để trở lên đã được đóng băng rồi đó!

Nhằm đáp ứng những nhu cầu trong công việc, phần mềm LVN Group với những đặc điểm, tính năng nổi bật sẽ giúp bạn bớt căng thẳng và mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc.
Một số tính năng nổi bật của phần mềm LVN Group như:
– Công nghệ lập trình tiên tiến;
– Thiết kế linh hoạt, giao diện bắt mắt, dễ sử dụng;
– Quản lý đa tiền tệ;
– Truy vấn các dữ liệu có liên quan;
– Tính hiện đại chính xác;
– Có tính chuyên nghiệp.