Trong quá trình chuyển hàng, không riêng gì người bán mà cả người mua đều mong muốn biết tình trạng đơn hàng hóa của mình hiện giờ thế nào. Thông thường, nhà gửi tới dịch vụ giao hàng sẽ gửi tới trên phiếu đơn hàng một mã vận đơn. Tuy nhiên, nhiều người lại chưa hiểu rõ về vấn đề này. Hãy cùng LVN Group nghiên cứu các thông tin về tra cứu vận đơn bưu điện nước ngoài thông qua nội dung trình bày dưới đây để hiểu rõ thêm về vấn đề này !.
1. Vận đơn và mã vận đơn là gì?
Trong quá trình chuyển hàng, không riêng gì người bán mà cả người mua đều mong muốn biết tình trạng đơn hàng hóa của mình hiện giờ thế nào. Thông thường, nhà gửi tới dịch vụ giao hàng sẽ gửi tới trên phiếu đơn hàng một mã vận đơn. Vậy vận đơn và mã vận đơn là gì?
Hiểu đơn giản, vận đơn là một chứng từ vận tải, ghi nhận thông tin về vận chuyển hàng hóa, chứa các thông số cơ bản sau đây:
- Tên thông tin người gửi hàng, người nhận hàng.
- Chủng loại và xác định số lượng hàng hóa được vận chuyển.
- Cách thức vận chuyển.
- Thông tin điểm xuất phát và điểm đến của lô hàng.
- Ngày tháng, địa điểm phát hành vận đơn.
- Thông tin về cước vận chuyển và một số phí liên quan.
Dựa vào vận đơn để bạn dễ dàng trong việc tiến hành khai báo thủ tục với hải quan, liên quan tới việc xuất nhập khẩu một cách dễ dàng.
Vận đơn được gửi kèm theo hóa đơn thương mại đến cho người nhận hàng hóa. Sau đó, dựa trên các giấy tờ, người mua và người bán tiến hành thanh toán. Như đã mô tả ở trên, vận đơn được xem là chứng từ xác nhận quyền sở hữu có thể cầm cố hoặc chuyển nhượng. Dựa vào vận đơn, người mua kiểm tra số lượng hàng hóa từ người gửi bán, từ đó kiểm kê, ghi nhận và đối chiếu với hợp đồng đã được ký kết trước đó.
Còn mã vận đơn thì sao? Đây là một loại mã được hệ thống vận chuyển gửi tới cho quý khách sử dụng dịch vụ giao hàng. Mã vận đơn nhằm xác định danh tính của lô hàng, hỗ trợ quá trình kiểm tra hoặc truy xuất khi cần thiết. Mỗi đơn hàng sẽ có mã vận đơn riêng, nhằm để phân loại các đơn hàng với nhau. Mã vận đơn được in trên phiếu giao hàng, nằm ở vị trí dưới phần mã vạch. Không riêng gì các đơn vị vận chuyển hàng trong nước mà ngay cả quốc tế cũng sử dụng mã vận đơn được xem là công cụ để triển khai cho khách hàng tính năng theo dõi tình trạng hàng hóa, đơn hàng. Vì vậy, khi gửi hàng đi nước ngoài, người gửi cần lưu lại mã vận đơn để tra cứu và kiểm tra khi cần thiết.
2. Chức năng của vận đơn quốc tế
Vận đơn do người vận chuyển hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát sau khi hàng hóa được sắp xếp trên phương tiện hoặc đã nhận vào kho chờ ngày vận chuyển lên phương tiện. Vận đơn có nhiều tên gọi khác nhau, tùy vào phương tiện vận chuyển, gồm có vận đơn đường biển, vận đơn đường hàng không,…
Tùy vào từng loại hình và phương thức vận tải mà vận đơn sẽ đóng một vai trò nhất định, có thể có đủ hoặc ít hơn các chức năng dưới đây:
Đây được xem là bằng chứng xác định hợp đồng vận tải đã được ký kết và chỉ rõ nội dung của hợp đồng. Thông qua vận đơn, xác nhận quan hệ pháp lý giữa người vận tải và người chủ của món hàng.
Còn được xem là biên lai mà người chuyển hàng xác nhận về việc đã nhận được hàng hóa cần chuyển từ chủ hàng. Người giao hàng chỉ có trách nhiệm giao hàng hóa cho người xuất trình đúng vận đơn, mà họ đã tiến hành ký trong quá trình gửi hàng hóa.
Là chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với hàng hóa đã được ghi trên vận đơn. Tùy vào chủ sở hữu, trong một số trường hợp thì vận đơn có thể được dùng để cầm cố hoặc chuyển nhượng.
3. Những nội dung có trên vận đơn
Theo như ở trên, nội dung có trên vận đơn quy định theo mẫu, được in thành 2 mặt, bao gồm các thông tin sau đây:
- Tên và trụ sở chính của người vận chuyển và các chỉ dẫn khác theo yêu cầu.
- Tên và thông tin địa chỉ người giao hàng.
- Tên và địa chỉ người nhận hàng hoặc ghi rõ vận đơn được ký phát dưới dạng vận đơn vô danh hoặc vận đơn theo lệnh.
- Tên tàu biển.
- Tên hàng hóa, mô tả chủng loại, mã số ký hiệu, số lượng, kích cỡ, thể tích, trọng lượng và giá trị…
- Mô tả tình trạng bên ngoài bưu kiện hoặc bao bì hàng hóa.
- Cước phí và phụ phí trả cho người vận tải, kèm theo các điều kiện thanh toán.
- Thông tin về thời gian và địa điểm cấp vận đơn.
- Số bản gốc vận đơn.
- Chữ ký của người vận tải.
- Các loại vận đơn thông dụng hiện nay.
- Cảng xếp hàng.
- Cảng chuyển tải.
Vận đơn có cơ sở được quy định theo pháp lý rõ ràng. Khi thực hiện các vấn đề liên quan tới vận đơn cần phải rõ ràng, chính xác, trọn vẹn và chi tiết đảm bảo tuân thủ đúng theo các nguyên tắc về quy định vận chuyển.
4. Các loại vận đơn thông dụng hiện nay
Sau khi đã nắm được vận đơn là gì, thì nhiều người lại câu hỏi hiện nay có bao nhiêu loại vận đơn thông dụng. Thực tế, dựa vào phương thức vận chuyển sẽ có các loại vận đơn khác nhau, đó là:
5. Căn cứ vào cách chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa được ghi trên vận đơn
Vận đơn đích danh (Straight Bill of Lading): Ở mục Consignee sẽ gửi tới trọn vẹn thông tin của người nhận hàng (tên, địa chỉ, số điện thoại, email, fax…) và người này chỉ mới có quyền được nhận hàng (không được nhận thay). Trên vận đơn lưu ý sẽ không có mục “To order of”.
Vận đơn theo lệnh (to Order Bill of Lading): Trong vận tải quốc tế đây là loại vận đơn thường hay gặp nhất. Người vận tải sẽ giao hàng theo lệnh của người đứng ở mục To order of. Sau đó, người nhận hàng sẽ ký hậu đằng sau vận đơn. Có hai trường hợp: Nếu ký hậu có ghi đích thân danh tính của người nhận hàng cụ thể thì sẽ trở thành vận đơn đích danh. Còn nếu không ghi thông tin gì cả thì được xem là vận đơn vô danh.
Vận đơn xuất trình (to Bearer Bill of Lading): Trên vận đơn không có thông tin của người nhận hàng, những ai cầm theo các loại giấy tờ đúng thủ tục theo hướng dẫn là có thể nhận được bưu kiện.
5. Căn cứ, phân loại theo tình trạng vận đơn
Vận đơn hoàn hảo (Clean Bill of Lading) còn được gọi là vận đơn sạch, không ghi bất kỳ khiếm khuyết nào về hàng hóa, khẳng định về chất lượng đạt chuẩn.
Vận đơn bẩn (Unclean Bill of Lading) tức là kiện hàng bị bóp méo, không còn vẹn nguyên có dấu hiệu hư hỏng thì bên đơn vị vận chuyển sẽ phát hành loại vận đơn này.
6. Dựa vào tiến độ đơn hàng
Shipped on board B/L: Vận đơn đã được xếp hàng lên tàu.
Received for shipment B/L: Vận đơn được cấp trước khi hàng hóa được xếp xuống tàu. Nghĩa là hàng hóa vẫn chưa được bốc lên tàu, nhưng đơn vị vận chuyển cam kết đã nhận được hàng và sẽ tiến hành được xếp lên chuyến tàu đã định.
7. Căn cứ vào chủ thể cấp vận đơn
Vận đơn chủ (Master Bill of Lading – MBL): Đây là loại vận đơn do chủ tàu cấp trực tiếp. Đơn vị nhận hàng có thể là cá nhân, công ty hoặc công ty chuyên lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
Vận đơn nhà (House Bill of Lading – HBL): Đây là loại vận đơn do công ty giao nhận cấp cho người gửi và người nhận hàng.
8. Dựa vào yêu cầu xuất trình
Vận đơn gốc (Original B/L): Người nhận hàng bắt buộc phải xuất trình vận đơn gốc thì mới được lệnh giao hàng.
Vận đơn giao hàng bằng điện (Telex Release B/L): Không cần xuất trình vận đơn gốc, người nhận hàng chỉ cần điện là có thể nhận được hàng hóa.
Vận đơn xuất trình (Surrendered B/L): Không giống cách thức trên, người nhận hàng không cần xuất trình vận đơn gốc, chỉ cần hoàn tất thủ tục thanh toán là có thể nhận được hàng hóa.
Mặt khác còn có một số loại vận đơn khác, bạn có thể cân nhắc và nắm bắt như sau: Seaway bill, Switch Bill of Lading, Combined Bill of Lading…
9. Cách thức tra cứu mã vận đơn các hãng chuyển phát nhanh quốc tế
Tiếp tục, nội dung trình bày sẽ hướng dẫn cho bạn một số cách tra cứu mã vận đơn của các hãng chuyển phát nhanh quốc tế để hiểu rõ hơn. Đó là:
Cách theo dõi vận đơn DHL Tracking tại Việt Nam
Mã vận đơn DHL tracking là công cụ tra cứu trực tuyến được cấp bởi hãng chuyển phát nhanh DHL Tracking giúp quý khách có thể nhận biết vị trí hàng hóa của mình trên lộ trình di chuyển. Trên mỗi phiếu chuyển hàng phát nhanh của DHL Tracking đều có một dòng số bên trên mã vạch bao gồm 10 chữ số. Đây là mã vận đơn của bưu phẩm gửi đi.
Công cụ tra vận đơn của DHL tracking bao gồm:
- DHL Speed Tracking (Đây là công cụ tiến hành tìm kiếm 5 chuyến hàng một lúc trên điện thoại và nhận thông tin tức thời).
- DHL Express WAP (Sử dụng thiết bị có WAP để theo dõi và tìm kiếm chuyến hàng)
- DHL ExpresSMS (Theo dõi tiến trình đơn hàng qua việc nhận thông tin từ tin nhắn)
- DHL eTrack
Tra cứu vận đơn DHL tracking qua website của DHL Express
Cách 1: Tra cứu vận đơn DHL qua website
Để tra cứu vận đơn DHL chỉ cần bạn thực hiện theo các bước chỉ dẫn như sau:
Bước 1: Truy cập vào trang chủ website DHL Express, tiếp tục nhấn vào mục Express trên thanh công cụ.
Bước 2: Click chuột vào mục tracking, lúc này hiện ra Track DHL Express Shipments và tiến hành nhập 10 số tracking vào mục Tracking Number.
Bước 3: Nhấn chọn đăng ký nhận thông báo tại Sign up for shipment notifications. Click chuột vào ô delivered, mục Method chọn Email và nhập địa chỉ email và tiến hành xem các thông tin về đơn hàng bạn gửi đi.
Những khó khăn thường gặp khi tra cứu vận đơn DHL Tracking
Đôi khi việc tra cứu vận đơn DHL Tracking gặp không ít khó khăn, đó là:
Nhiều khách hàng không nhận được thông tin về chuyến hàng không đến địa điểm định sẵn. Thỉnh thoảng trong hệ thống của DHL Express cùng một lúc cho hai chuyến hàng có cùng một mã vận đơn. Hiện tại, DHL Express đang nỗ lực loại bỏ sự bất tiện này nhưng khách hàng cứ yên tâm chuyến hàng thực tiễn của bạn vẫn đang trên đường đến đúng địa điểm.
Kinh nghiệm tra cứu vận đơn DHL Tracking
Nên lưu lại mã vận đơn để tham chiếu kiểm tra tình trạng đơn hàng của bạn gửi cho người nhận.
Cách theo dõi vận đơn UPS Tracking dễ dàng
Ngoài DHL Express còn có cách theo dõi vận đơn UPS Tracking một cách dễ dàng được nhiều quý khách chọn lựa để xem tình trạng đơn hàng của mình.
UPS Tracking giúp bạn xem được tình trạng đơn hàng trong suốt hành trình vận chuyển. Từng lô hàng sẽ có số mã vận đơn riêng, UPS sẽ gửi tới một số công cụ để giúp quý khách tra cứu, nắm rõ tình trạng, trạng thái của từng đơn hàng.
Cách theo dõi vận đơn UPS Tracking
Hiện tại UPS Tracking có nhiều công cụ để giúp khách hàng tiện lợi trong việc tra cứu mã vận đơn, thông tin hàng hóa. Đó là:
UPS My Choice: Quản lý giao hàng đến tận nhà rất thuận tiện cho lịch trình của bạn bằng cách thay đổi thời gian và địa điểm nhận hàng.
Quantum View: Nhận và xem chi tiết các hoạt động giao hàng trong chuỗi cung ứng, với giao diện, thông báo và báo cáo tùy chỉnh cao.
Flex Global View: UPS giúp khách hàng theo dõi chi tiết từng lô hàng đã gửi không riêng gì một mà cả trăm đơn hệ thống vẫn tối ưu hoạt động mạnh. Đây là công cụ rất phù hợp cho các doanh nghiệp cung ứng hàng toàn cầu.
Kinh nghiệm tra cứu vận đơn UPS Tracking
Muốn tra cứu vận đơn UPS Tracking quý khách chỉ cần nhập số hệ thống sẽ hiển thị kết quả cho biết lô hàng của bạn đang ở trạng thái nào. Bạn cũng có thể tìm kiếm nhiều lô hàng cùng một lúc bằng thao tác tách số lô hàng trong hộp, nhập 1 dấu phẩy, hoặc 1 dấu chấm, hay xuống 1 dòng mới.
Trên đây là một số thông tin về tra cứu vận đơn bưu điện nước ngoài. Hy vọng với những thông tin LVN Group đã gửi tới sẽ giúp bạn trả lời được những câu hỏi về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Luật LVN Group, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. LVN Group cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình gửi tới đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.